商務英語信函寫作中禮貌原則運用研究

吳 艷 楊慧瑩

（1.淮南師范學院外國語學院 安徽淮南 232001;2.馬來亞大學文學院 馬來西亞吉隆坡 999004）

商務英語信函寫作，跨文化意識是成功進行商務交際的重要保障因素之一，同時商務英語信函寫作者需要具有一定的語用能力，遵循相關語用原則及商務英語信函寫作原則，進行有效的商務英語信函寫作，成功實現交際目標。

商務英語信函的寫作離不開語言的運用，需要商務英語信函寫作者具有跨文化意識，在語用原則指導下，恰當運用得體的書面語言進行交流；而語言與文化的關系是密不可分的，進行商務交流的雙方通常是來自不同地域、有著迥然不同的文化背景的商業合作伙伴。恰當得體的商務語言的運用是成功進行商務英語交際的重要保證。因此,在商務英語信函寫作中要善于運用商務禮貌用語，注意選擇一些具有常用性、廣泛性及禮貌得體的語言表達，不僅有助于加深交易雙方的友誼，同時能夠促進雙方成功順利地達成交易。

來自不同國家文化背景的人們在交際過程中因文化差異會產生誤解，甚至還會產生不同程度的沖突。因此，商務英語信函寫作者有必要注意到不同國家文化背景下交際原則的差異;在商務英語信函寫作過程中要注重跨文化語境的構建，具有對文化差異的敏感性、包容性及處理文化差異的靈活性;提升跨文化能力，從而一定程度地增強跨文化語用能力，從多維度在商務英語信函中構建跨文化語境，促成商務英語信函交際的成功。

一、語用禮貌原則下商務信函詞匯運用

成功地構建商務英語信函中的跨文化語境需要在語用禮貌原則指導下恰到好處地運用詞匯，以期達到預期的交際目標。商務英語信函寫作者要具備有關文化差異的知識底蘊以及對文化差異的敏感度。通常母語文化在交際參與者的頭腦中根深蒂固，一但母語文化與異文化發生沖突，有時就會對異文化產生一種反感的態度。但如果商務英語信函寫作者對相關的異文化了解得越多，就會對異文化持有一種能夠容納的態度，并在商務信函寫作這種形式的交際中能夠從異文化的角度去思維，有效地通過商務英語信函完成一系列商務事宜，解決商務往來中出現的日常問題。以下面的商務英語邀請函及被邀請者的否定回復函為例。

例1：

Dear Mr.White:

Will you give us the pleasure of your company on September the sixth,at 6:30p.m.?We are planning a dancing party to celebrate our company’s successfully seeking overseas acquisition.We hope you can come and join us.

We look forward to seeing you exactly at this time,and your prompt reply will be appreciated very much.

Sincerely Yours,

Zhang Li

Office Secretary

在例1中張女士作為辦公室秘書代表公司一方熱切真誠地邀請懷特先生（Mr.White）參加為慶祝其所在公司成功收購海外公司而舉辦的舞會。在這一邀請函中，邀請者邀請對方所用的詞匯體現了其所具有的跨文化語用能力，既展現了邀請者熱情真誠的態度，又體現了語用禮貌原則下的充分尊重被邀請者的選擇自由。例如：在句子We hope you can come and join us.中，該信函寫作者運用的情態動詞是“can”而不是“must”，這樣就可以給被邀請者具有更多的選擇自由，而不會被認為是妨礙了被邀請者自由的選擇，或者是打擾對方了。中國人是熱情好客的，在與本國人交往時，邀請者通常為了表示自己的盛情與真摯，用比較強烈且充滿肯定與希望的口氣，例如：A與B是兩位相識已久的中國朋友，A遇見B，邀請B說，“周日我在翡翠酒樓請客，您一定要參加啊，不見不散哈！”這句話中的“一定”“不見不散”體現了這位說話者對被邀請者的真摯的情誼，及真心請他赴宴的態度，表明這兩位中國老朋友真摯的友誼。但A如果邀請的是一位西方英語國家的外國朋友，由于文化差異以上的表達就不太恰當了，有可能會產生誤解。A可能會被外國朋友誤認為不尊重其個人的自由選擇，在某種程度上損害了他的“益處”，這就違背了語用禮貌原則中策略準則。因此，要依據交際對方所在的文化背景，在語用禮貌原則指導下，恰當選擇詞匯，構建相應的交際語境，以促成交際的成功。

在商務英語信函中，商務英語信函寫作者可以運用委婉詞語表達一些令人尷尬或不快的情況。以下例2是被邀請者Mr.White的否定回復函：

例2：

Dear Ms Zhang:

I wish I could attend your dancing party,and share your pleasure.I have just learned that my wife passed away in hospital because of heart attack yesterday.Although it is far away from our company,I feel I must go there and deal with the funeral,so I can not join in your dancing party.

I am sorry for not being able to come to your dancing party.You know how I appreciate your dancing party.I am so regretful for missing the opportunity to take part in your activity.I sincerely hope I shall have the opportunity to say“Yes”at certain future time.

Thank you for your invitation.Wish you a nice weekend.

Cordially,

Bill White

在以上被邀請者Bill White寫給邀請者的否定回復函中，在句子But I have just learned that my wife passed away in hospital because of heart attack yesterday.中就是運用委婉語“passed away”來表達“去世”，因為人們忌諱提及死亡“die”，尤其是在邀請者發出邀請函這樣的喜慶氣氛中，通常可采用委婉語表達令人沮喪不快之事。委婉語是英語表達中在詞匯層面一種常見形式，在特定的語境中交際者采用恰當的詞匯進行委婉的表達，會使語言禮貌得體，同時交際雙方也會根據共知信息，推導出所要表達的信息。一般情況下，在拒絕他人時，可以粗略地表達一下原由，不必給出具體情況，但在以上懷特先生（Mr.White）的否定回復函中，懷特先生給出了他不能參加晚會的具體原因，以示其真誠的態度及所處的不幸狀況,這樣可以獲取邀請方的進一步的同情和理解，在這一過程中邀請者和被邀請者都不約而同地遵守著語用禮貌原則。

總之，在商務英語信函中，詞語的意義是不同詞匯組合的結果，是受相應語境的制約而生成其具體含義。商務英語信函寫作中通過詞匯層面創設的語境，有助于交際雙方遵循語用禮貌原則，形成一種成功有效的溝通。當然，禮貌的形成是一個動態的過程，是一種可以觀察到的社會現象，一種為達到一定目標的手段，一種約定俗成的行為規范；禮貌的語言和禮貌的行為只是表層現象，是特定的文化價值在語言中的折射，只有深入到文化的深層中去，才能透過這種現象，挖掘出其真正特征，才能成功地解釋其本質特征。

二、語用禮貌原則下的商務信函句式特征

在商務英語信函寫作中，信函寫作者對句式的選擇在某種程度上也直接影響預期的信函交際效果。在商務英語信函特定的語境中，根據交際對方的社會地位及彼此之間的相互關系，在語用禮貌原則指導下，信函中運用恰當的句式會增強交際中的相互溝通程度。例如：在例1的商務英語邀請函中，句子Will you give us the pleasure of your company on September the sixth,at 6:30p.m.?中運用的就是懇請對方做某事的句式：“Will you...？”，該句并不是一個真正意義上的問句，而是一個懇請某人做某事的客套句式，類似的懇請某人做某事的客套句式用于相應的商務英語信函中會給讀者產生一種被尊重的禮貌的感覺，會更加促進彼此的溝通。在被邀請者的否定回復函例2中的句子I wish I could attend your dancing party,and share your pleasure中，wish后的賓語從句運用了虛擬語氣的句式來表達被邀請者想要參加舞會，但這只是其個人主觀愿望而已，實際上由于客觀特殊原因被邀請者卻不能參加了。在相應的商務英語信函寫作中，恰到好處地運用虛擬語氣的句式可以使交際的另一方感受到對方主觀上想要按照信函中的希望或者要求去做，但實際上由于客觀上的各種因素卻不能如愿以償，會獲得交際另一方的同情或者諒解。此外通過運用句子“I wish I could attend your dancing party,and share your pleasure.”體現出該句子是采取積極的基調（Taking a positive tone），有助于增強個人之間的關系。如果將句子“I wish I could attend your dancing party,and share your pleasure.”改 為“Ican not accept your invitation of attending your dancing party.”，試比較一下這兩個句子，“I can not accept your invitation of attending your dancing party.”會顯得語氣生硬，不利于促進友好關系的繼續發展。此外，在例1邀請函中，句子“...and your prompt reply will be appreciated very much.”則體現了“運用你方觀點”（Using you－view point）構成信函中的句式。這可以使讀者感受到自己被對方放到了中心角度去考慮問題，受到了對方的尊敬，這在某種程度上會增強信函寫作一方與讀者的友誼，為以后的商務往來打下基礎。

商務英語信函中運用口語化表達的句式，可以形成信函寫作者與讀者仿佛是在面對面進行交際的語境，更加有助于交流，增進感情。例如:在被邀請者的否定回復函中,句子“Thank you for your invitation.”和句子“Wish you a nice weekend.”這兩句話仿佛是雙方在面對面地進行交談，給人一種親切友好的感覺，更加有利于促進雙方友好關系的進一步提升。

總之，在商務英語信函特定的語境中，在語用禮貌原則指導下，信函中恰當地運用以上相應句式會增強交際中的相互溝通程度。在這一過程中需要考慮到信函閱讀者可能存在的各種情況、問題、情感及可能對信函中的要求所做出的反應，以更加得體地運用相應句式，有助于實現預期的信函交際效果。

三、商務英語信函中的跨文化禮儀表征

在跨文化商務活動中需要通過一些準則來規范商務活動中所涉及到的一些方面，以體現跨文化商務活動中交際雙方相互尊重。在商務英語信函寫作中，恰當得體地選用稱呼語（salutation）和信尾客套語（complimentary closes），一方面是商務英語信函的格式要求，另一方面也體現了商務英語信函寫作者對信函讀者方的敬意。通常情況下，商務英語信函寫作者可以根據與信函接收者的關系密切程度來確定選用稱呼語（salutation）和信尾客套語（complimentary closes）。一般情況下，商務英語信函寫作者與信函接收者的關系越密切，就越會選擇比較隨便(less formal)的稱呼語（salutation）和信尾客套語（complimentary closes）。反之，商務英語信函寫作者與信函接收者的關系密切度越低，就要選擇比較正式的商務英語信函稱呼語（salutation）和信尾客套語（complimentary closes）。在例1的邀請函中，稱呼語（salutation）Dear Mr.White和信尾客套語（complimentary closes）Sincerely Yours屬于一種不太正式的語體（less formal style）表達,這樣會有助于形成一種比較隨和的商務信函交際語境，使對方感到語氣比較親切，易于形成一種比較密切的關系。例2中稱呼語（salutation）Dear Ms Zhang和信尾客套語（complimentary closes）Cordially,是屬于一種蘊含個人之間關系的語體（personal style）表達,表明被邀請者Mr.White已經把邀請者Ms Zhang視為自己的朋友了，在某種程度上體現出Ms Zhang在邀請函中所表達的真誠態度打動了Mr.White；盡管Mr.White由于特殊原因不能參加舞會，但Ms Zhang代表公司一方所發出的邀請函也是一封成功有效的邀請函。可見在語用禮貌原則指導下，恰當地選擇商務英語信函中的稱呼語（salutation）和信尾客套語（complimentary closes）是商務英語信函中跨文化禮儀的表征，有助于形成密切的商務伙伴關系。

結語

語用禮貌原則在商務英語信函寫作中運用的探討及相應的例證分析表明在商務英語信涵寫作中要注重跨文化語用能力的提高，才能有效地運用語用禮貌原則，避免或解決相應的交際障礙。在商務英語信函寫作中構建相應的跨文化交際語境，善于運用商務禮貌用語，要注意選擇運用一些具有常用性、廣泛性的禮貌得體的語言表達，不僅有助于加深商務交易雙方的友誼，同時能夠促進雙方成功順利地達成交易。擅長運用幽默、含蓄禮貌的語言表達可以緩解一些尷尬的局面。在語用禮貌原則指導下，在商務英語信函交流中運用恰當、得體的禮貌語言表達起著有價值、有意義的作用，更加符合有文化層次素養的商業人士的業務洽談習慣，可以使商務英語信函起著更加有效力地進行商務交流的功能。