檔案管理在高校實現人才培養中的應用路徑

馮麗 西北大學 陜西 西安 710100

一、檔案管理的意義

高校檔案是驗證一所高校歷史成長的“憑證”，是高校機關工作考察的依據。高校檔案管理工作是高校治理的重要工作之一，是高校人才選擇、職員調配的根據，但是我國高校檔案管理工作存在著明顯的問題，如人事檔案治理制度落后、人事檔案管理方法單調、手段低級、管理人員的責任心不足等。針對當前高校檔案管理存在的問題，高校要加大檔案管理力度，加快檔案管理信息化歷程，提升管理人員的整體素養，令檔案管理工作更加完善。

學校檔案是學校的歷史載體，包括文化建設、教師管理、課堂教學實踐、學生管理、學籍管理等方面的文字、圖像、電子資料等。高校檔案不僅記載著學校的歷史，還承擔著將來的目標，對高校的發展有著推動作用。其中，檔案管理維系著各項工作的有效銜接。伴隨檔案治理重要性的顯現，有關專業型人才的培育已成為當下各單位、企業所面對的重要課題，尤其在創新型人才需求量快速增加的今天，如何從創新上加強檔案治理人才的培育，關系著后續各項生產運營行為的效能與品質，也是高校檔案管理人才培育所面對的課題，這就要求高校要聯系檔案管理工作的本質訴求，探求創新型檔案管理人才的培育路徑[1-2]。

高校檔案信息資源豐富，是高校教育事業不可或缺部分。隨著信息技術和網絡技術的廣泛使用，高校檔案工作面對著前所未有的機遇與挑戰。加之高校檔案信息資源在高校開發和建設中發揮著越來越重要的作用。在新時代圖高校如何把握機遇，發展和探索高檔案信息資源，為高校開發和建設服務，是高校面對的難題，也是我們亟需釋義的。

高校人事檔案管理工作主要包含建立花名冊、錄入人員信息、對檔案目錄進行錄入、修改、刪除等工作，同時對高校教職工的各項變動進行記錄等。高校人事檔案是對高校教職工的履歷、自傳、鑒定考核、學歷學位、職稱、學術、培訓、政治考核、黨團材料、獎勵處分、工資、任免、出國、會議等材料進行記錄的載體。通過人事檔案，高校領導可以全方位了解校內教職人員。此外，人事檔案也是高校選拔、任用人才的重要依據之一，人事檔案管理的質量直接關乎高校人才的質量、關乎高校的發展。通過人事檔案，高校管理者可以較為全面地了解教職工，結合崗位需求選擇適合的崗位人才，實現人盡其才。同時，高校人事檔案管理工作對高校的人才引進，培育機制等方面都有著重要的作用，對高校可持續發展具有重要意義。高校人事檔案管理工作水平也直接體現了高校內部管理者的管理能力和業務能力[3]。

二、高校檔案管理存在的問題

(一)檔案管理工作重視不夠

首先，很多高校對于檔案管理都無法給予足夠的重視，認為檔案治理就是走形式，以致于對保存檔案的地點也不會采取任何保護措施，甚至連基本的防盜設施都沒有安裝。其次，保存檔案的工具相對落后或者保密性差。比如紙質檔案大部分因常年保存不當導致遺失或錯漏；電子方案也因管理方法不當導致泄露或遺失。

(二)檔案管理職員的素養不夠

因高校領高對檔案管理重視不夠，所以導致在招聘檔案管理人員時較為隨意，缺乏專業素養，造成檔案錯放或亂放的現象時有發生，甚至會出現檔案無法及時歸檔或清理的情況。因管理人員缺乏專業素養，導致部分檔案填寫不夠完整規范，甚至存在信息造假的現象。不僅如此，很多管理人員認為檔案管理工作輕松，容易麻痹大意，進而導致造成檔案信息泄露。

(三)檔案收集不齊全

高校中領導對檔案工作不夠重視，沒有一個系統且完成的檔案收集流程和執行標準，導致很多信息無法及時收集甚至會收集到虛假信息。檔案信息收集不及時，無法收集到新鮮有效的檔案信息，尤其是人事檔案方面的信息，就會造成人才選拔的后知后覺。

(四)檔案的現代化、信息化欠缺

因高校自身的局限性，大多高校的檔案管理相對落后，甚至有的高校只是采用簡單的A4紙保存，不但降低了檔案保存的嚴密性，還容易造成無用信息堆積，重要信息遺漏，給檔案管理帶來極大困擾。引進科學和信息化的存儲方式就顯得尤為重要。然而，就算高校引進了信息化、現代化的檔案管理設備，但因缺乏相應的操作人員，也會導致設備無法及時應用到檔案管理中。

三、檔案管理在培養人才發揮的應用

(一)創新人才引進機制，打造科學評價體系

1.明了人才選擇水平來設定準入門檻

在檔案治理人才選擇機制上應以準則為依據，根據檔案部門的不同崗位訴求，制定相應的人才選擇準則，在專業符合的條件下完成檔案管理人才的技術更新。如，在選拔治理層人才時，應以戰略目光、全局意識及決定水準等為依據；在技術層人才選拔時，應以網絡操作技能、數據應用技能、檔案管理技能等為依據。總之，在選拔檔案管理人才可通過不同崗位人才的差異點的把握，針對性的引進相應人才，創新人才引進機制，從而達成現代化檔案管理模式下的新型人才培養目標[4]。

2.打造科學評價體系來體現人才價值

完整的人才評價體系中，除技術層面的衡量因素外，還應同時根據人才的德行、認識以及職業觀念等綜合因素進行斷定，因此在建立評價體系時，可將上述多種不同類別的考查因素納入體系當中，全方位評估人才與崗位的適配性，從而完成科學化的人才篩選。

(二)提升檔案管理效率，做人才輔助力量

首先，檔案管理人員要了解時代發展特點，在此基礎上通過自主學習的方法提升素養。比如，為進一步適應網絡發展，檔案管理人員首先要建設起對職業技能的改革認知，認識到網絡技術在當前檔案管理工作中的重要性，并將網絡技能的學習納為職業技能提升項目中。在學習信息操作的同時，可結合檔案管理領域的專業知識，豐富自身知識架構，以創新性思維看待檔案管理技術的變遷，從而促使檔案管理工作效率提升。

其次，以理論學習為基礎，在實踐中提升應用技能。除知識層面鞏固學習外，檔案管理人才還可結合自身實踐認知，總結一套完整的工作規律，在不斷改進的基礎上使其成為后期工作模式調整的依據，發掘自身的創造性。

最后，依托網絡技術，設計以人才培養為目的的線上培訓平臺。為方便檔案管理人才在業余期間的自主學習，單位可根據自身檔案管理需要設計線上學習平臺，為人才技能的培育助力，實現自主學習方法的創新與改變。

(三)改革新檔案服務手段，加強人才建設

1.開發網絡檔案服務系統

人才的培育離不開技術方法的支撐，因此在檔案治理人才培育中，要面對現行檔案服務手段進行改革創新，進一步強化創新型信息人才體系的開發。通過建設檔案內在局域網，能快速整理、歸類與提取單位內部數據，在此基礎上，根據實際檔案管理要求，開發全新的內部網絡檔案服務平臺，便于用戶通過平臺快速完成信息搜索與查詢。此外，建設配套的檔案數據治理中心，用于數據信息的審判與監測，在提高檔案管理效率的同時保證信息安全性，防止信息外露、泄漏等現象發生。

2.根據檔案收集結果，革新人力管理方案

以往的檔案管理工作中，因受限于老舊的收集、整理模式，人力耗損較大，且不利于創新管理思維的發揮。因此，現行模式中，檔案管理人才可通過設計全新的電子文件自動上傳集合軟件，來實現檔案治理的電子化改革，在優化服務品質的同時，深入利用創新人力資源價值，推進檔案管理工作中信息人才體系的開發。

3.開辦在線檔案服務，拓展人才運用渠道

創新性檔案治理要求下，人才的運用渠道與方向勢必要隨之發生改變，通過利用信息技術，完成服務重點的改變，從根本上拓展檔案管理的人才運用方法。例如，檔案部門可依靠網絡平臺創設數據庫詢問、電子信箱等服務方法，使用戶能夠與檔案室運用電子郵件在網上進行極速連接，完成信息溝通，并在此過程中存放交流記載，方便后期回看與查詢。

四、結 語

綜上所述，人才需要隨著行業需要的變化而變化，在檔案管理工作不斷改革的當下，創新型專業人才的培育也應作為一項重要目標。在創新型檔案管理人才培育中，還需從創新自力、開發學習渠道、提高服務品質等方面努力，盡力于人才培育作用的進一步加強，從而提高檔案管理人才運輸品質[5]。

作為高校治理中的重點一環，高校檔案治理尤其是人事檔案治理對高校的未來發展作用巨大。高校人事檔案管理是高校人才選擇與任命的主要根據，其品質直接關系到高校人才的品質，關系高校的可持續發展。高校應加強科學化的引導，對人事檔案的集合、整治、歸檔、檢查、更新等一系列工作進行規范化管理，結合時代變化，更好推進檔案工作穩定發展。同時，加強人事檔案工作人員的選擇、培育，建設一支專業素養高、年輕化、信息化的高校檔案管理工作人員團隊，促使高校檔案管理更加熟練，推動高校人事工作和教育教學工作平穩展開，使高校人事管理工作更上一層樓，為培養高校檔案人才創造條件。