促進事業單位干部人事管理優化和數字化應用

王聰慧

在大數據的背景下，網絡化貼近生活，網絡給我們帶來方便。我們要把大數據融入到事業單位人事管理中。現階段事業單位要利用先進的網絡技術進行干部人事管理。干部人事資源的信息化，一定程度上提高了事業單位的干部人事管理的水平，也實現了干部人事資源的的共享。

在高科技飛速發展的今天，事業單位干部人事管理還是沿用傳統的紙質化，給工作帶來了滯后的影響，不能快速的運用起來。本文通過分析新形勢下事業單位干部人事管理過程中出現的問題，提出新的措施來實現事業單位干部人事管理的數字化，并提出了干部人事管理數字化帶來的好處。

干部人事管理缺乏信息化建設

在大數據的背景下，各行各業都融入了網絡，網絡媒體體現在各行各業中。事業單位的人事管理還是基于紙質檔管理，大量紙質檔案收集還需要歸檔到個人干部人事檔案中，利用過程還是傳統的方法，手動的拿出檔案，對檔案進行翻閱，多次的翻閱給檔案帶來了損失。多次對干部人事檔案的抽出和對新的年度考核表和調資表的歸入，也給干部人事檔案帶來了曝光和紙質的磨損和損壞。還有之前是B2的紙質大小，現在是A4紙質的檔案，對檔案多次裝訂，形成了多個梅花孔，給檔案也給帶來了不可彌補的損失。只是單純的收集紙質檔案，整理并歸入檔案柜，沒有進行電子掃描，形成電子檔案。事業單位人事管理還是沿用人工管理，沒有加入信息化管理，不僅對事業單位人力、物力和財力造成了浪費，而且也制約了干部人事管理的工作質量和效率的提升。

干部人事管理缺乏專業的管理人才

事業單位人事管理過程中嚴重缺乏培訓，自從我參加工作十多年來，培訓僅在去年培訓了兩次，我才吸收些新鮮的血液。我如饑似渴的接受人事檔案管理的新的管理制度和專業知識，這讓事業單位的人事管理造成了斷層和脫節，現在的知識更新這么快，培訓的次數少，不知道更新相關的人事管理的知識。

缺乏專業的制度建設

現在的事業單位執行的是陳舊的制度，有些制度已經體現出了一些弊端，需要革新和改變。沒有結合本單位的要求及數字化建設的目標，出臺《檔案數字化立卷歸檔細則》《檔案數字化加工管理細則》《檔案數字化安全管理細則》等規章制度。因為不同的人事管理人員，有不同的做法和流程，導致了不同的結果。人事檔案管理人員對歸檔材料缺乏一致的制度和流程，對材料收集的標準和鑒定不一致，導致收集材料的不一致。

人事檔案信息安全存在隱患

現代社會的進步，使信息化融入到了生活的各個方面。當然，單位干部人事管理也應用了信息技術。信息技術對干部人事管理進行分析存儲后，存儲過程中，會對信息存在泄漏的風險，相關的干部人事管理人員如果不采用相應的防范措施，及時的更新安全技術，導致干部人事檔案信息泄漏，信息安全受到沖擊，電腦對干部人事檔案存儲系統將會遭遇破壞，甚至導致系統癱瘓的風險。整個單位干部人事檔案管理信息的丟失，對多年的成果會造成毀滅性的創傷，不可彌補。

重視事業單位干部人事管理的信息化建設

要重視信息化建設，配備相應的設施和設備，對單位人事檔案的管理，需要大量的內存，平時工作中的內容，一般的設備的存儲滿足不了。稍微存儲點東西，電腦就卡的不行，單位必須配備安全系數高、性能穩定和信息存儲量大的設備，事業單位保管著大量的干部人事檔案，必須把這些檔案信息全部錄入電子系統，才能滿足事業單位的人事檔案的管理的數字化建設。

事業單位干部人事管理要有專業的隊伍

干部人事檔案管理是一項繁雜瑣碎且工作量大的工作，單位必須以檔案數字化建設、標準化管理、精細化利用為目標。這就需要高素質的干部人事檔案管理隊伍，特別是對臨時聘用、政府購買性和公益性人員進行專業的培訓，要對干部人事檔案從基礎的收集、整理、歸納和裝訂進行培訓，對更復雜的對干部人事檔案的認定政策進行專業的培訓。在工作中遇到問題要多請教和交流，多去外面進行培訓，給工作中注入新的血液。干部人事檔案管理隊伍要進行以數字化建設的管理培訓，全面提升干部人事檔案管理人員的實際操作能力，避免工作的理論化和形勢化。大力開展以信息技術和檔案安全化為主題的交流活動，各單位之間要多交流，從各方面想辦法提高干部人事管理隊伍整體素質。

在數字化的背景下，要求干部人事管理人員具備高標準的素質，快速的熟悉各種數字化技術，并且運用相關的軟件、硬件設施，對干部人事檔案信息隨時進行統計分析，便于提高干部人事檔案額利用率。將干部人事檔案信息進行錄入電子系統后，要確保干部人事檔案信息的真實性和準確性。如干部人事檔案的出生信息、工作時間和入黨時間，對兩經歷的記載要準確，不能有斷檔情況，以便核實兩歷的正確性。

健全相關的法律制度

在舊的干部人事管理的制度已經不能適應新的數字化建設，必須出臺《檔案數字化立卷歸檔細則》《檔案數字化加工管理細則》《檔案數字化安全管理細則》等規章制度。紙質檔案的各種規章制度，已經陳舊，逐步退出舞臺，要配備新的制度，特別是紙質檔案進行整理、掃描并歸檔，必須出臺各種制度，尤其是干部人事檔案在存儲后，注意安全保密的問題。現在網絡如此發達，黑客的技術隨時能闖入我們的系統，為了嚴格保護我們的干部人事檔案信息，必須時時更新系統信息，硬盤的復制，多套設備的配備，以防干部人事檔案系統被入侵，甚至破壞到無可挽救的地步。

建立保密制度 應用保密設備

首先，對干部人事檔案管理的人員進行專業的培訓，對于檔案中的每個點，出了檔案室就要暫時的失憶，不能將干部人事檔案信息帶出去，泄漏干部的個人信息，這些信息關系著人事管理的保密性。其次，對于干部人事檔案管理人員出臺保密制度，《干部人事管理保密制度》，對干部人事檔案管理人員進行管理，對其泄密要予以處罰，才能讓其銘記在心。最后，在干部人事檔案的電子系統，要設立多重防火墻，確保信息不能有一點泄漏。一經泄漏，立馬發出報警，能讓干部人事檔案管理人員及時的采取挽救措施，減少干部人事檔案的信息泄漏。

有利于提高干部人事管理水平

提升了干部人事檔案管理的流程的信息化水平。基于數字化的電子人事檔案管理，可在數字化的平臺上開展工作。人事檔案管理是人事管理最重要的一部分。如今年新考錄的事業單位人員，對其信息的錄入。通過對其的查詢，可實現干部人事管理的線上管理，比如新錄用的人員要進行起薪，可對其的信息調出，對其出生時間和工作時間的調出，導出電子表格，提供給工資科，工資科可對其的工資進行起薪。也比如單位有人辭職和調動，可對其的信息調出，讓其完善檔案信息和材料。讓其填寫相關表格，可從電子系統中調出其信息，對其信息核對，以便其進行下一步工作。再如，有單位人員到齡退休，可對其的信息進行登記和變更，與相關科室進行對接，核實其退休信息，對其在電子系統上就能實現準確到齡退休，省去許多不必要的麻煩。

推進了干部人事管理的數字化進程

在電子系統中可對干部人事的學歷、學歷證書、職稱評聘證書、考核情況和調資情況進行保存和存儲，如干部在需要個人信息時，可直接調出檔案信息，從而實現干部人事管理的輕松操作。

有利于提高干部人事檔案的服務水平

組織人事部門要對干部人事檔案的調閱，可以直接在電子系統上調出檔案信息，并對其檔案信息登記可實現干部人事管理的任前審核。組織人事部門通過電子系統不僅可以查閱干部的出生信息、工作時間、兩歷、職稱、獎勵和工資，還可以查閱和匯總，便于領導們能快速掌握要提拔干部的信息，快速的進行下一步的提拔計劃。

提高人力資源管理水平

因各部門的需要，需要各單位事業干部反復的提供其學歷認證、畢業證復印件、職稱情況、考核情況和調資情況，通過干部人事管理電子系統，從而輕松掌握信息，不用干部反復提供，也提高了工作效率。

干部人事管理的數字化，要求干部人事管理人員必須不斷提高自己的業務水平，學習掌握基于數字化的人事管理的相關理論和業務知識，才能跟上新時代的大數據步伐。

（山西省交城縣人力資源和社會保障局）

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