《檔案法》修訂及檔案信息化建設(shè)探討

摘 要：新修訂的《檔案法》于2021年1月1日正式實(shí)施。本次修訂，將“檔案信息化建設(shè)”作為第五章單獨(dú)設(shè)立，這也是本次《檔案法》修訂的最為重要的變化之一。本文詳細(xì)分析了《檔案法》修訂中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)及現(xiàn)實(shí)意義，并就如何落實(shí)新修訂的《檔案法》中關(guān)于檔案信息化的規(guī)定進(jìn)行了深入探討，為新時(shí)代做好檔案信息化建設(shè)提供有益參考。

關(guān)鍵詞：《檔案法》;檔案信息化;修訂

概述

2020年6月20日，全國人大常委會(huì)修訂了《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》），并于2021年1月1日起施行。新修訂的《檔案法》中將“檔案信息化建設(shè)”作為第五章單獨(dú)設(shè)立，這也是本次《檔案法》修訂的最為重要的變化之一。《檔案法》作為一部檔案領(lǐng)域基礎(chǔ)性法律，其修訂首次以法律形式對(duì)檔案信息化做出了全面、系統(tǒng)修訂，也首次賦予電子檔案憑證作用和法律效力。

1 《檔案法》修訂檔案信息化的特點(diǎn)

《檔案法》修訂將“檔案信息化建設(shè)”作為八大章節(jié)中的第五章，從第35條—第41條，一共七條，占《檔案法》總條數(shù)的13.21%。可以說，是本次《檔案法》修訂中分量最重且亮點(diǎn)最大的突破。從新增的關(guān)于檔案信息化建設(shè)的七條內(nèi)容來看，就電子檔案的合法化要件、地位、作用以及檔案安全管理提出明確要求，明確規(guī)定了檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容[1 ]。

與舊《檔案法》相比，新修訂的《檔案法》就檔案信息化建設(shè)修改突出了三個(gè)方面的顯著特點(diǎn)：一是信息化建設(shè)內(nèi)容顯著增多。新修訂的《檔案法》以單獨(dú)章節(jié)，并以多達(dá)七條內(nèi)容，詳細(xì)規(guī)定了檔案信息化建設(shè)的原則、內(nèi)容、電子文檔的管理、運(yùn)用及法律效力。以及檔案數(shù)字化和檔案信息化平臺(tái)建設(shè)，等等，為檔案信息化建設(shè)提供了有力指導(dǎo)。二是突破傳統(tǒng)檔案管理束縛。新修訂的《檔案法》提出，“國家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用”。與傳統(tǒng)檔案的地域、時(shí)空局限相比，新修訂的《檔案法》明確了檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和方向，能夠不斷滿足日益增長的檔案信息需求，拓寬了傳統(tǒng)檔案管理渠道和模式。三是體現(xiàn)修法的審慎原則。我國《檔案法》于1987年正式頒布實(shí)施，并先后于1996年、2016年和2020年進(jìn)行了兩次修正、一次修訂，雖然就檔案信息化建設(shè)方面作出了較大幅度的修訂，但只是對(duì)原先內(nèi)容不符合當(dāng)前需要的條文作出修改，并將檔案信息化建設(shè)作為檔案法體系的重要內(nèi)容之一，采取揚(yáng)棄方式進(jìn)行修訂，這一修訂充分考慮了經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的現(xiàn)實(shí)需要，體現(xiàn)審慎修法原則。

2 《檔案法》修訂對(duì)檔案信息化意義

2.1 明確回應(yīng)電子檔案效力

《檔案法》修訂后，電子檔案“身份”“效力”問題得以明確，這也為檔案信息化建設(shè)向縱深發(fā)展掃清了障礙，實(shí)現(xiàn)了從宣示性立法走向?qū)嵸|(zhì)性立法的轉(zhuǎn)變[2 ]。從傳統(tǒng)的“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”，增加了“可以以電子形式作為憑證使用”，并提出“電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的電子檔案管理方式的“實(shí)質(zhì)性描述”，這也為電子檔案具有法律效力提出了具體的法律要件構(gòu)成。

2.2 注重檔案信息化的保障

新修訂的《檔案法》為“檔案信息化建設(shè)”的具體實(shí)現(xiàn)提出了明確、可操作性的保障措施。明確各級(jí)人民認(rèn)證應(yīng)將檔案信息化納入信息化規(guī)劃范疇，并提出應(yīng)將“檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃”，以及“將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費(fèi)列入政府預(yù)算，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展水平相適應(yīng)”。提出要堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”原則，這為檔案信息化建設(shè)確定了檔案系統(tǒng)內(nèi)部機(jī)構(gòu)間的協(xié)調(diào)，也提出通過監(jiān)督檢查、法律責(zé)任和納入機(jī)制，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的外部組織或機(jī)構(gòu)之間的協(xié)調(diào)，推動(dòng)檔案部門與其他部門、其他區(qū)域之間聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源“跨區(qū)域、跨部門”共享利用。

2.3 信息化核心要素全覆蓋

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性、重要性工程。新修訂的《檔案法》既對(duì)檔案信息化過程中電子檔案的效力，也為檔案信息化建設(shè)跨區(qū)域、跨部門間協(xié)調(diào)提供了保障性條款，還為檔案信息化建設(shè)的檔案安全、系統(tǒng)建設(shè)及核心業(yè)務(wù)等要素進(jìn)行了具體規(guī)定[3 ]。例如，新修訂的《檔案法》就檔案信息化建設(shè)過程中的網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)安全、安全性檢測(cè)、異地備份保管、數(shù)字化外包安全等均作出相應(yīng)規(guī)定;新修訂的《檔案法》涵蓋了檔案信息化建設(shè)的主要核心業(yè)務(wù)，如檔案資源建設(shè)、歸檔移交、電子檔案數(shù)字化、電子檔案“四性”檢測(cè)、電子檔案利用開發(fā)和服務(wù)等。此外，新修訂的《檔案法》還覆蓋了文檔全生命周期系統(tǒng)形態(tài)，以及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、數(shù)字檔案館建設(shè)，電子檔案管理信息系統(tǒng)，等等，并提出各系統(tǒng)之間要“相互銜接”，為檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)提供有力指導(dǎo)。

3 《檔案法》修訂下檔案信息化建設(shè)路徑

3.1 戰(zhàn)略高度重視檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)作為新修訂的《檔案法》中的單獨(dú)一個(gè)章節(jié)，體現(xiàn)了新時(shí)代檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)重要性、必要性和緊迫性，因此，要各部門、行業(yè)及檔案從業(yè)者要在思想上高度重視檔案信息化建設(shè)工作。將檔案信息化建設(shè)納入地區(qū)、部門信息化發(fā)展規(guī)劃，將檔案信息化建設(shè)規(guī)劃作為指導(dǎo)今后一個(gè)時(shí)期檔案信息化建設(shè)工作的根本指南和行動(dòng)綱領(lǐng)。檔案館（室）要率先垂范，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的責(zé)任意識(shí)、主體意識(shí)，作為檔案管理工作的直接部門，要切實(shí)擔(dān)負(fù)起檔案信息化建設(shè)的專業(yè)功能，更大程度地發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，協(xié)調(diào)處理好政府與社會(huì)、館際之間的關(guān)系，運(yùn)用檔案信息化建設(shè)成果服務(wù)公共社會(huì)，以適應(yīng)日益增長的檔案信息化管理現(xiàn)實(shí)需要。

3.2 系統(tǒng)角度推動(dòng)檔案信息化建設(shè)

注重檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，以及電子檔案來源建設(shè)。根據(jù)新修訂的《檔案法》第36條的規(guī)定，各地各部門要大力推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，并將其與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有機(jī)銜接。尤其是部門或行業(yè)的檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，要注重整合部門或行業(yè)上下游業(yè)務(wù)鏈條，打通各環(huán)節(jié)，著力打造覆蓋電子檔案生成、接收、管理、利用、銷毀的全過程信息平臺(tái)，運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)新突破。此外，要加快推進(jìn)館（室）藏傳統(tǒng)檔案數(shù)字化進(jìn)程。根據(jù)新修訂《檔案法》第38條的規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體或企事業(yè)單位及其他組織要加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程。通過現(xiàn)代數(shù)字掃描技術(shù)，將傳統(tǒng)載體或?qū)嶓w檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立專題檔案數(shù)據(jù)庫，將傳統(tǒng)載體檔案由線下管理向線上管理轉(zhuǎn)變。此外，要加快推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。新修訂的《檔案法》第40條規(guī)定，各方面條件成熟的區(qū)域，要盡快推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域、跨部門間檔案信息資源互聯(lián)互通、共享交流。積極運(yùn)用電子簽章、數(shù)字水印技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)以及數(shù)字時(shí)間印章技術(shù)等，確保檔案信息化建設(shè)電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性和安全性“四性”[4 ]。

3.3 全局廣度實(shí)現(xiàn)檔案信息化共享

新修訂的《檔案法》第41條明確提出，檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容之一，是要積極搭建檔案信息共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案信息跨區(qū)域、跨部門間共享。為此，一要加快檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。加快館藏傳統(tǒng)檔案資料的數(shù)字化掃描進(jìn)程，提高檔案信息化率，及時(shí)將檔案信息傳至專門的數(shù)據(jù)庫。建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，避免數(shù)據(jù)庫重復(fù)建設(shè)，浪費(fèi)寶貴資金。二要積極搭建跨區(qū)域、跨部門信息共享機(jī)制。無論是縱向條線聯(lián)系，還是橫向塊塊聯(lián)系，都要求將相關(guān)的檔案信息資料實(shí)時(shí)傳送至檔案信息化平臺(tái)，打通區(qū)域、部門間的信息流，避免造成“信息孤島”，發(fā)揮檔案信息的聚合效應(yīng)，滿足人民群眾日益增長的檔案信息需要。

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作者簡介：周玉華，大學(xué)本科，中共白城市委黨校副研究館員，研究方向：檔案方面。E5085AEB-3F26-496B-A606-66DA58201A74