高校實驗儀器設備采購立項系統設計與探索

袁 勇， 王 輝， 關 旸， 王 博， 王林燕， 戴靈豪

（浙江中醫藥大學a.實驗室與設備管理處；b.中醫藥科學院，杭州310053）

0 引 言

高校實驗儀器設備是人才培養、科技創新和服務社會的重要物質基礎，是突破科學前沿、解決經濟社會發展和國家安全重大科技問題的技術基礎和重要手段［1］。目前高校實驗儀器設備申購普遍存在缺乏統籌規劃、忽略學校整體發展方向、局限于自身學科領域等弊端。因此，如何加強高校實驗儀器設備的統籌管理，理順辦事程序，做到職責清晰、權責一致、有章可循；如何突破儀器設備采購的隨意性、盲目性，增強計劃性、系統性和前瞻性；如何凸顯儀器設備的開放共享、大幅提升使用效率、避免閑置浪費等尤為重要，這是國家積極倡導與鼓勵的方向，是高校努力追求的目標。

眾所周知，高校實驗儀器設備“分散、重復、封閉和低效”的管理機制長期以來根深蒂固，制約了管理模式的創新，綁架了管理層的思維定式，形成了難以逾越的壁壘。當前以大數據思維方式促進高校儀器設備管理手段的創新［2］，以信息化管理手段提高服務水平和質量［3］，打破高校實驗儀器設備管理的桎梏，營造“統籌規劃、開放共享、追責問效”的和諧氛圍，已在高校形成廣泛共識。依托大數據、物聯網［4］、云計算等高科技，構建儀器設備采購立項管理作為儀器設備全生命周期管理過程的首要環節，具有十分重要的現實意義。查閱相關文獻資料發現，學者對高校儀器設備管理的研究主要集中在全生命周期管理、大型儀器設備開放共享、儀器設備檔案管理等方面，如徐召等［5］的“高校儀器設備全生命周期管理系統的設計與實現”、方東紅等［6］的高校設備管理與開放共享的“互聯網＋”思考與探索、劉仁霖等［7］的“高校儀器設備信息化管理系統的設計與實現”、尹立蘋［8］等的“加強高校采購檔案規范化管理的探索”等。以儀器設備采購立項為核心內容有針對性地展開學術研究的文獻尚未發現，涉及的也未進行深入探討，如王健等［9］的“設備購置論證與購置審批管理系統建設的探討”、陳家勝等［10］的“加強大型儀器設備管理應從采購環節做起”、賈延江等［11］的“設備購置論證與采購管理研究”等。為此，構建儀器設備采購立項系統無經驗借鑒。本文以我校為例，對高校實驗儀器設備采購立項系統的設計進行探索與嘗試。

1 設計思路

基于.NET 平臺、Windowsserver2012 服務器操作系統、B／S 架構和3 層結構等成熟框架開發，兼容Windows、Linux 等系統環境；采用成熟穩定的SQL、Oracle等大型數據庫進行后臺數據處理，支持與異種數據庫之間數據的平滑移植，方便數據的導入、導出；通過IIS7Web 服務器進行頁面瀏覽，瀏覽器要求IE9及以上、FireFox、Chrome、Safari 等；業務流程基于獨立工作流引擎驅動；應用邏輯與數據展現獨立分離，在集成、交換、應用、展現等方面具有良好的開放性；運行安全穩定，能夠至少支持10 000 用戶同時在線使用。按上述設計思路搭建的實驗儀器設備采購立項系統架構如圖1 所示。實驗儀器設備采購立項系統與校信息門戶、統一身份認證集成，用戶通過信息門戶直接進入系統。所有通知類消息統一通過校內消息平臺推送，方便統一管理。用戶組織數據直接對接校數據中心，組織異動信息即時生效，無須單獨管理用戶組織數據。系統自動從數據中心讀取資產數據，快速便捷比對校內已有同類設備情況，為決策提供依據。

圖1 實驗儀器設備采購立項系統架構圖

2 軟件研發

2.1 審批流程

以我校為例，儀器設備采購立項實行校院兩級審批。立項主要依據購置必要性、同類儀器設備存量、性能、使用、開放共享程度（主要對大型儀器設備）等現狀，并結合校內外專家論證意見。因此，應用軟件應實現系統的申請、審核、評審（論證，線上／線下）、審批、審定等操作以及流程進度的動態跟蹤、數據的實時交互和系統的維護，每個流程環節有日志記錄，立項審批流程如圖2 所示。

2.2 角色分配

儀器設備采購立項依據校院二級不同職責進行角色分配，不同角色承擔相應職能。院級角色包括申請人、教科辦／綜合科、分管院領導、教授委員會／專家和黨總支／黨政領導；校級角色包括辦公室、職能部門（教務處、科研處、學科管理辦公室、后勤管理處）、實驗儀器設備管理委員會、校長辦公會和黨委會。使用人發起申請，教科辦｜綜合科做好項目初審；分管院領導審核，并確定評審方式與時間后，提交教授委員會成員或專家評審；最后由學院（單位）審定，按輕重緩急排序后提交學校。實驗儀器設備管理辦公室、教務處、科研處、學科管理辦公室、后勤管理處對學院提交的儀器設備采購立項內容審核后，提交實驗儀器設備管理委員會評審，最終經校長辦公會審議和黨委會審定后，納入學校下年度實驗儀器設備項目庫。

圖2 實驗儀器設備采購立項審批流程圖

2.3 院級立項

學院（單位）提出的儀器設備采購立項，應以立足學校及學科發展為前提，兼顧地域（校區）差異，考量現有同類儀器設備的使用和管理現狀，尤其是學校公共平臺儀器設備的使用狀況。同時結合儀器設備性能（功能）的完整性、先進性、擴展性和前瞻性，按照輕重緩急排序后進行申報。院級儀器設備采購立項審批流程如圖3 所示。

圖3 院級實驗儀器設備采購立項程序審批流程圖

實驗儀器設備采購立項申請表按不同預算金額分為四類：單臺／套預算金額10 萬元以下；單臺／套預算金額10 萬元及以上，20 萬元以下；單臺／套預算金額20 萬元及以上，50 萬元以下；單臺／套預算金額50 萬元及以上。申請人（教研室／研究所／實驗中心／公共平臺）按不同預算金額向所在單位提交立項申請表（申報書）；教科辦／綜合科受理、初審（同意或退回）、匯總提交分管教學和科研院領導；分管院領導審核（同意或退回）、確定評審時間和方式；教授委員會／專家對申請項目合理性、必要性和可行性進行評審（論證）；黨總支或黨政領導根據學校發展戰略、立足教學科研需求、結合已有同類儀器設備現狀等實際情況，集體研究并按輕重緩急排序后上報學校。

2.4 校級立項

實驗儀器設備管理委員會下屬辦公室受理、審核、匯總學院（單位）提交的申報材料，對理由不充分、同類設備數量較多的申請予以退回。同時做好學校現有儀器設備存量、分布和使用等情況的梳理，確定評審時間和方式。相關職能處室依據教學、科研、學科發展等不同方向及用房情況提出意見，辦公室分類匯總相關意見后，組織召開實驗儀器設備管理委員會會議，對下一年度全校儀器設備采購開展集中立項論證。最終經校長辦公會審議和黨委會審定，確定下一年度全校儀器設備購置總量。

2.5 流程節點

實驗儀器設備采購立項遵循以下邏輯規則：①申請人提交的表、單按事先約定的流程節點進行流轉和審批。②退回流程由退回單位選擇退至指定位置，如申請人、教科辦（綜合科）、分管院領導等。③重新提交的表、單可選擇提交至退回單位或按①程序進行。實驗儀器設備采購立項系統主要包括我的申請、我的審核、我的評審和審定等節點。我的申請由在編教師發起；我的審核分為院級（教科辦｜綜合科、分管院領導和學院黨政領導）審核和校級（辦公室、學科辦、教務處、科研處、后勤管理處和委員會）審核，審核退回的需說明原因，不通過的不予立項，通過的進入評審環節；我的評審分別由院級（教科辦｜綜合科）和校級（辦公室）組織，有線上評審和線下評審兩種方式，院級由教授委員會評審，校級由實驗儀器設備管理委員會評審；審定由校長辦公會和黨委會集體醞釀決定。

2.6 輔助模塊

上述探討的院級立項、校級立項、角色分配和流程節點等是系統的核心功能模塊，儀器設備的采購立項主要通過這些業務功能模塊加以實現。同時，為提升系統功能整體性和輔助用途，增加了我的消息、立項查詢、意見建議、專家注冊、系統維護、導入模板等輔助模塊以及功能鍵、快捷鍵、組合鍵、快捷菜單和提示信息的設置。

基于以上要求研發的實驗儀器設備采購立項系統框架如圖4 所示。

圖4 實驗儀器設備采購立項輔助模塊功能系統圖

3 測試與應用

軟件系統研發完成后在模擬環境中進行了全面測試，主要涉及不同角色、權限設置、關鍵節點、業務流轉、短信提醒等關鍵節點，對發現的問題給予了及時修正。2019 年10 月我校首次利用系統對2020 年度實驗儀器設備采購立項申請采用線上審批，盡管使用過程中發現了需要進一步完善的地方，但整體運行狀況良好，減少了部門之間的冗余環節。系統的上線，增加了辦事的透明性、客觀性和公正性，大大提高了工作效率。

4 結 語

如今網絡化和信息化已在高校實驗室建設與發展中形成一股新的熱潮，越來越多高校開展了實驗室的信息化建設，打造了基于信息化的實驗平臺［12-13］。目前高校為科學合理安排年度經費預算［14］，從財務角度提出了項目庫概念［15-16］。儀器設備庫作為其中的子項目庫，對培養綜合素質全面、創新能力突出的應用型、復合型、技能型人才起著決定性作用。因此，做好儀器設備的儲備工作尤為重要。采購立項作為確保優質高效儀器設備庫建設的關鍵和全生命周期管理的首要環節，不僅關系到儀器設備“該不該買”，而且對優化資源配置、杜絕閑置浪費和減少采購盲目性和隨意性起著舉足輕重作用。

實驗儀器設備采購立項系統的設計就是為了更好統籌高校實驗儀器設備需求規劃，努力探索儀器設備科學規范的管理方法，實現科學規劃、合理安排和規范使用，體現的是公正與效率。這是信息化技術在高校實驗儀器設備采購立項中的具體應用，更是適應當前高等教育發展的一次改革與創新。各高校通過系統逐步收集儀器設備數據，建立儀器設備庫，做好儀器設備的前期儲備。當然，本系統的構建是一次摸著石頭過河的嘗試，實際使用中難免與期望值存在距離，需要實踐中不斷修正與完善，最終融進學校智慧化校園建設的整體方案中。