地方性高校檔案信息化管理的對策剖析

索曉欣 赤峰學院黨政辦機要室 內蒙古 赤峰 024000

從目前檔案信息化建設的情形來看，地方性高校檔案信息化是大勢所趨，然而，目前部分高校的檔案信息化建設卻不容樂觀。有學者抽樣了115所地方性高校，在所抽樣的地方性高校中有38所院校檔案網站無法打開；15所院校檔案網站存在信息更新滯后的情況。窺一斑而觀全身，可以說，地方性高校檔案信息化問題仍需進一步深入研究。如何破解當下檔案信息化建設存在的問題是本文關注的重要內容。本文意在從地方性高校檔案信息化管理現狀入手，對地方性高校檔案信息化存在的問題進行一系列梳理，并在此基礎上，提出優化地方性高校檔案信息化的宏觀策略與微觀路徑，以期為檔案管理與工作人員提供一定的借鑒與參考[1]。

一、地方性高校檔案信息管理的問題所在

(一)檔案信息化管理制度有待提升

眾所周知，數字信息化早已深入到校園的各個角落，地方性高校檔案信息化管理理應與數字信息化高度融合。然而，部分地方性高校檔案在數字信息化建設上相對滯后，尚未跟上時代的步伐，一度難以適應新時期檔案工作的需要。地方性高校檔案的相關的管理制度缺乏“校本性”。按常理來講，不同地方性高校所面對的實際問題也必然有所差異，如資料的收集、鑒別、整理、歸檔、利用與轉遞等環節都或多或少會涉及到其自身院校的實際情況，在檔案信息化管理的過程中都應該有其自身的特點，然而，當下照搬照抄同類地方性高校檔信息化案管理制度的現象時有發生。

(二)檔案信息化管理人員職業素養有待提高

對全國百所地方性高校檔案工作人員的調查發現，檔案專業人才僅占總數的18%，計算機相關的專業人才占總數的15%，有43%的檔案管理人員不是專業檔案管理人才，他們對計算機相關知識掌握也相對較少。從目前調研的數據結果不難看出，當下地方性高校檔案部門專業人才是相對不足的，并且，呈現出人員結構不合理、信息素養普遍相對不高的態勢。顯見，在“館際合作，信息共享”成為常態化的當下，檔案管理員的素養則已成為制約地方性高校檔案管理的一個重要因素[2]。

(三)檔案信息服務內容有待完善

由于目前大部分檔案管理人員均是在傳統檔案處理體系下成長起來的，在數字信息化日益增加的當下，大多數從業人員雖然對檔案信息化有一定的認識，但在主觀上還是過于依賴傳統檔案管理模式，對信息化處理手段的應用仍是相對較低的，其服務方式相對滯后。換言之，當下部分地方性高校檔案信息仍是以人工筆錄、歸類及統計為主的處理模式，信息化檔案尚難以形成體系，這也嚴重地影響了檔案信息化功能的發揮，使得檔案的信息化內容發揮也受到了嚴重的影響。

二、地方性高校檔案信息化管理宏觀策略

(一)統籌規劃機構建設，加強軟硬件與技術落地

毋庸置疑，地方性高校若想要建設優質的檔案工程，則必然需要在前期進行一系列統籌策劃。一方面，要將地方性高校數字檔案建設納入學校發展規劃之中，并在人力、物力、財力等方面給予支持。另一方面，要成立專門的檔案信息化建設工作機構，將具體工作落實到個體，促進具體工作有序地推進。從綜合發展的角度上來說，檔案信息化建設不僅僅是檔案部門的事情，同時，也是關乎學校各個部門的事情，需要各部門通力合作、協同支持。

(二)明晰國家檔案文件，建立自恰性標準

自2005年起，國家檔案局頒布了一系列檔案信息化建設規范與標準方面的文件，包括《電子文件歸檔與管理規范（2002）》、《歸檔文件整理規則（2000）》、《檔案信息化外包安全管理規范（2014）》等等。梳理以上相關規范與標準不難發現，各類文件均對“落地化”規范與標準建設進行了要求，各類文件統一指出：在實施檔案信息化建設時，必須依據這些標準、規范，同時，要結合本校工作的實際情況，制定統一的操作規范，建立自恰性操作標準，對每一個工作環節均要提出具體的要求，使參與本工作的人員有規可依，這是極為關鍵的。

(三)適度分層整理，確定整體推進思路

一般而言，各類地方性高校檔案館有著大量的檔案資料，在數字信息化的過程中，在了解整體規劃的前提下，要有區別地對檔案資料進行分類，制定相對有序的工作計劃，分階段、分批次地進行。一方面，在實施與實踐的過程中，要建立檔案業務自動化流程。同時，建立業務流程自動化處理系統后，要加強電子檔案、資料的歸檔與接收。另一方面，要對地方性高校檔案專題性資料進行梳理，使其實現信息化轉化，這部分工作可以由檔案館專業人才來完成。對各類館藏資料進行相應的信息化處理，可以由檔案館專職人員來完成，也可以交給校外外包的專業機構來完成。

三、地方性高校檔案信息化管理的微觀路徑

(一)強化檔案學科意識，突出學科建設需求

在某種程度上來講，在學科檔案方面，地方性高校檔案信息資源更加具有優勢。隨著數字信息化技術的不斷發展，學科檔案資源的信息化比例日益提高，信息化信息資源也日益豐富，影像資料、電子出版物、系統化數據，均不斷成為學科檔案的重要來源，也成為反哺學科教學的重要支持。地方性高校檔案部門要深入把握本校學科建設的目標、具體內容以及地方性高校學科建設的未來走向，強化學科建設相關的檔案的內容建設與分類，使其更為便捷地為教學與科研所用。簡言之，地方性高校檔案與社會檔案相比，除了要有檔案意識外，更重要的是要有學科化建設意識，要突出其特色與優勢。

(二)加強人才培養，建設專業化檔案服務團隊

對于大多數地方性高校而言，加強培養檔案數字信息化人才應該放在檔案信息化建設的首位。具體而言，檔案數字信息化人才不外乎培養檔案管理、系統維護、數據庫建設等等方面的各類人才，將這些人引進到體系中來，需要這些人來擬定數字檔案管理規劃，結合單位實際制定各類標準，積極策劃與組織各類培訓等等，這一點在人才引進與使用中要明晰。其次，要建立健全種類檔案類兼職隊伍。由于地方性高校檔案的各類數據分散地來源于各個院系、各個部門，要想有效地管理檔案，保持數據一致性和有效性，建立健全兼職檔案人員配備，則是極為關鍵的。最后，在檔案人才的建設中，也要注意到除了專、兼職人才引進外，也要注意吸引跨專業復合型人才的吸引，才可以為提升檔案工作質量提供一份活力[3]。

(三)加強基礎性工程建設，突出網絡服務體驗

從目前建設情況來看，一大部分地方性高校的基礎建設是具備的，但存在著開放程度較低、檢索功能障礙、互動體驗差等問題，因此，需要在大力夯實基礎建設的同時，思考開放權限、檢索與體驗等問題。首先，可以在校園搭建完整檔案系統，建立VPN或者在校外建立相應的查詢端口，以供本校人員、師生以及社會人員查詢。其次，可以提升更為智能化的檢索功能，提供符合個體習慣的檢索功能，并提供地理信息相關內容，以供使用者可以更加直觀地進行檔案查詢。第三，增加檔案查詢的互動體驗，設計一些互動化的窗口，實現人機互動、人人互動，在線求助等功能，提高個體查詢的體驗感與獲得感。