加強高校兼職檔案員隊伍建設(shè)的路徑探究

孫佩雯

（上海政法學(xué)院，上海 201701）

隨著高等教育事業(yè)的飛速發(fā)展，高校在培育人才的同時，還承擔(dān)著科研、交流等多項任務(wù)，檔案工作量急劇增加，雖然高等院校的檔案材料由《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部令第27 號）進行了詳細的分類，但是要科學(xué)規(guī)范化地做好高校各職能、教學(xué)部門的歸檔工作，不僅需要檔案部門的專職檔案員，還需要各部門及其工作人員的積極配合。在27 號令第十條中規(guī)定：“高等學(xué)校應(yīng)為高校檔案機構(gòu)配備專職檔案工作人員。”因此，高校檔案員隊伍一般就形成了檔案部門的專職檔案員與各部門的兼職檔案員的組合隊伍。要想完成每年各部門所有的歸檔工作是離不開兼職檔案員的積極配合的，但是就目前來看，初任兼職檔案員的多是部門行政人員或部門新人，檔案工作中往往會出現(xiàn)材料收集難、 部門立卷存在不規(guī)范等現(xiàn)象，如何做好兼職檔案員的培養(yǎng)，做好高校檔案收集工作，做好高校檔案保管工作，為全校師生提供更好的檔案利用服務(wù)，這是一個亟待解決的問題。

1 高校兼職檔案員隊伍現(xiàn)狀

1.1 高校兼職檔案員存在的必然性

做好檔案工作最主要的在于檔案材料的收集，高校檔案存在種類繁多、材料流轉(zhuǎn)過多等特點，如何全面、完整地、規(guī)范化地收集各部門的檔案材料，關(guān)鍵在于各部門的兼職檔案員。檔案部門的專職檔案員對各部門每年的實際工作、 活動等并沒有詳細了解，無法時刻掌握歸檔材料的情況，而兼職檔案員是各部門的實際工作人員，直接參與部門的工作，對部門的工作情況都有更為直接和全面的了解，對于檔案材料的形成與收集有著更為便捷有利的條件。

高校職能教學(xué)部門眾多、 所形成的檔案門類較多，數(shù)量巨大。檔案工作的基礎(chǔ)是檔案收集，沒有完整的檔案材料的收集，檔案的服務(wù)利用、檔案的價值體現(xiàn)也無從談起。檔案館藏是由各職能部門產(chǎn)生的，是由兼職檔案員大量工作的匯總。可以說，高校的兼職檔案員往往是各部門的內(nèi)勤行政人員，他們直接參與了文件合同的起草、流轉(zhuǎn)，掌握著大量的一手資料，兼職檔案員在日常工作中對這些文件材料的收集與整理直接影響了年度的歸檔工作。專兼職檔案人員彼此相互促進、 相互合作才能保證學(xué)校檔案材料收集的完整性、系統(tǒng)化和規(guī)范化，才能更好地為各部門提供查檔利用服務(wù)。

1.2 高校兼職檔案員的現(xiàn)狀

檔案工作包括檔案的收集、整理、鑒定、保管與利用等多方面，需要檔案員具備相應(yīng)的基本素質(zhì)。再加上檔案工作的特殊性，也要求檔案工作人員在從事檔案的過程中需要具備堅定的思想政治立場、良好的職業(yè)道德素質(zhì)、全面的知識儲備、較強的能力素質(zhì)以及與時俱進的創(chuàng)新能力[1]。

作為一名檔案工作者應(yīng)當(dāng)自覺遵守黨和國家有關(guān)檔案工作的法律政策，時刻謹記作為檔案人的職業(yè)道德，熟練掌握檔案業(yè)務(wù)與部門各項業(yè)務(wù)工作，協(xié)調(diào)好檔案部門與各部門之間的銜接，從實際工作中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，尋求檔案工作的新突破。現(xiàn)階段，高校各部門的兼職檔案員多是部門內(nèi)勤行政人員，他們主要在基層崗位上，雖參與部門各項行政工作，但也是身兼數(shù)職。目前也沒有法律法規(guī)對兼職檔案員的崗位職責(zé)、工作規(guī)范、晉升激勵等進行明確的規(guī)定，因此在兼職檔案員隊伍的建設(shè)中還是存在一定的問題。

2 高校兼職檔案員隊伍存在的問題

2.1 人員流動性大，兼職隊伍不穩(wěn)定

兼職檔案員往往具有流動性大的特點，這主要是由于以下幾方面的原因：（1）合同性質(zhì)的問題。為了維持高校工作的正常運作，除了體制內(nèi)的在編工作人員外，還有許多派遣制工作人員，這些工作人員并不直接與高校簽訂合同，是由第三方派遣機構(gòu)進行合同簽訂，這也就是平時俗稱的非編人員，他們往往都承擔(dān)著較多的部門行政工作，人員缺少歸屬感，工作繁多，從而造成了人才的流失。（2）由于部門崗位的調(diào)動造成的人員流動。一般高校行政、教學(xué)部門有幾十個之多，部門之間的人員調(diào)動較為頻繁，再加上部門調(diào)整、增加，這些都會使得工作人員出現(xiàn)變動，從而加大了兼職檔案員隊伍的不穩(wěn)定性。（3）由于人員的退休、晉升，使得兼職檔案員一直不停出現(xiàn)更換。各部門檔案工作往往都是兼職為主，一旦教職工原本的工作崗位、職稱職位發(fā)生了變動，對其兼職的業(yè)務(wù)也會產(chǎn)生影響。而檔案員的頻繁更替會造成歸檔工作無法銜接，影響正常的檔案工作。

2.2 身兼數(shù)職、難以兼顧檔案工作

各部門各學(xué)院的檔案員往往都是由部門領(lǐng)導(dǎo)指派的，通常情況下都是辦公室秘書、行者流轉(zhuǎn)人員兼任。眾所周知，檔案工作從認識到熟練掌握是需要一定的時間的沉淀和工作經(jīng)驗的積累的[2]。檔案材料的收集與整理需要靜下心來做，要消耗較多的時間與精力，而這些被指派的兼職檔案員往往本身就已經(jīng)承擔(dān)了相當(dāng)大的工作量，一人多用，身兼數(shù)職，承擔(dān)著許多本職工作，一到每年歸檔的時候又會措手不及、無暇應(yīng)接。再加上很多教職工本身并不具備檔案專業(yè)背景，對高校檔案工作制度沒有足夠的了解，應(yīng)對每年的歸檔工作相當(dāng)乏力。盡管兼職檔案員也希望能將檔案工作做好，但是由于手頭上的各種事務(wù)，沒有足夠多的時間和精力將檔案工作完成得更好。

2.3 檔案工作積極性不高，效率不足

兼職檔案員工作積極性不高，一方面，表現(xiàn)為歸檔意識不夠強。歸檔意識不強不僅是兼職檔案員存在的問題，更是職能部門存在的問題。各教學(xué)職能部門的教學(xué)、科研任務(wù)都較為繁重，忙于本職工作的時候常常會出現(xiàn)，需要查檔的時候才會想到歸檔工作，忙起來的時候就將歸檔工作放到一邊的現(xiàn)象。部門及部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作得不夠重視也會直接影響兼職檔案員對待檔案的工作積極性和態(tài)度。另一方面，表現(xiàn)為對歸檔工作的懈怠。檔案管理工作對于各部門的檔案員而言是兼職、是暫時的，相對于本身的崗位職責(zé)來說，顯得并不那么起眼了，這也就影響了檔案員的工作積極性。也就是說，檔案工作不會成為兼職檔案員主要的崗位職責(zé)中的一部分內(nèi)容，不會為其晉升、績效及考核帶來特別大的影響，因此兼職檔案員就會對歸檔工作出現(xiàn)懈怠，對歸檔的效率造成影響[3]。

3 加強高校兼職檔案員隊伍建設(shè)的路徑

《中華人民共和國檔案法》（2020年6月修訂）第35 條規(guī)定：“各級人民政府應(yīng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)加強檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。”因此高校檔案的信息化建設(shè)刻不容緩，面對新形勢下檔案法提出的要求，高校檔案工作還需要在制度建設(shè)、信息化建設(shè)、監(jiān)督利用以及人才培養(yǎng)上不斷加強和完善。但是就目前高校檔案隊伍建設(shè)的情況來看，專職檔案員普遍較少，檔案收集工作依靠兼職檔案員，尤其是在檔案法對檔案信息化提出要求后，如何做好檔案資源的電子化工作的同時要保證檔案的實體安全與信息安全，這不僅要依靠制度健全同時也需要人員的保障。但是就目前兼職檔案人員文化知識、年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)水平參差不齊，且崗位變動過于頻繁，這對檔案工作的有序開展、檔案信息化進度造成一定的影響。因此，有計劃、有針對性地培養(yǎng)、建設(shè)一支高素質(zhì)、相對穩(wěn)定的專兼職檔案人員隊伍，不僅是學(xué)校發(fā)展所需，更是為檔案法規(guī)定下做好檔案信息化工作打下堅實的人才基礎(chǔ)。

3.1 加大檔案宣傳力度，強化檔案意識

從兼職檔案員角度而言，兼職檔案員的個人思想和態(tài)度會直接影響該部門檔案工作的情況，因此提高兼職檔案員的思想，強化兼職檔案員的歸檔意識是提高高校檔案服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵因素。從部門整體角度而言，檔案工作并不是一個人的事情，做好檔案工作要依靠整個部門的力量，從部門領(lǐng)導(dǎo)到每個工作人員都應(yīng)當(dāng)認識到檔案工作與自己息息相關(guān)，都有責(zé)任為做好檔案工作盡一份力。

高校的各級領(lǐng)導(dǎo)尤其是學(xué)院、 職能部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)意識到高校檔案工作在學(xué)校發(fā)展中所起的繼往開來的作用，把檔案工作列入學(xué)校整體事業(yè)發(fā)展的規(guī)劃之中，為檔案工作的建設(shè)創(chuàng)造良好的工作氛圍，為兼職檔案員樹立好正確的檔案觀念[4]。根本上要轉(zhuǎn)化觀念，強化自己的檔案意識，把檔案工作當(dāng)作工作的重點，調(diào)動全體教職工重視檔案工作。在學(xué)校大環(huán)境中應(yīng)當(dāng)加強檔案宣傳力度，加大對檔案法等檔案相關(guān)法律規(guī)章制度的宣傳，可以通過展板展示、檔案專題宣傳、知識競賽等方式強化歸檔意識。

3.2 強化檔案專業(yè)培訓(xùn)，提高專業(yè)素養(yǎng)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的飛速發(fā)展，檔案也呈現(xiàn)出電子化歸檔趨勢，為了適應(yīng)新形勢檔案工作的開展，為了做好各部門每年的歸檔工作，提升高校檔案管理與利用的水平，提高兼職檔案員的專業(yè)素養(yǎng)，加強檔案隊伍建設(shè)刻不容緩。專職檔案人員可以定期地開展檔案培訓(xùn)工作和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，不定時地與各立檔部門交流工作情況，指導(dǎo)和檢查相關(guān)檔案的歸檔情況，做到及時溝通，及時處理，及時指導(dǎo)。

除了專兼職檔案員之間的交流指導(dǎo)之外，兼職檔案員的自身專業(yè)素養(yǎng)會直接影響到歸檔工作的質(zhì)量，因此要結(jié)合高校實際情況，重點加強兼職檔案的檔案專業(yè)培訓(xùn)，并將其經(jīng)常化、制度化。培訓(xùn)以專業(yè)知識教育為主，同時在業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力的培養(yǎng)上下功夫。一方面，可以建立健全培訓(xùn)機制，如定期對兼職檔案員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、 檔案新政策新趨勢的宣講、邀請檔案學(xué)專家舉辦講座等。也可以針對兼職檔案人員流動性大的特點，可以定期加入對新上崗人員的重點培訓(xùn)，幫助他們熟悉和掌握檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)范，了解檔案工作流程。另一方面，理論與實踐相結(jié)合。讓檔案人員在學(xué)習(xí)到檔案專業(yè)知識的同時，進行實踐操作，在實踐中檢驗理論知識。不定期進行檔案業(yè)務(wù)操作技能比拼等，讓新老兼職檔案員都能熟練掌握歸檔的方法與技能，有計劃、有重點地使兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)得到提高，同時適應(yīng)了檔案工作發(fā)展的新趨勢。

3.3 制定激勵政策，調(diào)動工作積極性

規(guī)范歸檔工作，調(diào)動兼職檔案員工作積極性，建立健全兼職檔案員工作流程和規(guī)范，實行檔案責(zé)任制，并制定相應(yīng)的激勵政策[4]。檔案工作存在不規(guī)范、兼職檔案員工作積極性不高的根本原因還是在于缺少政策性的指導(dǎo)。因此要從工作流程與激勵政策兩方面進行入手，全面調(diào)動兼職檔案員的工作積極性。

（1）工作流程上，制定相關(guān)歸檔政策與流程。高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實際情況，根據(jù)檔案法的規(guī)定對各部門歸檔范圍根據(jù)實際工作業(yè)務(wù)范圍進行修改，讓各部門及兼職檔案員在檔案的收集以及歸檔過程中有法可依，讓檔案質(zhì)量更為標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。（2）激勵政策上，高校層面以及檔案部門應(yīng)當(dāng)在明確檔案責(zé)任制的同時，積極主動地探索兼職檔案員的獎懲與績效管理機制。所謂明確檔案責(zé)任制，是指明確兼職檔案員的崗位職責(zé)，落實檔案工作責(zé)任到人。在此基礎(chǔ)上建立和完善兼職檔案員年度考核機制，將其歸檔工作量列入崗位職責(zé)中，定期對歸檔質(zhì)量進行考核，可以與個人年度考核和部門考核相結(jié)合。將歸檔情況的質(zhì)量和數(shù)量與績效考核掛鉤，并將這一機制體系廣泛應(yīng)用到各立檔單位的年終考評工作中；對兼職檔案員進行業(yè)務(wù)能力、收集范圍、檔案整理等多方面的考核，對于出色完成歸檔工作的兼職檔案員進行反饋與表彰； 也可以進一步將歸檔工作與個人晉升相結(jié)合，將兼職檔案員的職稱評定也納入相關(guān)規(guī)章制度之中，以此來調(diào)動兼職檔案員的工作積極性，保證兼職檔案員隊伍的穩(wěn)定性[5]。

檔案管理是需要全校上下所有人長期共同努力的工作，只有不斷提高檔案工作人員的素質(zhì)，才能進一步提高檔案的質(zhì)量； 只有全校所有教職工共同重視歸檔工作，才能提升歸檔效率；只有實事求是，用于創(chuàng)新，以科學(xué)技術(shù)為支撐，才能不斷提高高校檔案管理的水平，豐富檔案資源建設(shè)，積極推動檔案管理事業(yè)現(xiàn)代化的建設(shè)[6]。