加強鐵路工程建設項目檔案管理的幾點思考

文/中鐵十一局集團有限公司 郭琳

在我國，提高鐵路建設工程的質量是國家重要發展計劃之一。其中，鐵路建設項目檔案管理是最重要的環節和最關鍵的內容。由于鐵路建設項目檔案記錄了鐵路項目建設的全過程，因此其不僅是鑒定工程質量和安全的重要憑證，還是鐵路后續運營和管理的具體依據，可以說是改善和創新工程設計的重要資料。因此，加強鐵路建設項目檔案管理，對于提高鐵路工程建設水平有著重要的促進意義。

一、鐵路工程建設項目檔案管理的特點及作用

（一）特點。對于項目建設來說，必然會產生數量和種類繁多的資料，而分類和整理該部分資料以形成檔案文件，可以真實地記錄檔案工程建設的全過程。但是，由于鐵路工程項目的建設規模較大、施工單位較多，且生產過程中所需應用的設備和工藝技術也較復雜，因此這增大了鐵路工程建設項目檔案管理的難度。一般來說，鐵路工程建設項目檔案管理流程如圖1所示。

圖1 鐵路工程建設項目檔案管理流程

（二）鐵路工程建設項目檔案管理所發揮的作用。和普通檔案不同，鐵路工程建設項目檔案資源分布較分散，且不同的專業技術具有不同的檔案記錄方式。故而，檔案在所有工程項目形成與建設的過程中，往往實用性較強。對于鐵路工程建設施工來說，檔案中的圖和實際的物是相互匹配的。因此，檔案資料是項目后續竣工驗收工作和施工維護工作的重要參考和主要憑證。尤其當后續鐵路項目需要改造、擴建和改建時，該部分資料更具重要的參考作用。

由此可見，提高鐵路工程項目檔案管理工作水平，也就意味著提高鐵路工程建設的質量和安全。

二、當前鐵路建設項目檔案管理仍存在現實問題

（一）檔案業務不熟。現階段，鐵路項目的參建單位中負責檔案管理的工作人員大多為兼職，部分人員甚至沒有相關的檔案管理經驗，通常都將與工程相關的檔案資料隨意地放置到一處。與此同時，由于檔案管理人員缺乏檔案管理知識，且還需要兼顧其他工作，因此導致項目施工過程中所形成的各種文件和資料，不能被及時地收集、分類和歸檔。這具體表現為，工作人員往往都會到工程即將竣工時才開始補充文件和資料，而此時技術人員基本已離場，剩余的工作人員因為不了解檔案資料的實際情況、不知曉檔案管理中的業務標準，造成檔案資料整理時間的嚴重拖延。

（二）制度不健全，執行力不足。目前，我國很多參建單位內部的檔案管理工作的各項規章制度不夠健全，沒有形成合理統一的管理程序。不僅如此，在檔案管理工作中，各部門職責權限的不分明，也導致檔案實際的收集、整理和管理工作缺乏有效的監督。因此，當工程建設施工中所形成的文件資料涉及多個部門時，就很容易發生檔案工作不協調、檔案管理責任不清晰的問題，造成檔案運行、管理和應用嚴重受阻。

（三）信息化程度低。就我國部分參建單位的內部而言，其通常沒有設置檔案管理部門，或即使設置了檔案管理部門，也存在檔案管理工作人員的專業技能水平不高、對檔案文件資料管理要求不夠了解、對文件歸檔工作認識不足等問題，導致工程文件和資料無法得到規范化。

另外，在管理檔案的過程中，文件和資料的簽字蓋章情況不符合要求、竣工圖保留不齊全、電子文件資料收集不全等問題也時有發生。

三、對鐵路建設項目檔案管理工作的幾點建議

（一）強化檔案服務保障功能。1.做好資質換證工作，以確保資料收集工作可達到相應的標準和要求。對此，參建單位要根據公司的工作成效來計劃和規劃，讓負責人員必須根據集團工作所規定的時間節點移交相應的竣工資料，且保證資料的收集、分類和整理都符合相關要求，從而進一步提高檔案資料的規范性和完整性。2.嚴格規范并嚴格審批檔案的應用或借閱流程，做好相應的登記手續，以避免檔案文件資料的丟失或損壞，進一步提高檔案資料管理的制度化、規范化和程序化。

（二）規范項目檔案管理。對項目檔案而言，集團公司及所屬各單位檔案部門需按照項目檔案的分類方法，統一管理并排列上架。1.建設單位和參建單位應成立項目管理的全宗卷。該宗卷的內容主要有：項目整體概況、項目檔案管理情況簡介、項目劃分各類表格、檔案分類方法、項目文件歸檔范圍、項目檔案整理方案、檔案整理情況說明、項目檔案的登記臺賬等。2.項目檔案的安全問題十分重要，故而有關單位必須確保檔案的安全，如檔案存放之處應注意防水、防火、防高溫等。3.檔案管理部門應成立檔案庫房管理及檔案利用制度，并明確規定檔案利用的對象和范圍，以增強對庫房的管理，保障檔案的安全。4.檔案管理部門應及時記錄對檔案的利用情況。

（三）做好檔案預驗收工作。對于鐵建項目檔案管理管理工作來說，鐵建項目檔案預驗收工作是十分重要的步驟，具體流程如圖2所示。其預驗收中的檢查重點有：1.做好項目檔案工作的組織和管理工作；檢查項目檔案的案卷外觀質量與檔案存儲環境；檢查文件資料必須具備的建立單位等審核記錄。2.檢查各項規章制度的制定和執行情況；檢查檔案管理工作的開展是否和項目工程建設同步進行。3.檢查檔案案卷的內部質量，重點檢查原始資料的手機情況、隱蔽工程及工程重要部位的檔案材料是否齊全，一旦發現問題，要及時進行查缺補漏，糾正其中的錯誤，提高檔案資料的系統性、完整性和準確性。

圖2 鐵路建設項目檔案驗收流程

（四）加快數字信息化建設。1.在數字信息化發展的背景下，檔案管理也應隨之運用信息化技術。對此，項目電子文檔的歸檔、電子檔案的管理及項目管理的數字化，必須符合國家出臺的行業規定。2.對于項目的電子文檔歸檔范圍來說，需按照紙質項目的文件范圍并結合實際情況而定；同時，項目的電子檔案分類也需按照紙質檔案來展開分類。3.電子文件的歸檔工作需由項目電子文件形成部門來負責，且該部門要及時檢查完整的項目電子文件信息，包含：信息內容是否齊全、格式是否符合規定、與紙質或其他載體文件內容是否相同等。4.建設單位可通過檔案管理系統來管理電子檔案；不僅如此，應有效保護電子檔案，避免因偶然或惡意因素導致網絡數據被破壞、泄露或更改，從而杜絕網絡系統信息的丟失、篡改和泄密問題；與此同時，還要及時備份項目電子的檔案。5.建設單位可按照實際情況來數字化處理項目檔案，如委托第三方進行數字化加工建設，且必須簽訂保密協議。6.在建設單位采取電子簽名技術時，具體過程應該符合《中華人民共和國電子簽名法》的規定，并需經過建設單位的認可。

四、結語

綜上所述，提高鐵路建設項目檔案管理水平，可以為實現工程建設科學組織和管理提供重要保障。因此，在鐵路建設項目檔案管理中，必須重視規范性和同步性，并積極融入現代化管理技術和方法，加大項目檔案監管力度，以促進鐵建項目檔案管理工作的科學化、規范化和系統化，從而為鐵路建設事業發展提供優質服務。