基于審批工作流的高校財務(wù)智能報銷平臺的設(shè)計思考

何莉 杜燕燕 周文思 蘇錦依（江南大學(xué) 江蘇 無錫 214122）

一、背景

2017年3月，國家“放管服”文件要求高校依托“互聯(lián)網(wǎng)+”積極推動高校公共服務(wù)業(yè)務(wù)網(wǎng)上辦理，提高辦事效率。2019年5月，教育部黨組印發(fā)的《關(guān)于抓好賦予科研管理更大自主權(quán)有關(guān)文件貫徹落實工作的通知》提到，科研人員差旅費、會議費等，由高校結(jié)合學(xué)校實際自主確定開支標(biāo)準(zhǔn)、報銷范圍等，優(yōu)化審批程序，簡化報銷手續(xù)。2019年12月，中共中央、國務(wù)院提出“全面實施預(yù)算績效管理”。這就要求高校加快建立與預(yù)算績效管理相適應(yīng)的信息化系統(tǒng)，與現(xiàn)有系統(tǒng)互融互通，建立“數(shù)據(jù)平臺”方便數(shù)據(jù)讀取，避免“信息孤島”，為全面實行預(yù)算績效管理提供重要信息化支撐。

部分高校現(xiàn)行的無等候投遞式自主報銷模式，是報銷人在網(wǎng)上填制報銷單并簽字蓋章后，連同附件一并投遞至財務(wù)部門無人值守的投遞式報賬機，分單員將報銷單轉(zhuǎn)交給制單員制單、復(fù)核員復(fù)核、出納員支付。此模式下存在的問題為：無法解決報銷人“至少跑一趟”、無前置審批環(huán)節(jié)導(dǎo)致退單量大、無網(wǎng)上審批系統(tǒng)內(nèi)嵌、退單需“跑兩趟”完成二次投遞、需“一式一單”投遞、預(yù)算管理體現(xiàn)不出“業(yè)務(wù)管理”信息等缺點。基于審批工作流的高校財務(wù)智能報銷平臺，其主要功能在于將各高校都會面臨的大量報銷業(yè)務(wù)從線下紙張審批改為線上網(wǎng)絡(luò)審批，并且與電商平臺、票務(wù)平臺和出行平臺等平臺對接，完成數(shù)據(jù)的分析、存儲、統(tǒng)計等基本功能，各級歸口管理人員在不受時間和地域限制的情況下均可通過網(wǎng)絡(luò)完成財務(wù)的報銷審批，報銷人可以打破時間和空間的地點限制，通過網(wǎng)絡(luò)提交報銷申請和單據(jù)、附件的提交、物流的跟蹤等審批流程，使報銷審批變得方便快捷，同時財務(wù)人員節(jié)省了工作時間，工作效率的提高為核算型會計向管理型會計轉(zhuǎn)型提供了支持，使財務(wù)人員更多地關(guān)注于師生的需求，從事深層次財務(wù)管理工作，而所有數(shù)據(jù)的透明化，將為高校的決策層提供更多的數(shù)據(jù)支持，在財務(wù)舞弊的細粒度上進行控制，還能及時提供動態(tài)數(shù)據(jù)達到動態(tài)監(jiān)管的目的，起到預(yù)警作用。智能報銷平臺搭建結(jié)構(gòu)示意圖詳見圖1。

圖1 智能報銷平臺搭建結(jié)構(gòu)示意圖

二、審批工作流在智能報銷平臺中的應(yīng)用

（一）審批工作流

審批工作流就是將財務(wù)業(yè)務(wù)工作流程模型中嵌入并聯(lián)或串聯(lián)的審批流程，是對財務(wù)流程的精細化和標(biāo)準(zhǔn)化的邏輯和規(guī)則，在計算機中以恰當(dāng)?shù)哪Ｐ瓦M行表示并對其實施計算，在符合設(shè)定條件后觸發(fā)審批流。審批工作流主要解決的問題是：為實現(xiàn)報銷等多種財務(wù)業(yè)務(wù)辦理目標(biāo)，師生利用計算機或手機APP，按財務(wù)部門的預(yù)定規(guī)則自動傳遞文檔、信息或者任務(wù)，線上完成審批，例如報銷人在手機端發(fā)起差旅費報銷申請，內(nèi)嵌的OCR識別技術(shù)將如火車票、機票信息拍照后，自動提取往返日期、車次、乘坐人、金額等信息，與人事部門提供的信息匹配檢驗是否超標(biāo)準(zhǔn)乘坐與發(fā)放對應(yīng)的出差補貼，自動填寫差旅費報銷單，并按差旅費報銷類型將審批權(quán)限指向業(yè)務(wù)模型中下一級審批人處。詳見表1。

表1 審批工作流的參考模型

（二）網(wǎng)上審批系統(tǒng)

網(wǎng)上審批系統(tǒng)可以解決審批環(huán)節(jié)多、材料雜、流程長的問題，該模式?jīng)]有線下只有線上，沒有“經(jīng)辦人跑”只有“數(shù)據(jù)跑”，將業(yè)務(wù)受理、財務(wù)人員審核、審批人員審批三個基本環(huán)節(jié)按照信息流程進行編程，針對受理、審核、審批各流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，設(shè)計網(wǎng)上流轉(zhuǎn)表單，經(jīng)辦人一次性在PC端或移動端提交材料，通過財務(wù)窗口錄入，采集數(shù)據(jù)后自動形成電子表單，其中同級同時審批、順序?qū)徟菍徟脚_中最為復(fù)雜的環(huán)節(jié)，涉及眾多部門多審批人的聯(lián)合辦理，為加強部門間的協(xié)作和打破跨部門業(yè)務(wù)的界限，共享數(shù)據(jù)、簡化流程，需要做大量的前期協(xié)調(diào)溝通工作和業(yè)務(wù)流梳理工作。通過對部門審批流程認(rèn)真梳理，進一步整合審批權(quán)限，逐項規(guī)范業(yè)務(wù)名稱、業(yè)務(wù)編碼、設(shè)定依據(jù)、服務(wù)對象、申請材料等要素，形成規(guī)范有序的財務(wù)業(yè)務(wù)實施清單，實現(xiàn)“一號一窗一網(wǎng)”的審批模式。其中最為關(guān)鍵的電子簽章、電子簽名，它們與傳統(tǒng)物理簽章具備同等的法律效力，因此在物理密鑰和安全性上需要為審批工作人員做充分的考慮，現(xiàn)有技術(shù)環(huán)境下多數(shù)以CA認(rèn)證或在移動端通過藍牙U盾進行簽名認(rèn)證為主流，是目前認(rèn)證過程比較安全有效的技術(shù)之一，全過程審批網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，為實現(xiàn)檔案數(shù)字化做好充分的準(zhǔn)備。另外，根據(jù)現(xiàn)行監(jiān)管要求，應(yīng)當(dāng)同時引入“電子監(jiān)察”功能，實現(xiàn)財務(wù)服務(wù)的全程監(jiān)督。根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)定辦結(jié)時限，可以打破傳統(tǒng)紙質(zhì)審批方式的時間和空間限制以及全過程監(jiān)管的問題，增加管理的細粒度，實現(xiàn)動態(tài)有效的數(shù)據(jù)監(jiān)督。詳見表2。

表2 智能報銷平臺網(wǎng)上審批系統(tǒng)的建設(shè)模型

（三）OCR識別技術(shù)

OCR識別技術(shù)是利用光學(xué)技術(shù)和計算機技術(shù)通過檢測字符每個像素的暗、亮模式確定其形狀，然后用字符識別方法將形狀翻譯成計算機文字，此項技術(shù)在財務(wù)業(yè)務(wù)上的應(yīng)用，主要是識別數(shù)據(jù)存儲及財務(wù)應(yīng)用，師生將待識別數(shù)據(jù)導(dǎo)入，OCR輔助財務(wù)系統(tǒng)的圖像輸入，對圖片預(yù)處理后，進行文字檢測，最后進行OCR文字識別。識別后，將識別文字?jǐn)?shù)據(jù)進行持久化存儲，最后開發(fā)財務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)用接口（如財務(wù)報銷系統(tǒng)、財務(wù)大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)）供財務(wù)平臺進行分析利用。隨著OCR范圍的逐步完善，財務(wù)數(shù)據(jù)維度將不斷擴充，在財務(wù)平臺中就可以將原來的數(shù)據(jù)“點”或“面”上建立的模型，升級為立體財務(wù)模型。例如引入OCR識別技術(shù)，可將全部票據(jù)電子化，建立票據(jù)庫，從而進行重復(fù)篩查、連號報銷預(yù)警、提取采購物品品目來判定是否符合規(guī)定等；或?qū)⑷亢贤娮踊⒑贤瑤欤瑥亩M行合同的要素篩查是否合規(guī)合法。通過OCR技術(shù)還可以方便快捷地將高校積存尚未錄入的紙質(zhì)版財務(wù)材料方便快捷地錄入電子數(shù)據(jù)庫并以電子數(shù)據(jù)儲存，自動識別關(guān)鍵字后分類存檔，減少人力物力的投入，在提高紙質(zhì)版材料向電子版材料轉(zhuǎn)化的效率和改進管理信息的服務(wù)的同時，還可以達到構(gòu)建知識池的目的，為高校財務(wù)檔案全面電子化做好準(zhǔn)備。

三、存在問題及結(jié)論

基于以上系統(tǒng)設(shè)計的思考，此系統(tǒng)在建立時將面對以下幾個問題：一是系統(tǒng)對接不流暢問題。目前高校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用不同軟件公司的軟件，在系統(tǒng)對接和后期工作流梳理的問題上，存在著不少的問題。解決這類問題既要靠高校全面統(tǒng)籌管理購買軟件，又要市場上有成熟的產(chǎn)品開發(fā)出來；二是對工作流的梳理要求十分細致，跨部門審批時，需要高度協(xié)同協(xié)作，單靠財務(wù)部門力量與精力都十分有限；三是基于外網(wǎng)建立智能保障系統(tǒng)后，托管數(shù)據(jù)的安全和本地架服務(wù)器存儲的費用，都是需要考慮的重要問題。

從智能報銷、智能稽核、智能審核的角度出發(fā)提升會計核算工作的質(zhì)量，審核工作從事后審核向事前提示、事中控制進行移動，減輕事后審核的工作量；從深入分析和挖掘財務(wù)數(shù)據(jù)的角度，不僅僅是為高校決策層提供參考信息，還可以向共同參與管理者提供多層次多維度的分析圖表及數(shù)據(jù)，滿足不同群體的管理需求；實時監(jiān)控違規(guī)信息，實現(xiàn)實時控制和財務(wù)管理閉環(huán)。現(xiàn)階段高校的報銷模式對報銷的細粒度控制還有所欠缺，簡化財務(wù)報銷操作形式，減輕報銷人負擔(dān)，提高財務(wù)報銷的工作效率，是未來報銷模式改革的大趨勢。