地勘單位檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用

摘 要：地勘單位是地質(zhì)檔案資料管理的基層單位，保管著數(shù)量龐大、種類繁多、內(nèi)容豐富的地質(zhì)成果資料原本、復(fù)制本，其數(shù)字化管理水平在整個地質(zhì)檔案資料管理中發(fā)揮著重要作用。本文分析了地勘檔案數(shù)字化管理的意義和原則，討論了檔案數(shù)字化管理構(gòu)建的具體技術(shù)應(yīng)用及系統(tǒng)設(shè)計，提出了系統(tǒng)構(gòu)建及運行的具體舉措，供參考。

關(guān)鍵詞：地勘單位;檔案管理;數(shù)字化應(yīng)用

地勘單位是地質(zhì)檔案資料管理的基層單位，保管著數(shù)量龐大、種類繁多、內(nèi)容豐富的地質(zhì)成果資料的實物、原本、復(fù)制本，也是地質(zhì)檔案資料形成和保管的重要基地。地勘單位檔案數(shù)字化是指運用OCR技術(shù)、掃描線性CCD技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)（錄音、錄像）、存儲技術(shù)，將地勘檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，并以數(shù)字形式存儲、網(wǎng)絡(luò)形式互聯(lián)，形成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。地勘單位檔案數(shù)字化能夠?qū)崿F(xiàn)館藏地勘檔案資源及時利用、信息共享，更好地發(fā)揮地勘檔案的經(jīng)濟社會價值。其數(shù)字化管理水平在整個地質(zhì)檔案資料管理中發(fā)揮著重要作用。

1 地勘檔案數(shù)字化管理意義

1.1 搶救老舊地質(zhì)檔案資料的迫切需要

經(jīng)過50余載的積累，地質(zhì)檔案資料數(shù)量可謂是“海量”，然而“海量”的資料基本處于“睡眠”狀態(tài)，隨著時間流逝，紙質(zhì)不斷老化、脆化、褪色，加之使用時反復(fù)折疊、磨損，大批資料已經(jīng)嚴重受損。有些實物標本、巖芯檔案磨損、腐蝕。因此，有計劃地進行地質(zhì)檔案資料的數(shù)字化整理保護，十分迫切。

1.2 精準決策的重要依據(jù)

地勘單位檔案記錄和保存了其創(chuàng)立、發(fā)展、壯大的全過程，是從事地質(zhì)找礦、生產(chǎn)經(jīng)營活動的成果、經(jīng)驗及教訓(xùn)的記錄和總結(jié)。通過地勘檔案信息，可為找礦方式、技術(shù)運用、生產(chǎn)過程、經(jīng)營活動提供科學(xué)依據(jù)。地勘單位進行檔案數(shù)字化管理，能將海量的館藏地勘檔案信息資源進行數(shù)字化集成、互聯(lián)和共享，為地勘單位的精準決策提供信息資源支持。

1.3 科技創(chuàng)新的必要條件

地勘單位檔案數(shù)字化，實現(xiàn)地勘單位信息資源集成化，可為后期的地勘技術(shù)開發(fā)、科學(xué)研究提供更為可靠、科學(xué)的信息保障，也為地勘單位科學(xué)研究、技術(shù)創(chuàng)新提供必要條件。將地勘單位檔案數(shù)字化，是地勘單位檔案適應(yīng)信息化、數(shù)字化時代的現(xiàn)實需要，也集中體現(xiàn)了地勘單位管理能力和管理水平的重要進步和發(fā)展。

1.4 維護權(quán)益的現(xiàn)實保障

地勘單位檔案資料是地勘活動的真實記錄，包括地勘單位的證明性文件、單位之間合作交往的文件。將其數(shù)字化，強化地勘單位檔案科學(xué)化、信息化管理水平，一旦發(fā)生權(quán)益糾紛等問題，能夠快速地在檔案數(shù)據(jù)庫中調(diào)閱所需的地勘檔案資料，更好地維護地勘單位的合法權(quán)益。

2 地勘檔案數(shù)字化管理原則

2.1 前期調(diào)研分析原則

地勘單位檔案數(shù)字化是利用先進技術(shù)將傳統(tǒng)載體的檔案信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并予以存儲、保護和利用的系統(tǒng)性工作。因此，前期應(yīng)遵循調(diào)研分析原則。既要做好數(shù)字化對象的調(diào)查統(tǒng)計，也要了解數(shù)字化相關(guān)規(guī)定和要求，還要做好數(shù)字化技術(shù)運用分析，以及數(shù)字化形式比較選擇。根據(jù)地勘單位檔案實際，選擇檔案數(shù)字化外包企業(yè)，了解地勘單位檔案數(shù)字化相關(guān)制度和要求——目前涉及地勘檔案數(shù)字化應(yīng)用的《巖心檔案管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等，熟練掌握這些技術(shù)規(guī)范對數(shù)字化的基本要求和相關(guān)規(guī)定，從而制定符合地勘單位檔案數(shù)字化實際的技術(shù)、保密、考核驗收等制度。

2.2 中期過程控制原則

地勘單位檔案數(shù)字化過程控制是建立在前期調(diào)研分析的基礎(chǔ)上，主要包括數(shù)字化方案、過程質(zhì)量監(jiān)督和控制，以及合理的數(shù)字化業(yè)務(wù)流程。以數(shù)字化外包為例，其中，地勘單位檔案數(shù)字化實施過程中，應(yīng)確定招標單位、起草招標文件、明確檔案軟件選型等內(nèi)容;確定數(shù)字化單位外包之后，還要與地勘單位簽訂數(shù)字化外包合同，明確合作方式、工作進度、技術(shù)要求、責任劃分、售后服務(wù)等，簽訂保密協(xié)議，包括質(zhì)量監(jiān)督和控制等。數(shù)字化業(yè)務(wù)流程則應(yīng)涵蓋地勘單位檔案管理的全過程，包括提檔、登記、拆卷、修整、掃描、驗收、備份、抽檢、還檔等。

2.3 后期維護服務(wù)原則

在完成地勘單位檔案數(shù)字化之后，還需要對已經(jīng)完成的數(shù)字化檔案進行驗收、維護，體現(xiàn)地勘單位及行業(yè)的特性和便捷服務(wù)性。檔案數(shù)字化結(jié)束后，應(yīng)組織地勘單位、承包商等組成數(shù)字化驗收小組，采取全檢和抽檢相結(jié)合的方式，進行質(zhì)量驗收。檔案數(shù)字化應(yīng)充分體現(xiàn)地勘單位的特點和屬性，建立多個專題數(shù)據(jù)庫。此外，應(yīng)注重地勘單位檔案數(shù)字化利用的便捷性，可在地勘單位局域網(wǎng)、官方網(wǎng)站鏈接檔案數(shù)據(jù)庫，根據(jù)特定權(quán)限的設(shè)置，賦予不同群體不同的查閱和利用權(quán)限，實現(xiàn)檔案共享。

3 地勘檔案數(shù)字化系統(tǒng)構(gòu)建

3.1 系統(tǒng)設(shè)計

以某地勘單位為例，設(shè)計了地質(zhì)檔案數(shù)字化管理應(yīng)用系統(tǒng)，應(yīng)用到計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、文件服務(wù)器技術(shù)，基于微軟.NET Framework的C#語言開發(fā)，采用C/S架構(gòu)，系統(tǒng)包括客戶端、服務(wù)層、數(shù)據(jù)層三個架構(gòu)。其中，客戶端運用MAS、MD5、FTP、HTTP技術(shù)實現(xiàn)地質(zhì)檔案數(shù)字化錄入、查詢、借閱;服務(wù)層則包括數(shù)字化檔案應(yīng)用服務(wù)、FTP服務(wù)和Web服務(wù)，用戶通過互聯(lián)網(wǎng)，采用FTP加密方式即可預(yù)覽和查詢到相應(yīng)的檔案資料;數(shù)據(jù)層是整個地勘單位檔案數(shù)字化系統(tǒng)架構(gòu)的基礎(chǔ)，包括地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫、FTP數(shù)據(jù)目錄，以及其他電子文檔、地圖等等。

3.2 主要技術(shù)

地勘單位檔案數(shù)字化系統(tǒng)架構(gòu)的實現(xiàn)需要在線轉(zhuǎn)碼技術(shù)、自動升級技術(shù)、MAS技術(shù)、并發(fā)處理技術(shù)和加密技術(shù)支持和保障。其中，在線轉(zhuǎn)碼技術(shù)，即針對非權(quán)限下載地勘檔案，利用在線轉(zhuǎn)碼技術(shù)將文檔在服務(wù)器端轉(zhuǎn)碼為HTTP，實現(xiàn)在線預(yù)覽;自動升級技術(shù)，則是將XML技術(shù)應(yīng)用于該系統(tǒng)的C/S架構(gòu)，啟動數(shù)字化檔案系統(tǒng)，可自動實現(xiàn)服務(wù)端與客戶端文件自動比對、自動系統(tǒng)更新，適時將最新檔案提供給用戶;MAS技術(shù)，則是智能化提醒技術(shù)，將超期借閱的地質(zhì)檔案送還提醒通過短信或其他方式，提供給檔案借閱者，提醒其及時歸還;加密技術(shù)則是針對地質(zhì)勘察采用“數(shù)字指紋”等MD5加密技術(shù)，增強數(shù)字化檔案系統(tǒng)管理的安全性。

3.3 板塊功能

地勘單位檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)包括地勘單位檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計和用戶管理等基本功能。

4 地勘檔案數(shù)字化實現(xiàn)路徑

4.1 理念先行

地勘單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員及業(yè)務(wù)人員都應(yīng)重視檔案數(shù)字化管理，強化數(shù)字化管理理念，加快已有館藏檔案數(shù)字化進程，以及新增檔案數(shù)字化錄入等。

4.2 制度保障

根據(jù)地勘單位檔案數(shù)字化實際，制定相應(yīng)的查閱、借閱、錄入及安全管理等規(guī)章制度體系，實現(xiàn)整個檔案管理的規(guī)范化、制度化。

4.3 搭建平臺

采用購買或者邀請第三方機構(gòu)研制地質(zhì)檔案數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，搭建相應(yīng)的管理平臺。

4.4 加大保障

地勘單位應(yīng)加大檔案數(shù)字化人財物的支持和保障力度，撥付專項資金、增加人員、添置必要的軟件和硬件設(shè)施等，保障這項工作順利進行。

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作者簡介：鄭立國（1982— ），大學(xué)學(xué)歷，吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六○二隊館員，主要從事檔案管理工作。