企業(yè)綜合檔案管理規(guī)章制度體系建立研究

摘 要：本文以國有企業(yè)為例，探討企業(yè)綜合檔案管理規(guī)章制度建立的原則、內(nèi)容及方法，對構(gòu)建完善的企業(yè)綜合檔案管理規(guī)章制度體系，滿足企業(yè)檔案科學(xué)、規(guī)范、高效管理需要，提升國有企業(yè)治理體系和治理能力現(xiàn)代化水平，具有積極意義。

關(guān)鍵詞：綜合檔案管理;企業(yè);規(guī)章制度;方法

國家檔案局發(fā)布實(shí)施的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）關(guān)于“檔案管理制度”明確提出了包括文件歸檔制度、檔案保管制度在內(nèi)的企業(yè)檔案8項(xiàng)基本管理制度，為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理規(guī)章制度建設(shè)指明了方向。積極推進(jìn)企業(yè)檔案制度體系建設(shè)，是企業(yè)檔案科學(xué)、規(guī)范、高效管理的保障和現(xiàn)實(shí)需要，也是國有企業(yè)提升企業(yè)治理體系和治理能力現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)志。本文試對這一問題作一些探討。

1 企業(yè)綜合檔案管理規(guī)章制度體系建立原則

1.1 遵從性

企業(yè)綜合檔案管理規(guī)章制度的建立應(yīng)遵從上位法的思想、理念和原則，即應(yīng)與《檔案法》《保密法》等國家法律法規(guī)，以及《規(guī)范》等檔案主管部門頒布實(shí)施的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范保持一致性[1 ]。

1.2 實(shí)用性

企業(yè)綜合檔案管理規(guī)章制度的建立和實(shí)施，是為了更好地規(guī)范和指導(dǎo)企業(yè)綜合檔案管理實(shí)踐。因此，規(guī)章制度的建立應(yīng)堅(jiān)持實(shí)用性原則，滿足企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、發(fā)展的實(shí)際需要。

1.3 系統(tǒng)性

企業(yè)綜合檔案管理規(guī)章制度的建立是一個(gè)系統(tǒng)性、事關(guān)檔案管理全局性工作，應(yīng)確保規(guī)章制度體系門類齊全、層級相聯(lián)、前后順暢、體系完整，同一層面縱向規(guī)章制度連續(xù)、配套，且不相互抵觸、不矛盾、不重復(fù)和不留空白。

1.4 規(guī)范性

企業(yè)綜合檔案管理規(guī)章制度要求同一類型的文件條款設(shè)置、結(jié)構(gòu)內(nèi)容應(yīng)規(guī)范、統(tǒng)一，文字表述規(guī)范，語言表達(dá)準(zhǔn)確，前后語義符合邏輯。

1.5 動(dòng)態(tài)性

規(guī)章制度是動(dòng)態(tài)發(fā)展的，不是一成不變的，企業(yè)綜合檔案管理規(guī)章制度的建立應(yīng)始終與國家檔案政策法規(guī)、檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及企業(yè)自身發(fā)展戰(zhàn)略、基本工作要求保持一致，不斷調(diào)整完善，使檔案規(guī)章制度的立、改、廢常態(tài)化。

2 企業(yè)綜合檔案管理規(guī)章制度體系建立的主要內(nèi)容

2.1 工作規(guī)章類規(guī)章制度

工作規(guī)章類檔案管理制度是企業(yè)最高級制度體系。應(yīng)根據(jù)《公司法》《檔案法》《規(guī)范》等法律法規(guī)及業(yè)務(wù)規(guī)范，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定《×××公司檔案工作規(guī)定》。這類制度涉及公司全員遵守的基本準(zhǔn)則、基本要求，是綜合檔案管理的綱領(lǐng)性文件。其內(nèi)容主要包括：綜合檔案歸檔責(zé)任的規(guī)定，如企業(yè)、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、人員等相關(guān)檔案工作職責(zé);綜合檔案工作基本要求：如基本原則、管理體制等，主要是關(guān)于綜合檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等一般性要求;綜合檔案工作責(zé)任追究;綜合檔案管理應(yīng)急要求。如某公司檔案工作規(guī)定詳細(xì)規(guī)定了綜合檔案管理的基本遵循（政策法規(guī)、檔案標(biāo)準(zhǔn)、機(jī)構(gòu)職責(zé)）、基本理念（全員、全程、全域管理）、總體目標(biāo)（科學(xué)規(guī)范、運(yùn)行有效、系統(tǒng)規(guī)整、公司特色）、基本原則（統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)、業(yè)務(wù)交融、系統(tǒng)契合、動(dòng)態(tài)實(shí)施），從總體上明確了整個(gè)公司的檔案管理秩序。

2.2 管理制度類規(guī)章制度

這是作為工作規(guī)章類的次層制度體系，涵蓋了企業(yè)各個(gè)專業(yè)門類、檔案管理環(huán)節(jié)的檔案管理規(guī)章制度，主要為企業(yè)各業(yè)務(wù)部門檔案管理職責(zé)及要求，主要有文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案利用制度、檔案保密制度、電子檔案管理制度等。具體到某開發(fā)公司來說，其所制定的管理制度類規(guī)章制度應(yīng)包括《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》《項(xiàng)目系統(tǒng)電子檔案管理辦法》《文書檔案管理辦法》《科研檔案管理辦法》等。這些檔案管理規(guī)章制度應(yīng)覆蓋企業(yè)檔案的各個(gè)門類，此類規(guī)章制度是由檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門共同制定完成[3 ]。此外，還包括內(nèi)設(shè)部門的相關(guān)管理制度，如《工程技術(shù)部檔案管理制度》《金融部檔案管理制度》《物業(yè)經(jīng)營管理部檔案管理制度》等，這類檔案管理規(guī)章制度主要由業(yè)務(wù)部門制定完成，檔案部門協(xié)助配合。

2.3 業(yè)務(wù)規(guī)范類制度

業(yè)務(wù)規(guī)范層是綜合檔案規(guī)章制度體系的第三層級，主要包括檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、歸檔范圍及保管期限表，以及特殊載體檔案管理規(guī)范等。綜合檔案業(yè)務(wù)規(guī)范類規(guī)章制度主要是根據(jù)檔案的各項(xiàng)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，本著務(wù)實(shí)、管用、清晰、簡潔的原則，制定出《×××公司檔案管理工作手冊》，作為指導(dǎo)檔案工作的具體操作指南。就某公司的業(yè)務(wù)規(guī)范層綜合檔案規(guī)章制度來說，主要由四個(gè)部分組成：一是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)類規(guī)章制度，如《檔案歸檔范圍》《文書檔案整理規(guī)范》《科技檔案整理規(guī)范》《聲像檔案整理規(guī)范》《實(shí)物檔案整理規(guī)范》《檔案安全管理規(guī)范》等;二是開發(fā)利用類規(guī)章制度。如《企業(yè)年鑒編寫規(guī)范》《企業(yè)大事記編寫規(guī)范》《企業(yè)專項(xiàng)編研規(guī)范》等;三是信息化類規(guī)章制度。如《企業(yè)電子文件歸檔規(guī)范》《企業(yè)電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》《企業(yè)電子文件格式規(guī)范》《企業(yè)電子檔案質(zhì)量規(guī)范》《企業(yè)系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》等;四是業(yè)務(wù)流程類規(guī)章制度，如《電子文件歸檔流程》《檔案保管工作流程》《檔案檢索利用流程》《檔案編研工作流程》等。這類規(guī)章制度的制定和實(shí)施，是進(jìn)一步細(xì)化綜合檔案管理舉措的具體體現(xiàn)。

3 綜合檔案管理規(guī)章制度體系構(gòu)建的基本要求

3.1 制度體系設(shè)計(jì)應(yīng)具戰(zhàn)略性

綜合檔案管理規(guī)章制度體系的建立應(yīng)嚴(yán)格按照公司發(fā)展戰(zhàn)略以及檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，以戰(zhàn)略思維做好綜合檔案規(guī)章制度體系的頂層設(shè)計(jì)，將綜合檔案管理的理念、原則、要求與行業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相匹配，確保其體系對整個(gè)檔案工作擁有更廣闊的視野、更高的價(jià)值引領(lǐng)和適度前瞻[4 ]。綜合檔案是重要信息資源，也是增強(qiáng)核心競爭力的重要支撐，是做好經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、提煉的重要保障。應(yīng)體現(xiàn)企業(yè)檔案工作價(jià)值、特點(diǎn)和規(guī)律，將前端控制、全程管理、全員管理理念體現(xiàn)到檔案規(guī)章制度體系的構(gòu)建之中，適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)管理，以及信息技術(shù)發(fā)展新趨勢、新要求，確保規(guī)章制度的適應(yīng)性、適度超前性。

3.2 制度體系構(gòu)建應(yīng)具系統(tǒng)性

綜合檔案管理規(guī)章制度體系的建立需要進(jìn)行系統(tǒng)思維，突出檔案規(guī)章制度的整體性、協(xié)調(diào)性和協(xié)同性，注重不同規(guī)章制度之間的有機(jī)銜接。因此，檔案管理規(guī)章制度體系要體現(xiàn)層級性，從微觀、中觀、宏觀處，以及工作規(guī)章、管理制度及業(yè)務(wù)規(guī)范等三個(gè)層面，注重不同檔案制度之間的有機(jī)銜接，確保企業(yè)綜合檔案管理規(guī)章制度執(zhí)行的順暢、高效。

3.3 制度體系落實(shí)應(yīng)具法治性

綜合檔案規(guī)章制度體系的建立，體現(xiàn)了依法管檔、治檔的思維，是法治思維在檔案管理領(lǐng)域的集中體現(xiàn)。因此，規(guī)章制度體系的建立應(yīng)符合實(shí)際，突出執(zhí)行性，務(wù)實(shí)管用。應(yīng)積極建立檔案規(guī)章制度運(yùn)行體系的落實(shí)機(jī)制，從獎(jiǎng)勵(lì)、懲處等約束機(jī)制方面，探索規(guī)章制度執(zhí)行體系的實(shí)際運(yùn)行，可通過檢查、評價(jià)、考核等，確保規(guī)章制度體系的有效落實(shí)[5 ]。

3.4 制度體系完善應(yīng)具開放性

事物是永恒發(fā)展的，是運(yùn)動(dòng)的。綜合檔案規(guī)章制度體系的建立也是一個(gè)不斷完善、健全和進(jìn)步的過程，與時(shí)俱進(jìn)，變革與創(chuàng)新，是推動(dòng)制度體系更符合時(shí)代發(fā)展需要的重要保證。為此，應(yīng)積極開展綜合檔案規(guī)章制度執(zhí)行效果評價(jià)，根據(jù)評價(jià)結(jié)果推動(dòng)制度的繼承與創(chuàng)新。

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作者簡介：張軍娟（1979— ），大學(xué)學(xué)歷，福建省南平武夷新區(qū)投資開發(fā)集團(tuán)有限公司館員，主要從事檔案管理研究。