關于醫院干部人事檔案管理規范化建設的幾個問題

摘 要：本文主要分析醫院干部人事檔案規范化管理的特點和在管理過程中存在的“扣檔”“死檔”“假檔”“缺檔”現象，并提出了新時代做好醫院干部人事檔案管理工作的對策措施。

關鍵詞：人事檔案;管理;規范化;醫院

醫院干部人事檔案是指醫院組織人事部門或衛生健康部門對考察對象進行培養、考察，反映其經歷和成長表現的人事資料總和。近年來，隨著醫療衛生事業的發展，以及人才流動的頻繁，干部人事檔案管理中陸續出現“假檔”“死檔”等現象，究其根原是規范化管理不夠，“為黨管檔，激勵人才”的服務理念不強，干部人事檔案在選人用人方面的作用發揮不夠充分，需從源頭抓好干部人事檔案規范化管理，提升醫院干部人事檔案管理部門的服務能力和水平。

1 醫院干部人事檔案規范化管理所具有的特點

1.1 動態性

醫院干部人事檔案的動態性突出表現在三個方面：一是干部人事檔案會隨著檔案當事人的成長、進步而不斷補充新的檔案資料，以便反映其全貌;二是醫院干部人事檔案管理的人員、方式等不斷發展變化，以適應醫療衛生事業發展的現實需要;三是人員工作關系的變化，醫院干部人事檔案應堅持“人走檔移”“人檔統一”的原則，其檔案管理的主體會隨著用人單位的變化而變化。醫院干部人事檔案動態性特點，要求日常管理保持相應的動態性，適時進行相應更新。

1.2 現實性

干部人事部門只有調閱干部人事檔案資料，有目的地查閱其履歷材料、考核材料、獎懲材料，才能為醫院人才崗位調整、流動使用、提拔晉升提供依據。可見，醫院干部人事檔案具有相當的現實性，既為醫院發展的現實服務，也為人員成長成才提供支撐，須不斷補充、完善新的材料，較為全面展示其現實狀況。這種特征，要求醫院干部人事檔案管理立足現實需要，通過規范管理提高利用效率，更好地發揮干部人事檔案的應有價值。

1.3 保密性

醫院干部人事檔案涉及個人的成長經歷、家庭成員、職務、職級、職稱、獎懲等情況，一些信息屬于個人隱私及黨和國家秘密。因此，干部人事檔案管理人員應牢固樹立保密意識，嚴格按照人事檔案管理有關規定做好接收、鑒別、整理、保管、查閱和銷毀等全流程的規范化管理，確保人事檔案機密安全。

1.4 專指性

醫院干部人事檔案通常將一個人的全部材料集中在一起構成一份人事檔案。同一個人的人事檔案材料需要集中存放，不得分散;同時，不同人的人事檔案材料又不能混在一起。專指性是干部人事檔案材料區別于其他檔案材料的顯著特征和標志。干部人事檔案的專指性，要求其管理嚴格按照“一人一檔”的原則，以人為單位進行檔案的收集、整理、歸檔、保存、管理和利用。

2 當前醫院干部人事檔案規范化管理存在的主要問題

2.1 人才流動中存在“扣檔”現象

一般情況下，醫院等事業單位人員調動、離職時，需與原單位解除勞動關系，由原用人單位將其干部人事檔案移交至新用人單位，未明確新用人單位的，交由其戶籍所在地人社部門暫管。醫院通常以聘用制合同管理作為檔案資料合法性的印證，隨著公立醫院及干部人事制度改革的推進，人員流動雙向選擇，更加自主，公開招聘、選聘、人才直接引進、調動等靈活多樣的用人模式，使得醫院人員流動更頻繁，存在著在聘期未滿辭職、解除勞動合同而原用人單位“扣檔”等現象，影響了檔案管理工作的正常進行。

2.2 自主擇業后出現“死檔”現象

根據新版《醫療機構管理條例實施細則》，允許醫生自主創業，越來越多的，尤其是掌握精湛醫技的醫務人員加入了自謀職業的大軍。可能認識不到位，或者宣傳不足，這些醫生更多地關注就業政策的實效性，未對自身人事檔案有準確認知，醫院干部人事檔案管理部門未及時有效防范、提醒和采取相應措施，“死檔”“遺檔”現象偶有發生。

2.3 利益驅使下出現“假檔”現象

2014年10月—2016年6月，中組部、教育部、公安部、人力資源社會保障部等7家單位在全國開展干部人事檔案專項審核工作，出臺《干部人事檔案造假問題處理辦法（試行）》，通過學歷學位認證、物證鑒定等方式查核64.5萬人信息，補充完善了2549萬份材料，突出糾正了一批涉及“三齡兩歷一身份”的造假和不規范問題。近年來，由于受到提拔、待遇等個人利益驅使，出現篡改、修改甚至捏造經歷、履歷的現象，影響了檔案的真實性，進而影響了用人的準確性和公正性。

2.4 技術職稱方面存在“缺檔”現象

目前，醫院干部人事檔案按照《干部人事檔案工作條例》10類材料收集和整理，對涉及醫院等事業單位的專業技術職務評聘材料收集不及時、不完整，造成干部人事檔案資料缺失。尤其是醫院的《專業技術職務呈報表》《專業技術“以考代評”表》等在醫護人員專業技術崗位職稱申報過程中形成的檔案材料未及時收集，導致醫院干部人事檔案管理部門后期關于專業技術職稱方面的檔案資料管理出現“缺失”，影響了人員崗位晉升、職級福利待遇享受等，挫傷了相關人員的工作積極性。

3 推進醫院干部人事檔案規范化管理的主要措施

3.1 重視檔案管理規范化

醫院有關領導、機構和人員應高度重視干部人事檔案規范化管理工作，將其納入醫院及檔案工作的重要議事日程，加強組織領導，在經費保障、人員配備上給予政策傾斜和保障。應組織干部人事檔案規范化業務培訓，提升檔案管理人員的規范意識和能力水平，始終把“規范”放在心上，落實在行動上。還應加強干部人事檔案規范化標準和要求的宣傳，提高全院人員的檔案規范化意識。

3.2 加強管理模式規范化

醫院干部人事檔案管理部門及人員應牢固樹立以人為本理念，改變傳統的人事檔案管理模式，立足醫院干部人事工作需要，加大檔案開發利用力度，發揮干部人事檔案在人才選拔、職級晉升、崗位調整中的應有作用。應堅持“全生命”周期理論，從人事檔案的收集、整理、歸檔、鑒定、編目、借閱、銷毀等全過程做好干部人事檔案的規范化管理。

3.3 實現檔案內容規范化

主要是抓好四個方面的工作。一是抓好檔案資料收集環節的工作，做好檔案的分類、編目、裝訂和排序。二是建立健全歸檔制度。醫院干部人事檔案管理部門應定期或不定期地對年度干部人員考核材料、獎懲材料、科研成果材料，以及政審鑒定材料等體現醫護人員德、能、勤、績、廉方面的資料規范收集，確保人事檔案材料的規范性、系統性、完整性。三是規范干部人事檔案材料移交制度。樹立動態理念，時刻做好干部人事檔案資料的增補，不斷完善檔案內容。四是進一步完善醫院干部人事制度改革及人員流動政策的落實，從源頭減少“棄檔”“死檔”現象，推動檔案管理規范化。

3.4 推進管理方法現代化

隨著計算機信息技術的發展，應將現代信息技術應用到干部人事檔案管理領域，釋放科技紅利，助力醫院干部人事檔案管理工作的現代化。應加強醫院干部人事檔案管理信息系統建設，建立醫院干部人事檔案數據庫，實現干部人事檔案數字化管理。同時，設立干部人事檔案管理系統平臺，不斷深化拓展干部人事檔案信息的內涵和外延，更好地發揮干部人事檔案在人才使用、評價中的基礎性作用，實現干部人事檔案的動態化跟蹤和實時更新。

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作者簡介：王丹（1983— ），大學學歷，山東省鄒城市人民醫院助理館員，主要從事人事檔案管理工作。