OA辦公自動化系統在工作中的實際應用探討

王太法

摘 要：信息技術的飛速發展，使辦公系統中計算機和網絡技術的應用越來越廣泛，不僅促進了辦公自動化的實現和發展，而且減少了人們的工作量。隨著單位信息化管理要求在信息管理過程中的不斷提高，出現了一種新型的辦公系統，OA辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）在單位信息管理中發揮著重要作用。

關鍵詞：OA系統;單位信息化;應用

如何對單位實行有效的管理一直是單位負責人關注的焦點。近年來， 隨著信息技術的全面發展，越來越多的單位開始進行信息化建設，在單位日常管理中充分交換辦公數據和管理辦公數據，為單位提供更加方便、人性化的辦公服務。OA系統作為現代辦公和信息技術的產物，在單位信息管理過程中發揮著重要作用，能夠有效提高單位的運營效率，降低單位的運營成本，提高單位的綜合能力。因此，研究OA系統在單位信息管理中的應用具有十分重要的意義。

1 概念及發展階段

OA系統主要指目前各行業廣泛使用的辦公自動化軟件。OA系統在中國分為三個發展階段。第一，政府必須能夠執行簡單OA職能的階段。政府辦公的需要是OA 系統發展的源泉，對于政府來說，大量的檔案和文件必須在辦公期間進行處理和管理。對國有單位來說，在計劃經濟時代的背景下，政府管理的形式已經接近于其行政事務的道路。此外，行政級別與行政官員和單位領導關系非常密切，政府與單位之間的溝通也非常明確，因此國有單位的辦公活動也要處理大量的文件和事務。在國家機關和國有單位的管理中，對國有單位進行了多次行政咨詢和指示，決策過程必須上報國家主管部門，例如，往往要求查看國有單位使用的紅色文件。由于需要大量的文件處理， 因此有必要開發OA系統，因此檔案流通和文件管理是原始OA系統的主要功能。

第二，利用單位促進OA原型階段的創建。自2002年來，OA系統開始在全國越來越流行，在原有的OA系統中顯示出了主要功能，部署單位使用后，逐漸顯示出不能完全滿足單位辦公工作的需要，在這種情況下，單位辦公需求的特點開始逐漸成為OA系統發展的需要，以滿足單位在收發文件和事務辦理等基本需求，由于人事、財務等管理職能的OA系統，他們開始更加重視單位管理的功能。對于單位中的等級問題，雖然OA系統是有針對性的，但從文件編制、審查、簽署、會計到存檔和借閱，常規的辦公室流程是復雜和耗時的，決策過程緩慢且效率低下。因此，OA系統軟件取代了一些紙質文件，但在2000年至2002年期間，內聯網成為單位的主要辦公環境，在此期間，OA系統在單位辦公流程中所占的份額不到四分之一，OA 系統沒有得到廣泛應用。的確，現代OA系統的原型主要是在現階段創造的，但在這個時候紙張辦公比OA系統應用更多，辦公室應用更廣泛，因為計算機的普及和網絡環境空間并不理想[1]。

第三，OA系統的價值在功能性通常都是獨一無二的。2005年以后， 隨著互聯網和計算機的普及，OA系統的價值開始顯現，OA系統在迅速普及的時期，許多單位開發使用OA系統。與其他系統軟件相比，當時 OA系統開始充當單位中所有內部數據的網關。OA系統可用于組織中的各種業務系統，如單位資源規劃 （ERP）、開發的系統應用程序、產品和軟件，數據可以集中顯示，OA系統在辦公中起著核心作用。2008年，隨著3G移動網絡的發展和智能手機的迅速普及，OA系統的實際潛力得到了充分釋放， 物理環境不會影響辦公活動，可以隨時限制直接辦公。在性能管理方面， OA系統是最有用的平臺工具之一，其功能包括移動辦公室使用的 GPS 訪問、現場數據收集以及 4G 影響下的OA系統的潛力。

2 OA系統在工作中的應用

2.1 前期調研

要求摘要屬于前一研究的重要內容，主要包括三部分：一是明確必須輸入系統的人員名單和組織結構，確定登錄的初始密碼：其次，從現行的管理制度來看，各個環節要對單位審批進行組織分析，了解技術可行性， 并與系統開發者確認：最后，對于離線收集表單，根據各種流程，如果每個鏈接中的無線表單，在設計電子表單之前必須經過相關部門確認。

2.2 制作實施

在開發實施過程中，主要從以下兩個方面入手。首先，建立個人賬戶數量和組織結構，根據調研期間收集的組織結構規模，在OA體系中建立組織結構時，要保證各部門能夠類似于OA系統的引入，以及確保單位之間等級關系的合理性，然后為單位員工創建OA賬戶，確保他們能夠有直接的使用，此外，各部門應設立適當的負責人員。其次，要構建一個完整的流程，在這個過程中，必須根據實際研究過程獲得的形式、流程配置、基本配置包括數據格式、字段和顯示權限等內容，各種形式必須建立不同的審批流程，包括流程形式和節點設計，不同節點操作者要優化配置并設置相應的審批條件和路徑。填寫并批準每個節點的配置，并執行操作以處理、查看和打印內容。分析這是否會影響基于業務需求的其他流程。

2.3 測試上線

為了減少在線風險的頻率，需部署測試和正式服務器。在OA系統正式運行之前，必須在測試服務器上測試應用程序，并在測試完成后將其復制到官方服務器。完成測試過程后，您可以對真實場景進行建模。在移動和PC終端中處理登錄測試過程的啟動和處理時，必須應用人員帳號，以確保檢測文件數據智能、流暢、正確，如果流程包含驗證過程中，可以在后臺調試過程中處理[2]。組織用戶培訓：完成測試后，執行組織用戶的教育工作，以幻燈片和流程的實時演示形式顯示OA系統的域名、帳戶登錄、操作內容等。會后，分發操作員指南并提供幻燈片，以幫助用戶了解OA系統。

2.4 運維管理

在線運行并不意味著流程完成，系統必須及時維護，在人員流動、組織結構變更、業務變更審批和系統現代化的情況下，系統必須有效運作和技術，以確保系統正常化。

3 OA系統在單位信息化管理中的作用

為了提高單位的效率，必須不斷提高信息技術水平，優化單位資源配置，以更好地保證工作效率。特別是在競爭激烈的市場環境下，信息化建設在單位發展中發揮著重要作用。在單位信息化建設過程中，最關鍵的任務是利用OA系統提高公司硬件建設的質量和水平。OA系統以其強大的安全優勢在眾多單位信息化建設中得到了廣泛的認可和應用，各類單位在信息化建設中都以OA系統為基礎。

4 結語

隨著單位信息的發展，自動化辦公系統在各個領域得到廣泛應用，OA 無紙化辦公系統、有效審批、知識管理在工作和人民生活中都帶來了極大的便利。OA系統的最終目標是為單位各個部門的人員服務，投入到更重要的工作中去，以提高單位的效率，提高單位的綜合競爭力。OA系統以單位管理與辦公室的基本需求為核心，以先進結構總體體系，充分利用現代信息技術，深入開發利用信息資源，有效實施自動化和辦公信息化，提高單位整體管理和效率，為單位發展創造更多條件。目前，單位對OA系統的利用程度已成為衡量其信息管理應用的重要標準之一。

參考文獻：

[1] 朱月飛.淺析OA辦公自動化系統在企業中的應用價值[J].中國戰略新興產業，2019，000（042）：159.

[2] 謝敏敏.電力辦公自動化系統（OA）的開發與應用探析[J].建材與裝飾，2019， 000（003）：294-295.