信息化時代高校檔案管理規(guī)范化實施策略

【摘 要】本文通過梳理當前高校檔案管理存在的主要問題，指出高校檔案管理規(guī)范化實施策略：堅持黨對檔案工作的領導，遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則;建立健全檔案管理制度，推進檔案管理提質增效;在日常檔案管理工作中把好“四關”;保障檔案安全防護工作規(guī)范化，檔案庫房選址、檔案用房規(guī)范化;將高校檔案信息化工作納入高校信息化發(fā)展規(guī)劃，存量數(shù)字化，增量電子化;堅持開展檔案培訓，提高檔案管理能力。

【關鍵詞】高校檔案 管理規(guī)范化 信息化

【中圖分類號】G? 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2021）39-0122-03

隨著計算機技術、通信技術、互聯(lián)網技術的發(fā)展和應用，社會各行各業(yè)產生的信息正以幾何級數(shù)的速度增長，人類社會向信息化時代推進，信息化時代是信息產生價值的時代。高校檔案作為社會層面的可靠數(shù)據(jù)信息來源，是高校歷史的真實記錄，是維護自身權益的重要工具，通過大數(shù)據(jù)及人工智能技術挖掘出高校檔案的信息價值，對高校管理、招生、教學、學生教育管理、科研等各種活動具有直接的借鑒、憑證和參考作用。然而，當前高校檔案沒有充分發(fā)揮檔案存憑、留史、資政、育人的作用，檔案管理不夠規(guī)范，檔案工作不被重視，檔案收集整理保管不規(guī)范、不完善，造成許多檔案信息缺失，更無法進行檔案的信息化工作。因此，高校檔案管理應順應信息化時代發(fā)展要求，貫徹新檔案法，實施規(guī)范化管理，多措并舉，推進高校檔案數(shù)字化建設，推動高校檔案高質量發(fā)展。

一、高校檔案管理存在的主要問題

一是高校對檔案工作不夠重視，認為檔案工作就是把各部門移交的檔案材料裝盒入柜，能夠查檔復印資料就行，沒有意識到現(xiàn)代檔案的情報信息資源作用。檔案人員配置不到位，有些檔案員同時身兼數(shù)職。高校沒有配置檔案數(shù)字化管理平臺，檔案收集、整理、保管、利用方法原始，高校的OA辦公自動化系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)、學生管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、國有資產管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)等各自獨立，計算機管理、網絡無紙化辦公產生的大量電子文件不能協(xié)同共享，不能實現(xiàn)自動歸檔，依然采用原始的復制拷貝方法移交到檔案部門收集歸檔。高校檔案管理制度不夠完善，有些制度形同虛設，檔案管理無序，造成檔案管理工作困難。

二是高校在校學生增多，管理體量增大，原始的紙質檔案如人事檔案、學生檔案數(shù)量激增。高校黨政管理、教學方式手段、學生活動管理等逐漸采用信息化管理手段，檔案資源種類增多，檔案載體多元異構，各種圖片、表格、電子文檔、錄音、錄像、網頁、實物等多種類數(shù)據(jù)信息收集歸檔，整理保管利用標準、方法、規(guī)則都不相同，造成檔案管理工作難度加大。

三是高校檔案庫房硬件設施不夠齊全，未配備信息化管理設備。高校檔案裝具大多使用傳統(tǒng)的五節(jié)鐵皮柜保管檔案，在庫房容量有限的情況下檔案存放空間不足，導致檔案存放無序，檔案保管不夠規(guī)范。庫房內無溫濕度自動調控設備，無防盜防火自動報警設備，溫濕度不能保持在相對恒定范圍內，溫濕度變化較大易造成檔案的損壞;同時高溫高濕環(huán)境易滋生有害生物及有害氣體，對檔案和檔案員造成損害。

四是高校檔案利用量大，傳統(tǒng)檔案管理模式查閱檔案困難，費時耗力，紙質檔案多次傳閱易造成檔案污損和丟失的風險，影響檔案的利用效率。

五是高校檔案管理人員多數(shù)不是檔案專業(yè)出身且流動性較大，專業(yè)能力欠缺，培訓機會不多，檔案員對各門類檔案管理規(guī)范不夠熟悉，檔案收集整理保管利用工作不夠規(guī)范，檔案編研能力缺乏，檔案管理方法落后，檔案信息化綜合能力欠缺，必將制約高校檔案的信息化發(fā)展。

二、高校檔案管理規(guī)范化實施策略

（一）堅持黨對檔案工作的領導，遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則

開展高校檔案管理規(guī)范化建設，突出高校檔案工作的政治定位，理順高校檔案工作體制機制。高校檔案管理機構要負責高校檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調，認真貫徹落實檔案法律法規(guī)，監(jiān)督和指導學校各部門的檔案管理工作。高校檔案分級管理應確定各部門檔案管理人員和明確檔案工作職責，承擔本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，形成以檔案管理機構為中心的檔案工作管理網絡，對檔案材料的收集整理歸檔實行全方位監(jiān)控，以保證歸檔文件材料齊全完整。學校各級檔案負責人和檔案員要提高認識，增強責任感和使命感，做好高校各種檔案的收集管理工作。

（二）建立健全檔案管理制度，推進檔案管理提質增效

高校檔案管理規(guī)范化工作納入高校管理計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關人員的職責范圍，納入績效考核，權責利明確;在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，把檔案管理落到實處。高校檔案管理是一項系統(tǒng)工程，是高校黨政管理、教學活動、科研等高校全程活動的真實記錄，必須從高校檔案組織建設、業(yè)務建設、制度標準等管理機制和設備用品、檔案用房、經費等物質條件等所有環(huán)節(jié)進行規(guī)范化管理，根據(jù)新檔案法、國家檔案管理規(guī)定和各類檔案管理標準，按高校實際建立健全檔案管理制度，形成科學有效的高校檔案管理體系，建立檔案管理網絡，制訂檔案主管領導責任制和檔案管理人員崗位職責、兼職檔案人員歸檔制度，制訂檔案整理分類歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案銷毀制度、檔案庫房管理制度和檔案設備維護制度，根據(jù)不同檔案類別制訂文書檔案、財務會計檔案、科技檔案、電子檔案、實物、音視頻檔案歸檔管理規(guī)定，建立健全高校檔案突發(fā)事件應急工作預案并進行演練，提高應對各種險情的救援能力，完善檔案管理各流程，提高高校檔案管理的質量和效能，保證對國家、高校和個人有用的檔案應收盡收并妥善保管，充分發(fā)揮檔案的價值。

（三）在日常檔案管理工作中把好“四關”

為了使歸檔資料真實、連續(xù)、齊全、完整，須嚴格執(zhí)行檔案法、高校檔案管理規(guī)定等檔案法律法規(guī)，確定高校檔案歸檔范圍和保管期限，嚴格執(zhí)行歸檔文件整理規(guī)則及各類檔案分類整理標準。在日常檔案管理工作中把好“四關”。

一是把好檔案收集關，收集檔案規(guī)范化。高校檔案管理部門要根據(jù)新形勢變化，梳理高校管理職能，及時更新檔案歸檔范圍，主動出擊，廣泛征集接收檔案資料。充分發(fā)揮高校檔案管理網絡協(xié)同管理作用，檔案管理人員與各業(yè)務部門要廣泛溝通，注意收集上級部門對高校管理的重要批示，收集高校專業(yè)建設、人才培養(yǎng)等教育教學管理活動成就，收集高校重大活動資料、杰出校友事跡資料等。注意收集如光盤、電子文檔、聲像、音頻、實物等各門類檔案資源，實行應收盡收，確保檔案資料集中管理。認真檢查檔案質量，對不符合要求的檔案要更正、補交。建立檔案材料收集臺賬，移交檔案交接手續(xù)齊全。

二是把好檔案整理關。熟悉文書檔案、基建檔案、會計檔案、照片檔案、電子文件檔案、錄音、錄像、實物等各門類檔案整理規(guī)范，熟悉歸檔材料整理流程，提高檔案整理水平。高校各門類載體文件材料整理按要求做到分類科學合理，保管期限劃分準確，組件排列合理，檔號編號正確，根據(jù)不同保管期限采用不同裝訂方式，裝訂整齊，檔號章、檔案盒、備考表填寫符合規(guī)范。

三是把好檔案保管關。檔案保管規(guī)范，高校檔案用房應分別設置檔案辦公用房、檔案閱覽、檔案整理、檔案存放庫房，以滿足檔案工作和防護需求，檔案裝具配置應標準化，規(guī)范排號和編號，檔案入庫前要進行消毒，入庫排架應整齊規(guī)范、排列有序、查找方便;高校檔案數(shù)據(jù)保管實施“雙套制”，有條件的進行異地備份。定期按流程開展檔案鑒定工作，到期檔案要重新鑒定價值，按程序進行銷毀工作。定期檢查庫房各種設備，清點檔案數(shù)量及保管狀態(tài)，做好記錄臺賬，做好檔案防光、防高溫、防火、防水、防潮、防塵、防霉菌、防蟲等“八防”工作，避免因人為因素造成的檔案損壞，維護檔案的完整安全。

四是把好檔案利用關，嚴格執(zhí)行檔案借閱流程，履行檔案利用審批、登記、交接手續(xù)，明確責任，杜絕檔案丟失損毀事件發(fā)生。同時還應避免重藏輕用、坐等利用思維，主動做好檔案利用服務工作，充分利用高校檔案數(shù)據(jù)信息，利用新型傳媒，開展高校宣傳展覽，通過高校檔案編研，為高校管理出謀獻策，推進高校治理體系和治理能力。

（四）保障檔案安全防護工作規(guī)范化

檔案庫房選址、檔案用房規(guī)范化。檔案庫房應滿足檔案及裝具承重要求，遠離火源、水源等，避免危害檔案安全;檔案庫房容積應滿足檔案存量及未來10年增長存放量需要;做好檔案專項經費預算，保障檔案工作的基礎設施和維護經費，配備掃描儀、復印機、數(shù)碼相機、裝訂機等檔案工作必需設備，配備網絡基礎設施，系統(tǒng)軟硬件及安全保障系統(tǒng)，滿足檔案信息化的管理。建設智能化的檔案庫房管理系統(tǒng)，人員出入庫房智能化管理，檔案出入庫、檔案位置提示、檔案借還管理、檔案統(tǒng)計鑒定等實施智能化管理，庫房溫濕度全天候實時監(jiān)測，自動調控，防盜防火異常自動報警，對檔案進行安全防護。加強信息化軟件安保和防護技術，防止檔案信息化數(shù)據(jù)被竊取、篡改或銷毀，確保高校檔案安全。

（五）將高校檔案信息化工作納入高校信息化發(fā)展規(guī)劃

隨著信息技術的發(fā)展，信息化被提升到國家戰(zhàn)略，以信息化驅動現(xiàn)代化，建設網絡強國。高校順應經濟社會信息化進程，建設現(xiàn)代化教育，實施電子政務管理、混合式教學活動，大量信息數(shù)據(jù)資源價值得到承認。高校檔案信息化應引入信息技術，加強檔案科學研究，推進技術創(chuàng)新，加快高校檔案數(shù)字化信息化建設，推進庫藏紙質檔案、照片檔案、實物檔案等傳統(tǒng)載體檔案向數(shù)字化轉化，加工形成可被系統(tǒng)處理的數(shù)據(jù);全面開展電子文件歸檔接收工作，規(guī)范電子檔案管理及業(yè)務流程管理，規(guī)范元數(shù)據(jù)方案、歸檔格式，加強電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性的檢測，確保電子檔案的憑證作用。開發(fā)綜合檔案管理系統(tǒng)，將高校各個職能部門辦公管理系統(tǒng)相互銜接，電子文檔數(shù)據(jù)實現(xiàn)互通并自動歸檔，整合檔案信息資源，利用大數(shù)據(jù)技術挖掘高校檔案信息，激活數(shù)字檔案信息，為構建檔案信息資源共享，推進全社會共享利用創(chuàng)造條件。

（六）堅持開展檔案培訓，提高檔案管理能力

高校應根據(jù)學校檔案發(fā)展規(guī)范和學校檔案管理問題，廣泛開展檔案法宣傳和學習，組織多種形式的檔案培訓，如組織參加上級檔案部門統(tǒng)一培訓，邀請檔案專家到校講學，開展全員培訓，利用網絡資源組織多種形式的線上學習活動，提高檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能。高校檔案管理人員應把準檔案工作正確政治方向，堅持中國共產黨對檔案工作的領導，緊跟時代步伐，聚集經濟社會、高校建設，增強大局觀念，主動服務，提高檔案服務意識，學習掌握信息化技術，提高檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，積極參加檔案業(yè)務培訓，開展國際交流與合作，到優(yōu)秀檔案單位參觀交流學習，熟悉檔案管理法律法規(guī)及檔案管理制度，努力提高檔案業(yè)務水平和檔案工作效率，提高檔案管理能力。? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

總之，高校檔案規(guī)范化管理是加強高校檔案工作“三個體系”（檔案資源體系、檔案安全體系、檔案利用體系）建設的基本前提，在大數(shù)據(jù)、人工智能、“互聯(lián)網+”時代，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，電子檔案快速發(fā)展，高校檔案管理逐漸轉向數(shù)字化管理，要與時俱進，探索檔案規(guī)范化管理新思路、新方法，加強組織管理，建章立制，對國家、高校和社會具有保存價值的檔案要規(guī)范化收集整理，完善高校檔案庫房和設施規(guī)范化建設，確保檔案安全，管好檔案。同時要利用信息化技術，推動檔案科技進步，充分發(fā)揮檔案信息作用，利用好高校檔案，加強檔案人員培訓，增強創(chuàng)新能力，有效提升高校檔案管理的效率和質量，不斷提高高校檔案服務水平。

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【作者簡介】李怡紅（1967— ），女，漢族，廣西貴港人，廣西幼兒師范高等專科學校講師，研究方向為高校檔案管理。

（責編 蘇 林）