檔案信息數字化下的民辦高職檔案管理模式分析

徐輝

（大連楓葉職業技術學院，遼寧大連 116036）

0 引言

早在2005 年，國家檔案局實行的《紙質檔案數字化數字化的技術規范》中提到，要采用數字化檔案進行在線和離線的備份，并且要注意進行異地備份，將傳統的紙質檔案由靜態的、固定的、消極的狀態轉變為動態的、可變的、積極的信息，并且要在這種數字化形勢下不斷地優化，不斷地調整管理模式。數字化檔案的建設過程中，要針對高職院校歷年來的所有檔案資源進行整理，不僅要擴大整理范圍，還要在整理過程中對信息進行收集、整理、歸納、提煉等，不斷提高高職檔案管理的智能化和數字化，這個不斷完善檔案管理的模式，能夠讓高職檔案建設更加的科學有序，也讓高職院校對于檔案的利用率不斷提高，為高職院校檔案建設出一份貢獻。

1 檔案信息數字化對高職檔案管理模式的重要性和當前存在的問題分析

1.1 檔案信息數字化對高職檔案管理模式的重要性

第一，這是高職院校檔案管理改變的必然。在21世紀初期，電子檔案剛剛興起，各大院校開始用網絡來進行學生資料的錄入和整理，學生也通過網絡開始完善個人和家庭情況的相關信息，隨著數字化時代開始興起，對于學生信息的錄入進行了一種轉變，開始利用互聯網和多媒體對學生資料進行整理，并且建立了數據檔案庫，這在一定程度上對檔案的管理進行了規范，通過這種方式可以更加方便的對學生的檔案進行更新，學生檔案的利用率也可以得到提升。……