信息化建設在高校財務中的應用與思考

邵靜

信息化建設對提高高校財務管理水平起著重要作用。高校通過智能報銷、線上審批、會計憑證影像化等信息化建設舉措，提高了財務工作效率和服務質量，為報銷人員帶來了全新的報銷體驗。但同時也需要關注信息化建設帶來的隱患，加強內控管理，重視專業人才隊伍培養，以更深邃的戰略眼光推動高校財務管理水平的發展。

近年來，為解決科研人員“報銷繁”問題，提高財務工作效率和服務質量，各高校致力于提升財務信息化水平，陸續實現了網上報銷、學費平臺收繳、會計憑證影像化等建設成果。信息化建設一方面減緩了日益增長的科研經費帶來的工作壓力，簡化操作流程，提升財務工作效率和服務質量；另一方面加強了資金管理和內控管理，提高風險防范意識，積極主動應對安全隱患。隨著信息化建設的深入與完善，高校財務管理水平也將隨之登上一個新的臺階。

手工記賬

20世紀80年代之前，在相當長的時間內，鑒于計算機應用并不普及，高校財務主要借助計算器、算盤等方式手工記賬。手工記賬不僅容易出現計算和謄寫錯誤，工作效率低下，而且難以對財務數據匯總統計，給財務分析工作帶來了諸多不便，高校財務管理水平難以進一步發展。

會計電算化

20世紀80年代之后，計算機網絡技術迅速發展普及，為高校財務信息化建設奠定了硬件基礎。同時，隨著高校擴招，科研經費體量增加，增加的財務工作量促使高校使用專業會計軟件記賬代替手工記賬，高校財務從此進入了電算化時代，在原來的會計核算基礎上增加了財務數據分析工作，極大地提高了高校財務管理水平。

會計信息化

近年來，為解決科研人員“報銷繁”問題，各高校致力于借助信息化手段提高財務工作效率和服務質量。高校財務逐步進入信息化時代，利用信息化技術分析財務數據，防范規避潛在風險，實現從核算型會計到管理型會計的轉變，推動高校財務管理效能不斷前進。

網上填報

近年來，越來越多的高校實現了網上填報。網上填報的優勢體現在方方面面：報銷人員在網上填報系統制作報銷單，再將審批好的報銷單與票據投遞到財務處，避免了現場排隊等候報銷的情況，讓財務處排長隊的現象成為歷史；網上填報實現了報銷單據物流狀態跟蹤，實時更新報銷進度，實現信息透明化；網上填報還便于統計報銷時的常見問題，再及時在網站匯總解答，有效提高了報銷成功率，達到事半功倍的效果。

智能報銷

智能報銷是用計算機人工智能方式對網上填報系統的進一步優化改進。報銷人員將發票、合同等附件拍照上傳，智能報銷系統自動進行發票驗真、加總、計算差旅補助等輔助填報工作，報銷人員只需在此基礎上完善信息即可。智能填報的意義不僅僅是方便報銷人員填報，更重要的是在填報過程中加入了財務審核的功能，可以有效識別以往報銷中難以察覺到的問題。例如：智能報銷系統通過對發票驗真以避免發票偽造，通過對發票存檔以防范電子發票重復報銷，通過識別發票連號，以避免打車票連號導致的報銷行程不實，以及確保采購發票連號超過一定金額需要簽訂購銷合同等情況。智能報銷在加強監管的同時，兼顧了操作的便捷性和靈活性，對高校財務管理起著深遠的作用。

線上審批

在智能報銷系統中加入審批模塊可以實現線上審批。在智能填報完成后，系統將自動進入審批流程，由報銷事項和經費所屬單位判斷報銷單的審批人，并對其推送單據和附件的電子版以審批。線上審批相較于人工流轉審批，一方面優化了審批流程，報銷人員無需一一聯系審批人手工簽字，提高了工作效率；另一方面，線上審批有效規避了冒簽、錯簽、漏簽等財務風險，不再需要人工辨別審批人手跡以防止冒簽，不再出現非單據審批人錯簽的情況，以及需要多部門審批時漏簽的情況，加強了高校財務的審批管理。

移動報銷

將智能報銷從電腦端拓展到手機等移動端以實現移動審批。移動報銷可以隨時制單隨時審批，減輕報銷人員和審批人的工作負擔。報銷人員可以隨時制單并查看審批進度，極具可操作性，審批人可以隨時審批系統推送的單據，保證了報銷單審批的及時性和便捷性。移動報銷擺脫了時間和空間的限制，真正實現了無紙化辦公，極大地提高了報銷效率。

會計憑證影像化

將會計憑證影像化可便于日后財務查閱。財務人員將報銷完成的會計憑證用高清掃描儀掃描留存電子檔案，再信息共享給經費負責人，在經費結題檢查、審計需要調閱憑證時，負責人只需登陸系統查看即可，無需往返各個校區檔案室調閱，提高了工作的便捷性，省時省力。

信息安全隱患

信息化建設除了為財務工作帶來了便捷，也不可避免地帶來了信息安全隱患。財務系統默認是用戶本人登陸賬戶，登陸后制單、審批、查閱等操作也默認是用戶本人完成的，如果登陸賬戶泄露將難以撇清責任；財務工作涉及到人員工資、勞務費、合同等保密事項，財務信息泄露會影響經費使用的安全性；資金信息安全問題也很重要，財務人員要對報銷人員填寫的經費來源、轉賬信息等重點審核，確保資金安全。

財務工作量增加

信息化建設需要投入大量的人力去完成，極大地增加了財務工作量。例如，財務信息系統需要管理人員不斷更新維護，并解決隨時可能突發的系統出錯、網上報銷無法登錄等問題，解答新用戶關于系統操作問題、更新報銷人員銀行卡、聯系方式等信息；憑證影像化不僅需要專人掃描憑證錄入系統，而且對發票粘貼樣式要求嚴格，發票不再“魚鱗”狀粘貼，而需要平鋪粘貼，以確保每張票據都能掃描清晰，增加了后期票據整理的工作量。

財務軟件建設

工欲善其事，必先利其器，信息化建設除了需要投入大量人力，還需要構建與之匹配的財務軟件。財務軟件是信息化建設的載體，能直接影響高校財務的信息化進程。但目前市場上適用于高校的財務軟件較少，而且都需定制以滿足不同高校的信息化建設要求，這導致構建一個性能優秀的財務軟件十分困難，不僅需要投入大量財力，還需要在長達數年的時間內與軟件公司溝通反饋遇到的問題，不斷測試優化完善軟件性能才能逐步達到信息化建設的要求。

信息化建設不完善

高校財務已進入信息化時代，但依然有很多重復、瑣碎、繁雜的財務工作需要人工完成，包括財務咨詢解答、報銷單分配、會計制單、銀行退款重匯等工作，都亟需信息化改進。例如，在財務處，人工咨詢柜臺常常排隊，會計也常被電話催促制單進程；投遞箱里報銷單需要每天人工分配，先將報銷單按日常報銷、差旅費、勞務費等分類整理，再在系統上把每類報銷單均分給會計制單；制單會計在審核單據時，需要人工將辦公、實驗等各類用途的發票分類、計算，再制作憑證；出納會計需將每天的銀行退款單一一錄入系統，再人工查找匹配匯款失敗的憑證，并通知會計重匯。

加強內控管理主動應對信息安全隱患

在實踐中要重視信息安全問題，加強內控管理，主動應對安全隱患。一方面要梳理業務流程，以制度、文件的形式將內控的理念滲透到會計業務流程中；另一方面要重視事前防范，通過風險評估、預警等方式加強監督管理機制。例如，在報銷人員查詢涉密信息前要進行身份驗證，登陸財務系統前要提醒用戶謹慎保管賬戶信息以防泄露，以各種形式做好事前防范。

實現財務工作的信息化

信息化建設的初衷是解決科研人員“報銷繁”問題，卻因此忽視了財務工作的信息化建設。實際上，財務工作信息化建設不僅能提高工作效率，提升報銷人員的體驗感，還能節約人力，讓高校財務有余力從核算型會計轉為管理型會計。在實踐工作中，需逐步將信息化建設滲透到財務工作的方方面面，例如用智能客服替代人工咨詢，用智能銀行對賬系統替代手工對賬，對網上填報加以控制以實現“一事一單”的報銷規則，將繁雜的財務工作加以信息化改善。

信息化人才隊伍建設

信息化建設離不開一支既具備計算機專業技能，又熟悉財務業務、流程的人才隊伍。他們不僅能起到報銷人員與軟件公司之間的橋梁溝通作用，將報銷人員的訴求反饋給軟件公司以不斷完善系統，還應具備敏銳的專業洞察力，能主動找尋可以通過信息化優化的工作細節。打造這樣一支復合型人才隊伍對信息化建設非常重要，可以達到事半功倍的作用。

結 語

信息化建設是近年來高校財務發展的重要領域。但是，各高校在致力于實現信息化的同時，卻常常忽略隨之而來的各類隱患。為解決信息化建設中遇到的問題，財務處需對癥下藥各個擊破，通過加強內控管理防范安全隱患，加強財務工作信息化建設以提高工作效率，重力打造一支信息化復合人才隊伍，實現核算型會計到管理型會計的轉型，全方面推動高校財務管理水平取得更大的進步。

（中國科學技術大學財務處）

參考文獻：

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