醫院檔案的精細化管理

張帆

新一輪醫藥衛生體制改革實施以來，我國基本醫療衛生制度加快健全，人民健康狀況和基本醫療衛生服務的公平性和可及性得到持續改善。檔案管理工作作為醫院內部管理的重要內容，在很大程度上關系著醫院整體運行狀況，創新檔案管理模式，提高檔案管理的精細化水平具有時代發展的客觀必要性。

檔案管理是醫院內部管理的重要組成部分，從其具體工作開展來看，檔案管理工作主要是對醫療設備、醫療服務過程、財務管理等工作進行記錄的一種活動，主要目的是實現對檔案資源的優化配置，提高檔案的科學利用率，以更好的為醫院長遠發展提供基礎保障，是各種醫療活動順利開展、醫療服務水平提升的關鍵。相對于其它事業單位的檔案管理工作來說，醫院的檔案管理工作有自身獨特屬性，可以在整個醫療活動的全過程中體現。

精細化管理模式最初是在生產型企業中運用，隨著社會發展進步，精細化管理逐漸在社會各行各領域應用開來，并且也取得了顯著的應用成效，是新時期社會企業發展壯大的重要措施。在醫院檔案管理中采用精細化管理模式，可以實現檔案資源的分類管理，對不同部門的檔案形成進行獨立管理，同時也可以利用相關智能化管理程序，提高檔案管理工作的效率和水平，保證檔案資源得到高效運用。

檔案管理機制不健全

醫院的檔案管理工作是否到位與人民群眾利益密切相關，檔案管理是醫院內部管理體系中的關鍵所在，一旦檔案管理工作落實不到位，就會影響到醫院內部管理質量，進而導致醫療服務水平降低。當前醫療體制改革不斷深入，醫院所面臨的市場競爭環境更加嚴峻，這就使得部分醫院在經營管理重點上以經濟效益增長為主，忽視了檔案管理工作的重要性，使得檔案管理機制得不到健全和完善，檔案管理工作的效果也相對低一些。另外，從檔案資源的自身價值來講，它是醫院進行學術交流和創新的關鍵性資源，也是醫院自身實現健康有序運行的保障，一旦管理機制不健全勢必會影響到醫院各項服務工作的有效開展，不利于醫院的長遠穩定發展。

檔案管理方式滯后

結合當前大多數醫院的管理運行情況來看，很多醫院在檔案管理工作上所采用的模式還是以傳統的粗放式為主，沒有從醫院發展的整體角度來考慮，導致檔案管理工作效率很低，所取得的管理效果也沒有實質性提升，檔案資料沒有進行合理有序的分類，經常出現檔案資料的丟失、遺漏、損毀等情況，嚴重影響到醫院服務水平提升，難以為人民提供精準化服務。此外，當前很多醫院的內部管理工作過于依賴領導層決策，和自身發展實際結合有一定差距，領導層沒有將檔案管理工作作為重點，在醫院發展規劃制定上忽視了檔案管理工作的優化，這就導致內部各部門對檔案管理部門的工作開展缺少積極配合，部門間協同合作性有待加強，造成醫院內部檔案資源收集、整合、歸檔、利用效率很低。

信息技術應用程度較低

醫院檔案精細化管理的實現離不開對信息技術的應用，信息技術是精細化管理實現的必要條件。隨著當前我國醫療衛生體制改革的不斷深入，醫院在日常運行中所產生的數據信息、檔案資源數量有明顯增多，如果不對檔案管理工作進行創新，就會導致檔案資源理得不到高效運用，進而影響到醫院整體發展。此外，當前很多醫院對于信息技術的應用程度很低，所采用的管理方法還是以傳統形式為主，很多新技術運用得不到完善的基礎設備作支持，現有的信息設施也比較落后，管理人員對信息設備的維護工作也不到位等，檔案管理工作水平得不到提升。

制定精細化檔案管理目標

實現檔案管理工作的精細化和科學化，不僅僅是時代發展的客觀要求，也是醫院自身服務水平提升的內在必然，與醫院的長遠發展密切相關。對于醫院來說，要在當前時代發展趨勢下，正視自身檔案管理現狀，創新檔案管理理念和方法，制定精細化檔案管理目標，并在該目標的導向作用下，結合自身經營發展實際情況形成符合醫院實際的發展規劃，在規劃中要對不同階段的發展目標進行明確，也就是長期目標和短期目標，從而為醫院內部管理措施的高效落實提供指導，為檔案管理的精細化水平提升提供基礎保障。在每一年的年末考核時，要對各個部門進行統一考核，同時在檔案管理工作開展中，可以進一步加強分類管理，對不同性質的檔案資源進行針對性管理，為查詢和使用提供便利，對于具體管理工作中存在的問題，也要及時發現和采取措施予以解決，保證檔案管理全過程實現精細化管理，以更好的實現精細化管理目標，促進醫院長遠發展。

實現檔案資源的精細化整合和歸檔

醫院作為一種特殊的服務機構，在日常管理運行中會有大量的數據信息產出，對這些數據信息進行正確歸檔和整合非常重要，這也是檔案管理的一項內容。對于內部檔案管理人員來說，在對檔案資料進行分類時，需要合理使用監控設備以實現對分類全過程的記錄，這樣也可以減少檔案資料遺失問題發生，提高檔案資料收集的完整性和真實性。在精細化管理過程中，首先就要確保檔案資料歸檔的規范性，并在檔案管理模式優化的基礎上提升檔案管理水平，充分發揮出檔案資料的價值，為內部管理工作的有效開展提供數據支持，同時醫院還要重視和提高檔案管理人員的業務水平，定期對檔案管理人員進行教育培訓，提高對檔案管理工作的重要性認知，以高度負責的態度開展工作，保證檔案管理全過程的高效化，具體可以先對管理人員的業務水平進行綜合評定，清晰掌握各個員工在工作開展上存在的不足之處，之后制定針對性較強的培訓方案。

健全檔案精細化管理制度

醫院檔案的精細化管理離不開完善的制度體系作保障，通過對管理制度的健全和完善，可以為精細化管理模式的運用提供基礎支持。對于醫院來說，要按照精細化管理的要求，對具體管理制度進行細化，推動檔案管理向規范化方向發展，對于現有管理制度中不合理的條例可以及時去除。現階段大部分醫院都實行了信息化系統來進行檔案管理，通過對信息系統的融入可以使檔案管理更加規范和標準，也可以保證管理全過程的優化。例如在對檔案資料進行收集時，就可以按照制度要求，以一定的順序對不同科室的數據信息進行記錄，并將數據收集的時間和數量進行標識，同時也可以對不同類型的文件資料進行科學化歸檔，提高檔案歸檔的有序性，在進行檔案歸檔時，醫院可以安排專門的工作人員進行監督監管，保證檔案資料歸檔的完整性和真實性，不會出現遺漏和丟失。此外，在檔案資料的借閱上，也要嚴格借閱程序，借閱人員必須要有上級部門的審批方可借閱，并且對具體借閱信息進行完整、詳細記錄，包括借閱人姓名、借閱時間、所借閱檔案的編碼信息等，從而保證檔案利用的安全性和可靠性，防止檔案出現丟失、損壞問題，而且還可以提高歸檔的時效性。

優化檔案管理的信息化系統

檔案精細化管理模式的應用離不開信息系統的支持，在完善的信息系統支持下，檔案精細化管理工作質量會大大提升。對于醫院來說，在充分認知檔案精細化模式運用的基礎上，對信息化系統進行優化和改進，為檔案管理提供保障，醫院要積極構建內部網絡共享數據庫，對不同的科室給予相應的管理權限，保證管理人員可以在要求的權限范圍內實現檔案數據的傳輸、借閱、利用，從而促使檔案管理效率得到提升。同時還可以將云備份技術運用到信息系統中，將內部檔案信息上傳到云端，以便于在突發狀況時可以保證檔案信息的完整。

構建完整的檔案精細化管理責任體系

醫院檔案精細化管理模式的應用，還需要構建完整的管理責任體系，進一步強化檔案管理人員的責任意識，以負責任的態度來開展檔案管理各個工作，促進精細化管理水平提升。在精細化管理責任體系構建中，要對管理人員的工作責任進行明確和細化，加強部門間的工作協同，使檔案管理工作更為有序進行，保證檔案資料收集、歸納、整合、利用的順利開展，對于工作職責也要具體到員工個人，提高管理人員職責意識，并對個人行為起到一定的約束作用，保證檔案精細化管理工作質量得到保障。

綜上所述，檔案精細化管理對醫院長遠發展具有重要意義，對于醫院來說，在精細化管理模式的具體應用中，需要醫院結合自身實際情況，創新檔案管理模式，健全檔案管理制度并完善管理信息系統，從而使檔案資源得到高效利用，以更好的促進醫院長遠發展，提高醫療服務水平。

（吉林省四平市伊通滿族自治縣民族醫院）

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