事業單位檔案管理信息化建設優化策略探究

摘 要：事業單位在開展各類生產經營活動的過程中，檔案會對其進行全過程地記錄，這也意味著檔案見證了事業單位整個具體發展歷程，在事業單位經營管理中起著至關重要的作用。對事業單位檔案管理進行信息化建設，不但能夠有效提升管理效率，還能夠推動資源共享，實現對紙質檔案的保護，這對于事業單位檔案事業發展大有裨益。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

引言

智能化辦公應用系統的普及以及檔案工作要求的更新，致使檔案數字化率逐年提升，檔案存儲形式也從“紙質檔案存儲”向“紙質+電子檔案存儲”模式轉變，館藏數據存量發生了質的飛躍，因此，需要更為先進的檔案管理手段才能夠滿足現階段檔案管理的需求，檔案信息化建設正是信息化時代事業單位檔案管理實現轉型發展的重要方向。本文從研究事業單位檔案管理現狀出發，有針對性提出檔案管理信息化建設的對策，探索全方位、高質量、高效率提升檔案管理信息化建設的途徑。

1事業單位檔案管理信息化建設現狀

1.1思想不夠重視，缺乏信息化意識

從當前我國事業單位所采用的檔案管理模式及工作方式來看，深受傳統管理思維的影響，尤其是很多檔案管理部門在信息化建設方面的關注度不高、不夠重視，對檔案信息化建設人力、物力和資金的投入都不到位，并沒有全面對檔案管理工作進行信息化管理，造成檔案信息化建設困境。同時，由于檔案管理人員觀念滯后、數字化與信息化概念混淆、缺乏自主創新意識，難以快速接受檔案信息化建設需求，這就從主觀上不利于檔案管理信息化建設的推進。

1.2技術手段落后，復合型人才匱乏

從當下事業單位檔案管理信息化建設情況來看，利用信息技術開展檔案管理工作的事業單位不很多，在檔案信息化建設方面存在技術手段滯后的問題，在信息網絡技術的應用上還存在著諸多的缺陷，尤其是沒有及時進行技術革新，限制了檔案管理信息化建設的推進。檔案管理人員綜合素質要求較高，需要有檔案管理與計算機信息技術綜合知識儲備，既熟悉檔案管理實務，了解檔案信息化建設需求，同時又具備軟件信息系統開發技能。但目前此類人才比較稀缺，直接影響事業單位檔案信息化程度與資源共享開發利用水平。

2事業單位檔案管理信息化建設優化策略

2.1加強信息化安全管理與控制

在信息技術水平不斷提升的背景下，越來越多的行業都開展了信息化建設，雖然極大地提升了工作效率，但同時也暴露出了安全方面的問題，嚴重威脅了單位數據信息方面的安全。事業單位檔案資源具備一定的私密性，其中的內容和國家政策、發展戰略方針息息相關，如若不慎泄露就會造成不利的后果[2]。因此，事業單位應當加強信息化安全管理與控制，構建一個完善的網絡安全管理制度，積極引入先進的安全防范措施，以此來保障檔案信息的安全性。具體而言，通過一定的手段來防止電子檔案信息被黑客使用病毒盜取，可以對現有的防火墻進行改良與優化，添加先進的加密監控技術，提高電子檔案信息的安全性。同時，事業單位還應當結合實際情況構建一個健全的安全體系，一方面做好硬件設施安全保障，明確檔案管理信息系統的線路、環境、設備等方面所存在的安全隱患，定期進行排查與維護，保證檔案信息化管理系統中的數據信息不被外界因素所干擾;另一方面則要做好網絡安全保障，定期對檔案信息化管理系統中的檔案資源進行全面的掃描，消除網絡木馬、病毒對重要信息的侵蝕，切實保障事業單位檔案信息化建設的安全性。

2.2加大檔案信息化建設資源投入力度

事業單位應當做好不同資源的合理投入，對這類資源進行科學且合理地配置，積極引入先進的設施設備來推動檔案管理信息化可持續發展。根據自身的基本性質以及所開展業務的實際情況，購入一定數量的先進信息設備，完成對老舊設備的及時更新換代，保證事業單位檔案管理信息化建設能夠跟上時代發展步伐，滿足時代發展需求。在事業單位檔案管理信息化建設過程中，專業人才起到了至關重要的作用，其專業素質直接決定著信息化建設的成效。因此，事業單位應當通過合理的途徑來培養出具備較高專業信息技術水平的人才，讓其充分應用各類信息化設備及信息系統來開展檔案管理工作，從而有效增強事業單位檔案管理工作效率及質量。事業單位可以從在職員工中選擇部分資質良好、發展潛力較大的人員進行信息化知識及技能方面的培訓，不斷優化事業單位信息化人才隊伍建設，為檔案管理信息化建設奠定堅實的基礎。同時，事業單位還應當對信息化人才的福利待遇進行優化，借助于激勵機制來充分調動員工的工作積極性，讓其能夠正確認識到自身在檔案管理信息化建設中的責任與義務，認真對待檔案管理工作，這樣才能夠有效實現檔案管理的信息化轉型。

2.3引進培養高層次檔案信息化人才

事業單位檔案管理人員的能力素質高低會直接影響事業單位檔案信息化建設與資源共享，檔案管理信息化建設對人才素質要求較高，既要求具備檔案數據化、信息化的思維意識，還要求具有檔案工作經驗、熟悉檔案業務流程并且掌握一定的人工智能數據挖掘技術和軟件開發知識，能夠科學地將檔案業務與高效的軟件開發融合，將檔案數據用現代化人工智能技術進行深度挖掘，真正做到知識與服務的一體化開發利用。所以事業單位則需要通過高層次人才引進、學科帶頭人培養和專業人才團隊建設等方式培養檔案信息化人才，提升檔案管理人才素質。檔案信息管理人員也需要積極主動地參與學習培訓和項目管理，優化自身的知識結合，能夠熟練應用互聯網、移動網絡、云計算、移動智能終端和現代信息技術設備，滿足檔案信息化建設工作的技術需求，并依據事業單位的特點與自身的工作經驗發揮出來，以此來實現事業單位檔案信息資源的高效利用。

結束語

在信息化時代，事業單位進行檔案管理信息化建設有著重要的作用與價值，檔案管理人員應當樹立正確的意識，不斷提升自身的信息化專業水平，事業單位也要積極引入先進的信息化技術，加強人才培養工作，這樣才能夠有效保證檔案管理信息化建設的持續穩步推進。

參考文獻：

[1]孟祥喜.信息化轉型背景下機關檔案分類研究——以《機關檔案管理規定》中一級類目劃分方法為分析對象[J].檔案管理，2021（03）：83-85+87.

[2]趙錦秀.新時代事業單位檔案管理的思考[J].蘭臺內外，2021（14）：29-31.

作者簡介：

馬小涵，女，慶安縣困難職工幫扶中心 。檔案助理館員 ，研究方向，檔案系列，1988年3月出生。