大數據在檔案管理中的應用

高登文

【摘要】? ? 目的：為了解決傳統檔案管理中存在的保存難和數據有效整合難，使用難度大和效率低的問題。方法：使用傳統方法和大數據對比的方法對傳統檔案管理中存在的問題和大數據在管理的優勢進行了分析。結果：結果表明大數據可以通過打造云端存儲平臺、對海量數據進行篩選和分析、加快信息檢索速度提高管理檔案效率，從而解決傳統檔案管理存在的問題。結論：最后通過大數據在檔案管理中的實際應用證明大數據在管理中的優勢。該結果為大數據在檔案管理中的應用提供了理論和實踐參考。

【關鍵詞】? ? 大數據? ? 檔案管理? ? 應用

檔案是記錄數據、保留信息的重要方式，其中不單單有顯性信息，還包括著大量的隱性信息，可以向人們傳遞更多有價值的信息，這也決定了檔案和檔案管理工作的價值。檔案管理工作一直面臨著工作量大、難度大的問題，傳統的檔案管理方式為紙質管理模式，在長期儲存過程中容易出現檔案信息丟失或者檔案受潮的問題。而信息技術以及其他科學技術的出現為檔案工作模式的轉變提高了重要的技術動力，以此提升了檔案管理工作的質量。大數據技術是檔案管理工作中較為常用的技術類型之一，可以針對大量數據實施有效管理，有效提高了檔案管理質量和管理效率。

一、傳統檔案管理存在問題

第一，難以保存。傳統檔案是利用紙質的方式進行存儲，難以進行長時間的保存，如果存儲環境潮濕或者通風性能較差，會使紙質資料出現受潮或者風干的問題，增加紙質檔案破碎的幾率，從而影響了后續紙質檔案的長期留存和使用。 第二，難以有效整合檔案數據。檔案具有較高的應用價值，在檔案管理過程中需要對其進行價值提取，但是在整合檔案數據時，如果一直利用人工的方式進行分析，會使檔案數據整合工作受到主觀因素的影響，從而難以公平公正的應用答案。檔案資料的類型以及內容均較多，人工的工作模式難以滿足眾多檔案資料的整合需求，降低了檔案管理工作效率以及工作質量。第三，檔案使用難度大。在進行紙質檔案查找時需要通過較長時間才能夠查找到檔案所在位置，難以滿足現代社會下對于高效作業的需求。在使用檔案時需要進紙質檔案的接收和傳遞，容易在這一過程中出現檔案丟失或者遺漏的問題，在一定程度上也影響了檔案的有效使用。傳統檔案管理工作中存在的問題制約了檔案管理工作效率的提升，無法滿足現代社會下對于檔案管理工作的要求，因此必須要重視改善檔案管理工作手段，加快檔案管理信息化體系的構建速度。

二、大數據及其在檔案管理中應用的必要性

2.1大數據及其特點

大數據是在信息時代下所產生的一個新的概念。具體是指無法在一定時間內利用常規化的軟件或者工具進行分析和處理的數據集合，屬于新型、具有多樣化特點的信息資產。利用大數據技術可以對數據進行一系列的處理，例如信息存儲、信息歸納、信息整合、信息分類、信息分析等，能夠在短時間內對大量數據展開高效處理。大數據的特點可以被歸納為五點：具備大量的特點;具備高速的特點;具備多樣的特點;具備價值性的特點;具備真實性特點。

2.2 大數據應用的優勢

2.2.1提高信息存儲能力

在以往檔案管理過程中能存儲的量是極其有限的，存儲數量不變，因此需要定期對數據進行清理，無法對信息進行長久的存儲[1]。大數據平臺能夠建設新的線上平臺，構建電子化檔案管理系統，可以存儲的信息數量大幅度提升。在云端構建電子數據庫可以吸收海量數據，同時還可以按照數據的屬性完成性質挖掘，是得信息存儲變得更加有價值。除去存儲量增加之外，還可以增加信息存儲類型，使得各種類型的數據都能夠得到存儲和處理。當前人們在生產生活活動開展過程中所產生的數據類型不斷增加，例如視頻數據、音頻數據、文字數據等，這些數據所需要的存儲空間有所差異，為了能夠滿足具體的存儲需求，必須要合理使用大數據，才能夠讓更多的數據及時被存儲在系統中。

2.2.2推進信息化管理模式形成

檔案管理工作正在面臨迫切改革的需求，傳統的管理手段過于落后，管理質量低下，并且缺乏先進的管理理念，從而使得檔案管理工作出現了一定問題，大數據技術則可有效的利用信息化模式完成檔案管理，減少人力成本的投入，提升管理質量，促使管理工作邁入新的階段。傳統的檔案管理模式容易出現數據獲取慢、檢索時間長、分類難度大、存儲空間有限、數據丟失等問題，大數據技術則可有效解決上述問題，建立信息化的管理系統，使得數據分析、數據處理、數據評估等工作可以在一個系統內完成。信息化管理是當前現代社會發展的未來趨勢，通過將不同管理工作的系統進行集成管理，可以打造整體性的信息化管理平臺，改變人們原有的工作模式，加快信息傳遞速度。

三、大數據在檔案管理中的應用

3.1打造云端存儲平臺

在使用大數據之前需要做好相應的準備工作，構建云端存儲空間，保證能夠為海量數據提供有效的存儲平臺，解決檔案資料過大、存儲空間有限的問題。第一，為海量數據提供存儲空間。目前云端存儲空間已經處于不斷擴大的狀態，所能夠存儲的數據規模有所增加，可以滿足當前檔案數據快速增長的需求。云技術是構建云端存儲平臺的重要支撐技術，也是打造存儲空間的基礎條件，可以對多種不同類型的數據實施有效存儲，為信息化管理系統的構建打下良好基礎。第二，存儲多種不同類型數據。通過云存儲空間的構建，能夠將圖片數據、文字數據、視頻數據、音頻數據進行存儲，擴大了檔案存儲的數據范圍，提升了檔案信息的完整性，也減輕了檔案管理人員在數據轉化過程中的壓力[2]。第三，提高了數據存儲安全性。檔案信息具有極其重要的價值，如果檔案出現丟失的問題，會給相關單位帶來嚴重的危害，因此需要選擇合適的方式進行保管。大數據技術能夠對檔案信息進行備份處理，避免了數據丟失所造成的損傷，一旦信息丟失或者缺失可以直接進行數據恢復。除此之外，還會設置一定的數據加密系統，需要通過輸入密碼或者指紋識別的方式獲取信息，可以限制獲取信息的用戶，提高用戶管控效果，加強信息存儲安全性[3]。

3.2利用大數據對檔案信息進行評估和分析

大數據分析能力能夠對海量數據進行篩選和分析，從中歸納出數據所具備的價值以及規律，有效提高了數據評估質量。在檔案管理工作中，不僅需要對檔案信息進行存儲分類和整理，同時還需要提取檔案中有價值的信息內容，可以提升檔案資源的利用效率。以往人工的分析方式會受到多種因素的影響，出現不公平或者不公正的問題，在一定程度上影響了檔案資源的利用質量。在使用大數據技術后則可以規避這一問題，能夠通過系統自動完成信息評估，使得評估準確性和科學性均有所上升。大數據可以對復雜對信息進行識別，可以在較為快速的狀態下為用戶提供相應的信息服務，滿足用戶對于檔案信息的需求，充分發揮大數據的數據分析的優勢。大數據還可以完成數據整合，對多種類型的大規模數據實施分析，在數據之間建立一定的聯系脈絡，為用戶提供更加及時的數據服務，使用戶在更短的時間之內獲取所需要的檔案信息。人工智能技術也是當前辦案管理工作中所提倡用的新型技術，管理人員可以將人工智能技術和大數據技術進行集合，在信息管理系統中融入專家系統，能夠讓系統從專業的角度出發，對數據進行分析和處理，不僅可以提高分析的準確性，還能夠提升數據處理效率，為后續決策方案的制定提供重要的數據基礎。

四、實際應用案例分析

將大數據應用于某學校檔案數據的管理中，將該校在2017年和2018年用傳統管理方式處理的數據與2019年應用大數據處理的數據從數量和質量上進行比較，如圖1所示。

高校內學生數量不斷增加，所產生的數據量持續上升，綜合一年情況來看通過大數據技術可以在短時間內對大量數據進行整合。從圖1可以看出，除了一月、二月和八月份學校放假數據較少外，用大數據管理檔案可以大大提高處理數據的量。在相同的時間內用大數管理檔案的2019年處理的數據量比2017年和2018年用傳統方法處理數據大大提升。傳統數據管理模式和大數據對比情況如表1所示。

在查閱檔案材料時也不用再翻閱紙質的材料，直接從數據庫中就可以提取所需資料，大大提高了工作效率。同時，也解決了傳統檔案管理中因為紙質材料保存時間長，數據褪色無法辨識的問題。因此，使用大數據管理檔案既能提高檔案管理的效率也能提高管理的質量。

五、結束語

檔案管理工作對于各項活動的開展都有著積極的影響，也是各種活動開展的重要數據基礎，通過大數據的應用能夠為檔案管理工作開展提供更多便利。大數據在檔案管理中的應用，可以滿足智慧城市發展需求、信息化管理需求、信息存儲需求。在應用大數據技術時需要構建云端存儲平臺，合理利用大數據技術對數據進行分析，完善數據檢索系統，保證可以在第一時間查找到所需要的檔案信息，提升檔案管理效率。在信息化時代下，新型信息技術發展速度逐漸加快，為了能夠提升檔案管理效率，應當將大數據技術和智能化技術等進行聯合使用，構建智慧化檔案管理系統，開發新型管理手段。

參? 考? 文? 獻

[1]許美娟.大數據下高職院校檔案數字化管理創新策略[J].辦公自動化，2021，26（12）：53-54.

[2]鮮勇.地區油氣田企業地質檔案大數據開發利用體系實踐與應用[J].蘭臺世界，2021（S1）：79-80.

[3]封瑋.檔案管理從信息管理到數據管理的轉型機制與全新策略[J].蘭臺內外，2021（15）：35-36.