事業單位實現檔案數字化管理的要點分析

楊清荔

摘 要：隨著我國科學技術水平的不斷提高，計算機技術也在不斷完善和優化。計算機強大的功能使我們的生活發生了巨大的變化。中國各行各業都在享受這一卓越成就。傳統的檔案管理模式是采用通用的檔案管理模式，其主要管理模式相對落后和單一。然而，新時期對事業單位檔案管理提出了更高的要求，數字化管理模式應運而生。通過闡述數字技術在事業單位檔案管理中的作用和意義，提出了有利于檔案數字化管理進一步發展的策略。

關鍵詞：新時期事業單位;檔案數字化管理;安全;利用率

在事業單位管理中，檔案管理作為重要組成部分，對于促進事業單位高效運轉有著重要的推動作用。在電子信息技術和網絡技術不斷發展的今天，檔案數字化管理模式在事業單位的檔案管理事務中得到廣泛的使用。但是因為各種原因的影響，事業單位的檔案數字化管理會存在一定的問題，這就需要合理分析，找準有效途徑，最終幫助事業單位更好地開展檔案數字化管理。

一、事業單位檔案數字化管理重要作用概述

在新環境下，要想保障事業單位健康穩定發展，在檔案管理中，相關管理人員要注重提高綜合管理效率。檔案管理活動開展中涉及到諸多管理內容，多項管理程序相對復雜。在管理中存有多元化管理特征，在管理中相關管理人員要注重做好集中管理優化。通過數字化檔案管理能有效解決此類問題，相關管理人員基于網絡技術運用對檔案信息集中整合，將多數有效信息采集整合之后實施合理分類處理。便與提升檔案管理效率，提高檔案管理質量，突出數字化檔案管理價值。在事業單位長遠發展中，檔案管理至關重要。近年來隨著社會經濟以及多領域全面發展，原有的檔案管理方式也在不斷更新。在信息時代發展影響下，要注重實現檔案管理與時俱進發展。通過數字化管理，對各類管理設備、人力資源、建設戰略等優化配置，能實現多項檔案信息處理。長期發展中有利于建立更為完善的管理體系，強化行政機構服務、社會公益服務等方面聯系，滿足事業單位檔案管理需求，提高管理綜合成效。

二、事業單位檔案管理的現狀

2.1缺乏專業管理人才

要做好事業單位檔案數字化管理工作首先要提高工作人員的專業性，有部分工作人員雖然具有較高的檔案管理專業性，但是并不了解數字化管理的概念，以及對計算機技術、信息技術、圖像處理技術等數字管理技術不夠了解，也不能夠有效開展檔案數字化管理工作，時常會出現因為沒有一定的計算機技術導致檔案數據丟失，或掌握不了數字化檔案操作體系和技術。所以應該提高事業單位工作人員的計算機知識和技術，建立檔案數字化管理部門。

2.2缺乏檔案數字化管理意識

目前，還有部分事業單位沒有使用數字化檔案管理機制，或者因為沒有認識到檔案數字化管理的重要性，檔案管理制度不完善，沒有相關的專業管理人員和先進的檔案數字化管理設備。導致影響了事業單位檔案數字化管理的進程止步不前，不利于提高事業單位檔案管理的綜合性、有效性、合理性、科學性目標。所以事業單位應該重視檔案數字化管理的重要性，明細檔案管理的相關制度。

三、事業單位檔案數字化管理要點

3.1擴大資金投入，完善數字化應用設備

檔案數字化管理工作開展中系統化要求較高，要集中整合充足人力、物力、財力提供支持。在事業單位數字化檔案管理中，管理部門要注重擴大資金支持。全面擴大資金投入力度，從事業單位實際發展現狀出發，對數字化檔案管理中存有的各項問題集中分析。在此基礎上擬定完善的發展方案，做好技術以及設備引入工作，這樣能為檔案管理活動穩定開展提供有效保障。在設備引入中，相關人員要劃分重點。將數字化檔案管理應用設備劃分為軟件與硬件設備，轉件管理層面中主要是突出軟件研發，在軟件研發中提高兼容性關注度。硬件設備投入中，不僅要擴大資金購買力度，還要對設備實施有效的保養措施，延長設備應用周期。相關管理部門在資金投入中，要注重做好前期預算，保障多項資金應用價值能全面提升，提高管理工作成效。

3.2建立優化數字化管理體系

在事業單位長遠發展中檔案管理數字化發展是核心工作，也是今后事業單位檔案管理重要發展趨勢。主要管理目標就是實現紙質檔案與數字化檔案融合發展，整合各項發展優勢為事業單位發展指明方向。在此類現狀中，要注重強化檔案綜合管理成效，完善相應的管理體系。相關管理人員在工作過程中，要以強化檔案數字化管理成效為重要目標，對各項管理實踐活動積極創新。還要對事業單位實際發展要求有效分析，判定檔案資料基本性質，選取針對性管理措施。在管理中保持嚴謹的工作態度，對管理系統有效維護。當數字化檔案管理系統運行中出現較多問題，要注重及時擬定針對性措施有效控制。

3.3擬訂規范完善的檔案安全保密制度

檔案管理屬于相對嚴密的工作，其對保密性要求較高。在事業單位長期發展中個人文件、部門資料等均具有相應的保密要求。事業單位檔案管理中含有諸多重要信息，此類信息泄露之后將會被諸多不法分子利用，將會產生較大負面影響。個人信息泄露也會對檔案持有人員產生一定危害，加上多項機密泄露對事業單位長遠穩定發展具有較大負面影響。檔案管理中保密制度建立是相關管理人員要選取的重要措施，在保密制度設定過程中要注重對檔案級別有效劃分，提高保密制度設定成效。相關管理人員要建立良好的責任安全意識，不能隨意打開檔案。當非要查看相關檔案信息，要注重先對各類安全隱患集中排查，提升檔案信息安全性。

結語：

隨著社會的發展，事業單位檔案管理必須與時俱進，走數字化檔案管理之路，從整體上提高檔案管理的質量和效率，以更好地適應社會發展的趨勢，促進事業單位職能的有效轉變，檔案集中采購、服務和管理，促進事業單位穩定長遠發展。

參考文獻：

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