行動學習法在財務共享管理中的應用研究

陸勐哲 孫開寶

（1.宜興交通產業集團有限公司，江蘇 宜興 214200；2.淮陰工學院，江蘇 淮安 223001）

在國家對國有資源的不斷整合的形勢背景下，A集團作為國資背景的獨立產業集團，負責交通基礎設施項目的投融資、建設和管理，以及經營性國有資產的監管、重組和運營等業務，下轄全資子公司36個、投資參股公司12個，為了實現集團企業可持續的快速發展，我們需要通過內部管理的優化和變革來支撐集團的發展目標。

一、國有企業財務共享中心現狀分析

財務共享中心是基于信息軟件系統為企業提供預算控制、會計核算、業財融合等多種跨地區、跨組織的服務平臺業務。我們創建財務共享中心，可以實現將一些重復的、不復雜的、流水線式的會計業務統一到中心進行規范的、格式化的處理，從而降低會計人員在從事會計核算時候的重復勞動，從而不斷提升財務治理能力與治理水平的現代化。根據目前掌握的數據，集團企業已經有一部分建立了財務共享中心從事跨地區、跨組織的財務核算，大多數企業還處在原來的財務治理水平上。但截至目前，我國已經建成財務共享中心的企業中大多數為外資企業、合資企業和大型私有企業，大型國有企業正在計劃建設財務共享中心，而地方性國企仍在摸索中。此外，運行財務共享中心的集團企業，不少共享服務還停留在提供基礎報銷業務層級，還沒有拓展到財務分析、內部控制、往來款項、預算編制、成本控制、稅務籌劃等業務。

建立財務共享中心的國有企業，通過實踐證明，可以起到倒逼企業不斷精簡和科學優化各項業務的財務管理流程，促進工作效率和治理效能的不斷提升。然而，很多地方性國企內部系統結構復雜，在設計財務共享中心時很難把所有的部門崗位完全有效整合，在后期通過中心進行業務交接時不順暢，系統與系統間存在割裂感。且原有的財務工作人員在財務共享中心建設前主要負責單一的業務，在建設完成后將負責塊狀業務，這種改變能否成功尚未可知，尤其是目前國內財務共享的高端人才不夠多，地方性國企很難在短時間內對財務人員進行全方位的轉型升級。

本次課題針對江蘇省A集團在財務共享方面存在的問題進行了深度剖析，并且通過將創新型現代財務管理工具——OTC行動學習法應用于財務共享中心建設來提升財務管理體系的效用性。

二、財務共享中心的籌建

隨著集團的不斷發展壯大，集團下屬子公司及三級子公司的增多，導致集團內部組織層次越來越復雜，管理層次和管理寬度加大，然而當前集團財務管理的方式方法還相對傳統，仍存在分散辦公導致人員忙閑不均、紙質業務流轉導致大量的手工核算記賬與對賬、業務流程標準不一致導致對管理戰略支撐力薄弱等現象，為了改變財務管理現狀，A集團財務部在2019年開始建設財務共享服務中心以來，打破原來會計工作人員歸屬管理和崗位的優化設置，規范化的流程設計實現了業財一體化融合，構建了業務財務、共享財務和戰略財務的價值創新型財務管控體系，提高了財務核算與結算效率，降低了財務核算與管理成本，加強了集團的內控體系建設，從而使得集團實現了跨越式轉型升級。

為了確保財務共享服務中心模式的穩步快速推進，先選擇7家公司作為試點單位，上線費用共享、出納共享、總賬共享、報表共享模塊，待應用上線并運營成熟后，再逐步地進行全集團和全業務共享的推廣應用。以這4個模塊為基礎，之后將繼續對應上線應收賬款模塊、應付賬款模塊、合并報表模塊、合同管理模塊等更加復雜的模塊，使得財務治理能力和治理水平顯著提升。形成了A集團的財務共享中心獨特優勢：

1.財務模塊優勢

（1）以預算編制為抓手，對接商戶系統。實現商戶系統與企業ERP系統信息共享，達到企業事前預算控制的目的，從根本上解決了企業的費用支出在預算內，規范業務流程，很好的起到了成本控制作用。

（2）財務報銷系統與銀行系統實現24小時無縫對接。財務報銷網上預約，APP上線上審批，縮短了報銷時長，提高了工作效率和效果。

（3）財務數據的適時報送，為會計人向管理人轉型成為一種可能。共享中心數據的整合為企業實時提供財務各類數據成為可能，使得核算型會計向管理型會計轉型升級。

2.內部控制優勢

（1）資金風險可控。資金的實時數據可實現資金風險可控，改變過去關鍵崗位輪崗方可實現的內控效果。

（2）24小時資金結算。財務報銷系統與銀行系統實現24小時無縫對接，企業支付跟便捷，資金結算更實時。

（3）融資不在困難。共享中心與銀行系統的對接，為企業提供更多的金融服務，企業貸款時效性更強。

三、實現財務共享后出現的難點和堵點

A集團財務共享中心主要服務范圍是全集團各子公司財務事項的集中審核、資金集中支付、會計財務集中處理三個方面。財務事項集中審核：各子公司以掃描的形式將原始單據錄入系統，按照公司業務審批流程，在分管領導審批后，傳到集團財務共享中心，財務人員對上傳的信息進行制度性審查，全程審查實現信息化，最后支付崗會計對信息確認無誤后發出支付指令，系統自動將指令傳遞給網上銀行系統，實現網銀支付。各子公司不再承擔會計基礎核算工作，會計核算工作統一由財務共享中心完成，財務共享服務系統與財務總賬系統無縫對接，每月按期自動結賬，財務總賬系統會根據審查后的合規信息，自動生成會計分錄，完成會計基礎核算工作。但財務共享中心運營過程也出現了一些難點和堵點，急需解決。

1.財務共享服務中心人員素質急需提高與變革相適應

由于A集團財務共享中心每日處理子公司財務單據工作量繁重，需要一批具有良好核算水平和業務能力的財務人員，短時間內塑造業務水平高、素養高的職員隊伍出現明顯的問題。因為大量財務任務逐漸匯集到共享服務中心，工作人員需要解決大量常規的工作，由于處理能力的不足，導致工作開展進程緩慢。

2.財務共享服務中心和軟件公司合作中處被動地位

A集團對于財務共享系統平臺構建中技術層面的事項并不熟悉，在和軟件公司的合作中有時會處于較為被動的地位。比如在軟件方提出要加購某些模塊才能實現原定功能目標時，由于不了解軟件技術領域的相關知識，在談判中往往處于下風，最終妥協，導致資金投入高于預期。此外，軟件公司和電信服務器運營商、安全運營商，甚至掃描系統負責商，在項目出現問題需要認責、運維時，常常會相互推諉，扯皮避責，影響工作效率及質量。

3.相關制度有待完善與變革相匹配

在前期進行項目調研的過程中，通過對現有問題的梳理以及各子公司的需求匯總，A集團發現制度被提及次數很多。現有的財務制度在有些方面并沒有統一的具體的嚴格條款，工作中遇到模棱兩可的情況時就比較難處理，隨著系統的進一步升級，流程管控更加嚴格，亟需制定、細化、完善制度，使各項財務工作都有規可依。此外，A集團內各公司涉及的行業很多，不同行業適用的制度必然不同。

四、OTC行動學習法在財務共享中的應用

為了解決財務共享中心運行中的堵點和難點，我們嘗試將OTC行動學習法應用于財務共享中心。OTC行動學習法是一種以建立有組織、有制度、分工明確、目標一致、結構清晰的工作體系為前提，充分激勵員工敢于提升并展現自我、主動挖掘業務難題，用共享智慧提高企業經營管理效率的新型現代管理工具。根據中心不同的崗位（主要有資金崗，收入崗，費用崗，總賬崗四個崗位），從組織效能O（Organization）、人才管理T（Talent management）、貢獻度C（Contribution）三個維度出發，具體執行目標任務。

圖1 組織效能

（1）成立領導小組。成立由分管財務領導擔任組長的財務管理體系優化建設領導小組，組員由共享中心成員及分子公司主要財務負責人組成。

（2）有效融合財務和業務流程。梳理業務流程時，遵循由易到難，由簡單到復雜的原則進行梳理，對會計相關的政策制度、會計科目設定、核算明細等進行統一。同時在制度、流程標準建設過程中借助外部供應商咨詢顧問，負責對體系化建設所涉及的組織機構、工作職責、人員配置以及內部管理流程再造等方面提供專業化的咨詢意見。此外，集團還不斷解決制度的執行問題，及時制度更新，加強對制度執行情況的跟蹤。

（3）建立良好高效的溝通渠道。通過現場訪談、問卷調研、流程穿行等多種方式，對組織、人員、流程以及信息系統現狀進行了解，分析業務現狀與共享中心模式的差距，出具調研分析報告，提出與共享中心詳細方案設計相關的關鍵決策點、業務與流程改進點并給出參考建議。同時，建設高效的溝通平臺，充分分析了解業務部門的需求及需求的重點，并讓對方一定程度了解共享中心的情況，增進雙方的互相理解，如果溝通不理想，要及時尋求各級相關領導的協助，合理借用外部力量達到既定目標。

經過OTC行動學習小組的討論研究后，制定了整體業務方案包括以下幾個方面：①共享中心服務模式、戰略定位及建設路徑。②共享中心組織及人力方案。③共享中心流程方案。④共享中心信息化規劃方案。⑤共享中心運營管理方案。

圖2 人才管理

創建學習型的財務共享中心團隊，培養員工的團隊理念，全面營造良好的學習環境，制定全面的培訓學習計劃。職員可以在集團學習培訓模式中，尋找現在出現的問題并制定良好的處理方案，能夠全面提升隊伍綜合解決問題的實力。

圖3 貢獻度

五、OTC行動學習法在財務共享中心應用成效

1.從財務發展的視角看

促進了會計工作由核算到管理的改變；促進業務、財務形成更加緊密的伙伴關系；統一了核算標準，有利于驅動集團流程統一規范，標準化作業流程，引導業務合規管理，提高會計信息質量。

財務共享中心平均每月處理單據780筆，極大提高了處理事務的效率，另外還提高工作的透明化，清晰掌握各個流程環節出現的問題；同時杜絕各單位標準、制度執行有差異，使整個財務工作標準化、流程，強化內部控制。工作期間，快速實現財務人員工作分工調整，解放大量財務人員，為管理會計轉型奠定基礎，對于財務業務復雜多樣的A集團，降低了財務風險，降低財務成本等終極目標。

在OTC行動學習法的機制下，各崗位都從獨立的PDCA循環體，在工作中不斷通過計劃-實施-反饋-改進來明確目標、執行目標、自我回查，到最終改進問題、結束任務。例如，共享中心發現子公司的收款類型、往來戶類型、對方科目等填寫有誤或者漏填，子公司財務對流程不熟悉，頁面操作復雜等，導致返單率比較高，結賬工作任務繁重。共享中心各崗位組員梳理分公司集中出現的問題進行分析討論，共享智慧，根據問題逐一制定解決方案，對問題多且工作進度緩慢的子公司財務進行單獨輔導。在此期間，組員們充分考慮前段業務人員的操作習慣，充分考慮各方面需求，操作便捷、易學易用等，在A集團財務部的組織下，共享中心與子公司也進行了獨立的財務業務的培訓，提高自身業務水平的同時，共享中心組員也進行輪崗機制，深入業務一線了解子公司財務的需求，在前端加強對業務的指導與管控，加強溝通。共享中心也能根據子公司的實際業務需求，反饋于軟件公司，根據業務需求優化流程，方便子公司操作。在這樣的機制下，子公司的返單率也從之前的16%降到了5%。通過上下協同，共享中心及子公司財務人員建立了良好的溝通模式，為基礎公司提供管理決策服務，使得財務管理水平和業務能力都能共同持續成長。

2.從企業的發展視角看

從財務流程到全業務流程的持續改進，也從財務共享中心向財務管理中心轉變，同時也有利于集團協調各方，為企業戰略服務，支撐戰略轉型。

財務共享模式的集核算、資金、預算為一體的財務結算中心的時機已經成熟，可以將重復性高的會計處理和基礎核算類工作由結算中心統一處理，能夠規范、統一、高效，專業化分工、流程更標準、實現流水線式作業。同時能夠提高財務工作質量、使工作更為精細化、專業化。從而釋放出部分財務人員更多地從事管理會計工作。基于共享中心模式下的專業化數據，提供決策有用的信息，服務公司戰略布局，促進業財融合。

3.從個人發展視角看

增加了工作挑戰性，有余力感興趣的前提下全面熟悉業務流程，管理方式，增加自身價值。同時也能學習相關業務知識增加管理經驗，把挑戰變成機遇的信心。

同時A集團降本增效、優化資源配置，集團下屬企業眾多，通過新的企業財務管理模式的轉型有效提升財務治理能力與治理水平的現代化，降低財務核算成本，推進財務人員專業化分工、釋放潛能、提升財務價值創造。

六、結語

一個功能穩定全面的信息系統是建立財務共享中心的基礎保障，在穩定的信息系統下，集團企業各類財務信息數據傳輸才能做到實時和真實。實施財務共享中心建設要按照企業的組織結構及規模等自身的需求特點，做好前期的可行性研究，做到路徑明確，尤其會計人員的培訓，提高他們復合型能力提升，保證項目的有效推進。同時加強對企業內部管理層及相關操作人員相關的專題培訓，培訓有效就能保證財務共享中心的建設落地。OTC行動學習法能有效的幫助企業在員工培訓和框架搭建上奠定好的基礎，還可以依據企業自身的條件，決定財務共享中心的運行模式。企業實際的組織構架，分公司的層級及數量，企業的主營業務都是財務共享中心選擇何種運行模式的核心考慮因素。這就要求集團企業選擇何種運行模式的時候，充分考慮各分子公司的業務需求，合理的設計優化業務流程，在實踐中不斷摸索創新，構建符合企業實際需求的財務共享中心。