火力發(fā)電廠工程合同檔案的管理探討

胡志勇

摘要：火力發(fā)電廠工程合同作為項目建設階段參與建設方的最高行為準則，其管理水平將會直接影響整個工程的竣工驗收與后期評價，這不僅能夠有效降低火力發(fā)電廠工程施工階段的風險發(fā)生幾率，同時也能夠幫助企業(yè)獲得良好的經(jīng)濟效益，營造出良好的形象，從而提升在市場中的競爭能力。但現(xiàn)階段，在火力發(fā)電廠工程合同檔案的管理工作當中存在著部分問題，這些問題直接導致合同檔案的完備程度不夠高，對工程造成了一定程度的影響。基于此，本文主要分析了火力發(fā)電廠工程合同檔案管理工作現(xiàn)狀以及存在的問題，并提出幾點有效的管理策略，以供參考。

關鍵詞：火力發(fā)電廠;工程合同;檔案管理;策略

火力發(fā)電廠工程中合同檔案的管理工作十分重要，它能夠保障火力發(fā)電廠工程能夠順利進行，明確和調(diào)整發(fā)包人以及承包人的經(jīng)濟關系，若是雙方在合作的過程中出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛，也可以通過合同進行有效解決。工程參建主體之間的權利義務關系需要通過合同進行確定，施工方與建設方也應根據(jù)相關法律法規(guī)的規(guī)定依法簽訂工程合同，充分發(fā)揮出合同的法律約束作用，保證工程能夠協(xié)調(diào)有序的進行。

一、火力發(fā)電廠工程合同檔案管理的現(xiàn)狀

火力發(fā)電廠工程的建管模式包括直管、代建以及委托三種，有著較多的參建主體，在工程實際施工過程中，僅僅只是土建施工單位就有著近百家，簽訂的合同大約有600多項。現(xiàn)階段，大多數(shù)工程企業(yè)都意識到了合同檔案管理工作的重要性，并通過一些有效的管理措施來提高管理水平，但由于火力發(fā)電廠工程存在著一定的特殊性，再加上受自身因素以及客觀因素的影響，導致合同的檔案管理工作存在著不規(guī)范的現(xiàn)象，需要相關人員進一步加強研究，從而將其中存在的問題進行改善，將合同檔案應有的價值與作用充分發(fā)揮出來。當前在火力發(fā)電廠工程合同檔案的管理工作中，主要存在著以下幾種主要問題：（1）火力發(fā)電廠工程合同具有著跨專業(yè)、同時進行等特點，若是人員對合同檔案管理工作的認知存在缺陷，這就會為合同檔案的管理工作增加較大難度。（2）火力發(fā)電廠內(nèi)部各個部門過于注重合同對于正在進行中工程的作用，但是當工程竣工結束后，卻沒有意識到合同檔案后期歸檔與管理工作的重要性，這種情況就會導致工程合同檔案的一些材料由于人為因素失去了完整性。（3）在開展合同檔案的管理工作當中，大多數(shù)人員往往只是關注合同檔案資料收集、歸檔等方面的工作，但是卻沒有注重合同檔案資料本身的質(zhì)量，只有確保檔案資料的完整性與真實性，才能夠?qū)⒑贤瑱n案資料的價值與作用充分發(fā)揮出來。但由于一些合同中重要款項缺失，這就會導致工程在施工過程中存在著一定的缺陷與漏洞，這不僅會直接影響工程的整體質(zhì)量，同時也會導致工程在運行過程中存在一些安全風險因素[2]。

二、火力發(fā)電廠工程合同檔案的管理策略

（一）提高合同檔案管理工作的重視程度

在簽訂工程合同之前，施工單位需要全面審查與分析招標文件與合同文本等方面的內(nèi)容，預先將所有的風險評估出來，然后再進行策劃火力發(fā)電廠工程的合同，從而為工程預算、合同簽訂以及工程報價等方面提供正確的決策。一方面，要建立相應的外包工程管理平臺，相關參建主體的檔案管理工作人員需要及時錄入一些重要信息，如工程立項、資質(zhì)審查、入場管理以及施工監(jiān)督等方面的內(nèi)容，同時并加強火力發(fā)電廠工程合同執(zhí)行情況的監(jiān)督與管理，提高工程合同信息檔案資料的完整性與真實性。另一方面，要建立合同網(wǎng)絡審核體系，各主體簽訂的合同必須要與《合同法》中的有關規(guī)定與內(nèi)容相符合，其重要明確發(fā)包方與承包方之間的權利義務，這樣才能夠提高工程施工質(zhì)量的同時，降低合同糾紛發(fā)生的幾率。

（二）確保合同檔案文件資料的真實完整性

合同檔案資料在工程建設過程中的作用與地位十分顯著，這些基本資料將會直接反映出工程的實際情況，同樣也是工程項目最終驗收的重要依據(jù)。在火力發(fā)電廠工程合同檔案資料的管理工作當中，應建立有效的合同管理平臺，詳細著錄合同的一些基本信息，如合同名稱、合同編號、簽訂日期、合同金額、履行情況等等多方面的信息，并保證火力發(fā)電廠工程合同資料完整、及時歸檔。同時，也要實施對發(fā)包單位以及承包單位的分級管理制度，除了要做好基礎的檔案資料收集、整理以及歸檔工作之外，還要建立與企業(yè)組織機構相符合的人員網(wǎng)絡管理體系，明確檔案管理人員的工作職責，確保工程能夠順利施工。除此之外，企業(yè)也要注重加強對檔案管理工作人員的培訓力度，讓檔案管理人員能夠充分利用現(xiàn)代化信息技術，以此來提高工程檔案資料管理工作的整體水平。

（三）保證合同檔案管理工作的規(guī)范有序性

火力發(fā)電廠工程合同的檔案管理工作屬于一種環(huán)環(huán)相扣的工作，若是任何一個環(huán)節(jié)存在問題就很有可能導致檔案資料缺乏真實性，因此，相關單位必須要加強各個管理部門之間的溝通與協(xié)作，這樣才能夠在共同努力下確保工程合同檔案管理工作的有效性。一方面，合同履行管理部門主要負責合同中各類原始資料的收集與整理，并建立合同檔案，當合同內(nèi)容履行完畢后或由于一些特殊情況導致合同履行終止，那么就要將所有的合同資料及時上交到主管部門進行歸檔處理。另一方面，合同主管部門要按照相關的流程將合同檔案及時移交到公司的檔案室進行存檔。除此之外，火力發(fā)電廠工程合同的檔案管理也應及時跟隨社會時代發(fā)展的腳步，加強管理信息化建設。只有加強合同檔案管理信息化建設，才能保證合同檔案管理工作的規(guī)范有序性，使合同檔案在火力發(fā)電廠工程建設過程中充分發(fā)揮自身的利用價值，為所有工作人員提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。

結束語：

總而言之，火力發(fā)電廠工程檔案的管理工作非常重要，這就需要相關人員提高合同檔案管理工作的重視程度，讓合同檔案的科學管理以及法律約束作用能夠得到進一步強化，從而切實有效的降低工程風險，保證工廠項目的有序進行。

參考文獻：

[1]王學功.如何提高檔案管理工作的效率[J].大眾標準化，2021（22）：175-176+179.

[2]藺晶.火力發(fā)電企業(yè)檔案管理工作探析[J].蘭臺內(nèi)外，2021（20）：37-39.

[3]劉勤.論火力發(fā)電廠工程合同檔案的管理[J].才智，2015（29）：361.