機關單位人事檔案管理存在的問題及對策分析

郝國偉

摘要：機關單位人事檔案管理是機關單位人事工作的重要組成部分，是保障機關單位人員工作的重要部分。對于機關單位而言，人事檔案管理是控制單位人員情況，監督人員工作狀態的重要途徑。作為機關單位的人事檔案管理需要全面系統、收集可靠真實、管理可靠安全，這樣才能夠為用人、選人和識人提供參考依據，才能夠維護好政府的公信力。

關鍵詞：機關單位;人事檔案管理;問題及對策

機關單位人事檔案管理是機關單位人事工作的重要組成部分，是保障機關單位人員工作的重要部分。對于機關單位而言，人事檔案管理是控制單位人員情況，監督人員工作狀態的重要途徑。在國家不斷發展的過程中，機關單位的人事檔案管理受到了一定的挑戰，在2014年中央巡視組巡視中發現，部分省市機關干部檔案存在造假現象，出現了一些嚴重的問題，如：九零后縣長和九零后局長等，這些都導致了政府公信力度的解答下降。作為機關單位的人事檔案管理需要全面系統、收集可靠真實、管理可靠安全，這樣才能夠為用人、選人和識人提供參考依據，才能夠維護好政府的公信力。這就不得不引起我們的思考，如何才能夠從源頭消除機關單位人事檔案造假的情況？加強機關單位人事檔案管理成為了一個需要思考的問題。

1.機關單位人事檔案管理存在的問題

1.1機關單位人事檔案管理難以滿足與時代發展的需求

機關單位人事檔案管理依然延續計劃經濟時期的功能，成為了對人身進行控制的方法和手段，是上級領導和本單位人事組織對個人實施的全面監督，這樣的管理模式強調的是“集中統一和分級負責”。而現在時代背景下，人才流動日益加劇，這種“集中統一和分級負責”的模式與現在時代發展格格不入，導致人才交流機構缺乏自主權，執行力偏軟。另外，機關單位政審材料占據比例較大，材料鑒定和意見千篇一律，能夠體現人員真實能力和水平的材料不多，沒有太大的參考價值。同時，機關單位人事檔案管理程序較為繁冗。信息化手段不高，檔案管理效率較低。有些機關單位將檔案管理作為限制人才流動的重要手段，人為的為人才的流動設置壁壘，嚴重不符合當今時代人才合理流動的潮流。

1.2雙軌制檔案管理存在問題

在檔案管理的發展與改革中，出現了人事檔案代理和機關單位人事檔案管理兩種模式并存的“雙軌制”情況，這樣“雙軌制”模式非常容易出現雙重標準和雙重規則的情況。當一些公司員工或者機關干部從非公共部門轉到公共部門時，他們的檔案很難處理。例如，當一個企業的領導去機關單位擔任主任，或者一個大學教授去企業擔任老總等，他們的檔案管理就存在矛盾。尤其是黨政干部去企業工作，他的人事檔案是不能夠轉移到企業的，尤其是一些級別較高的領導干部，他們的檔案涉及到一些秘密，是不允許檔案傳遞的。在雙軌制的檔案管理中，會因為制度缺陷導致規范空白，使得檔案管理的約束力下降，從而出現了“黑檔”問題。有些人會利用這一漏洞來偽造或者篡改人事檔案，嚴重影響了檔案的真實性。造成這一因素的一個重要因素就是當事人對自身檔案的知情權受到限制，根本不清楚自己的人事檔案的情況。

1.3機關單位檔案管理缺乏服務性

傳統形勢下的機關單位檔案管理依然以組織對個人的絕對權力作為主線和核心，人事檔案是絕對封閉的，是不公開透明的。在現實生活中，很多單位或者個人會利用人事檔案謀取私利，阻礙干部進步。機關單位檔案管理缺乏服務性、公開性和人本性是機關單位檔案管理中存在的一個重要問題。

2.完善機關單位人事檔案管理的建議

2.1轉變機關單位人事檔案管理的理念和功能

首先，樹立公共人事檔案管理理念，破除傳功機關單位人事檔案管理作為一種權力控制的禁錮，將人事檔案管理的公共利益放到首位，充分保障當事人對人事檔案的利用權、知情權等合法權益，將人事檔案的服務性和人本性放到重要的位置上。

其次，發揮人事檔案管理的公共服務功能。傳統的機關單位人事檔案管理方式表現出了較為強烈的政治控制功能，忽視其公共性和服務性，使其成為了很多人事調動和晉升的主要依據，直接影響著一個人的仕途發展，引起了大眾的不滿。機關單位人事檔案管理過于強調保密性，而忽視其服務性，要改變這一情況，作為機關單位人事檔案管理要改變自身政治化、主觀化、神秘化的觀念，客觀記錄檔案當事人的德、能、勤、績、廉等情況，充分發揮人事檔案管理的公共服務功能。

2.2完善機關單位人事檔案管理相關制度建設

首先，要完善機關單位人事檔案管理收集制度，有針對性的調整檔案收集的重點和范圍，對于專業技術人員的檔案，要重點收集技術水平、個人專長等方面的信息，公務員的人事檔案信息收集要著重德、勤、廉、能、績方面的信息，保障檔案信息收集的全面性和系統性。

其次，要完善機關單位人事檔案管理整理制度，部分機關單位檔案管理依然采用傳統檔案管理形式，將大量的時間和精力放在裝訂、裁剪、組卷、拆卷、技術加工上，這樣費時費力，效率較低。隨著信息時代的到來，人事檔案的管理應該利用信息技術手段，靈活調整檔案管理的要求和步驟。

2.3保障相關人員的合法權利

首先，要賦予人事檔案相對人的知情權，在人事檔案中，只有極少部分內容是需要向當事人保密的，在機關單位人事檔案管理中，將全部檔案材料保密是沒有根據的，想要提高機關單位人事單位人事管理的透明度，就需要賦予檔案相對人一定的知情權，以便維護自身的合法權利。

其次，要賦予人事檔案相對人利用權。人事檔案包含了自身的檔案信息，作為人事檔案相對人具有使用自身信息的權利。隨著經濟全球化的發展，人才的流動性逐漸增強，作為機關單位人事檔案管理工作，可以適當放寬對自身人事檔案信息的使用條件，充分發揮人事檔案管理的服務性。

小結

機關單位人事檔案管理是機關單位人事工作的重要組成部分，是保障機關單位人員工作的重要部分。作為機關單位的人事檔案管理需要全面系統、收集可靠真實、管理可靠安全，這樣才能夠為用人、選人和識人提供參考依據，才能夠維護好政府的公信力。

參考文獻

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（鄆城縣退役軍人事務局?274700）