加快電子檔案應用有關問題"五建議"

2020年6月20日，第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議修訂通過《中華人民共和國檔案法》，將于2021年1月1日正式施行，增加了檔案信息化建設的規定，要求“機關、團體、企事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接”，明確“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，對保障電子檔案等檔案數字資源的安全保存和有效利用提供了法制保障，也指明了檔案工作的方向。

自紙質檔案取代竹簡檔案以后，紙質檔案始終占據著檔案的主流市場，隨著電子檔案的施行，紙質檔案必將黯然失色，電子檔案必將閃亮登場，并將逐步取代紙質檔案，有著無限的使用和發展空間。為此筆者建議全社會應加快推進電子檔案的應用，并提出以下建議：

一是建議盡快健全和完善電子檔案的配套政策及標準。《檔案法》是一個綱領性法律，在現實生活中亟需健全和完善電子檔案的配套政策及技術標準。如《檔案法》信息化建設一章提出“來源可靠、程序規范、要素合規”的要求，目前“網辦、掌辦、自助辦”等已經成為經辦業務的主流模式，但有些服務大廳網辦時也需要補送紙質資料，造成了電、紙并行，不但沒有減輕工作人員的負擔，反而還造成工作人員重復勞動，等等。因此，建議從國家層面盡快出臺配套政策規定以及技術標準規范等。

二是建議加快專業隊伍的培訓培養。電子檔案管理最理想的模式是集信息技術與檔案知識為一體的復合型人才，退而求次則是信息技術團隊與檔案知識團體的融合管理。信息技術與檔案知識二者缺一就不可能建設、使用電子檔案。因此從國家層面應將檔案人才培養列入人才系統建設規劃，建立國家、省、市、縣不同層級的檔案人才庫，培訓培養不同梯次的電子檔案人才隊伍。同時各有關部門也應盡快從現有信息技術人員隊伍中遴選人員，進行專業檔案知識培訓，以適應電子檔案工作發展的需要。

三是建議業務信息系統與電子檔案管理信息系統一體化建設。紙質檔案的歸集、保管、使用等具有相對的滯后性，電子檔案具有同步性。各有關部門要積極推動業務信息系統與電子檔案管理信息系統一體化建設，實現業務電子化與電子檔案全流程形成、管理、使用，不能“兩張皮”，不能業務檔案先獨立形成，要建立電子檔案元數據即時跟蹤捕獲系統，全流程、全時域捕獲元數據，把元數據作為電子檔案的重要組成部分，使電子檔案“真實有證明、安全可追溯”。

四是建議進一步提高電子檔案使用的“便企利民”度。完善電子檔案相關法規制度是推進“互聯網+政務服務”的必然要求，近年來黨中央、國務院高度重視“放管服”改革、優化營商環境工作，部署深入推進“互聯網+政務服務”，因此各有關部門應該創新審核審批、稽核內控的管理方式，積極拓展“網辦、掌辦、自助辦”的經辦途徑，實現電子檔案的即時歸檔，進一步實現跨地區、跨行業資源共享，使服務對象能夠充分感受到電子檔案便捷和方便，從而為全社會經濟發展發揮更大作用。

五是建議進一步加強安全管理技術并做好遠景規劃。電子檔案所承載的檔案信息與紙質檔案是相同的，但工作流程不盡相同，電子檔案形成過程中涉及到歸集防偽技術、加密傳輸技術、安全防改技術、物理存儲技術、查詢利用檢索技術、安全保管技術等等，國家層面各主管部門應落實好主體責任，作為抓總單位抓好本系統電子檔案管理系統平臺的研發工作。同時，國家檔案行政主管管理部門應及早制訂好電子檔案遠景發展規劃，使國家各主管部門在研發、制訂各自的電子檔案管理系統平臺上有章可循。

作者簡介：

姓名劉曉艷，出生年月19780101，性別女，民族漢，學歷大專，研究方向電子檔案應用，職稱，助理館員，單位，威海市公共就業和人才服務中心，單位所在省市山東威海，郵編264200.

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