基于人工智能的檔案管理系統優化

魏秀梅 馬澤明 李偉 匡利燕

天津市康恒信息科技有限公司

人工智能技術最早提出于1956年，實質研究計算機如何能像人類一樣工作。自人工智能概念的提出已過去半個多世紀，人工智能技術的發展已經讓我們大開眼界。但是目前很多領域都還沒有人工智能化，我們仍處于弱人工智能時代。

新中國成立至今，國家相當重視檔案工作。如今，檔案管理逐步實現電子化，但是從檔案管理電子化到檔案管理現代化還需要一段艱辛的路程。將人工智能與檔案管理相結合，是檔案管理現代化的重要標志。人工智能技術的應用有助于檔案工作高效、便捷地運行，必將帶來檔案管理質的飛躍。在此模式下，檔案管理崗位需要迎接新的挑戰，檔案管理人員也需要變換角色去適應這個過程。

一、人工智能技術對檔案工作的影響

（一）提升檔案工作的效率和用戶的滿意度

管理工作自從應用人工智能技術以來，管理效率大大提升。傳統的檔案管理工作也在人工智能技術的影響下開始走向革新之路。自辦公自動化以來，電子文件完全取代了紙質文件，將電子文件錄入檔案管理系統，管理人員可以隨時進行查閱，且檢索工作更加智能且迅速。在目前的檔案管理工作中，用戶的需求逐步個性化，簡單的信息檢索已經不能滿足不同用戶的需求。且用戶的需求已經不再是簡單地對原始信息進行整合，而是想要獲取經過加工之后的檔案信息。將人工智能技術應用于檔案管系統的開發，可以為檔案管理系統增加相關功能。用戶可以在此檔案系統中檢索自己需求的信息，還可以看到分析和推理后的信息及相應的結論，享受到更加優質且智能的服[1]。

（二）提升檔案資源管理成效

人工智能技術不僅有利于資源的精細收集，對資源的分類管理也有很大的幫助。檔案工作自從應用了一些核心技術尤其是機器學習及管理方式辨識技術之后，資源管理成效大大提升。人工智能技術不但可以自動分類整理各種文件資料，還可以對數據庫的文件資料進行管理。除了這些核心技術之外，人工智能也可以實現識別圖像、視頻甚至音頻等功能。將這些技術組合應用于檔案管理工作，使檔案管理系統更加智能化，使得系統的錄入及檢索功能更加強大。除此之外，根據預先設定的指令還可以篩選并排除不符合規定的信息及資料，檢索的正確性得到大大的提升，檢索時間也會大大地縮短[2]。

（三）促成檔案管理工作人員角色發生變化

在管理以及辦公自動化的影響下，檔案工作人員的“守衛者”角色受到了一定程度的沖擊。人工智能技術對我國各行各業的影響也是顯而易見的，比如說近幾年興起的萬科物業管理機器人、工廠的無人全自動流水線作業等等，都表明人工智能技術對很多行業產生了沖擊[3]。在傳統的檔案管理模式下，檔案管理人員主要負責收集并整理檔案信息，服務面向社會和大眾。檔案管理人員在整理電子文件或是紙質文件的過程中，都需要進行程序化、重復程度高的十個步驟。將人工智能技術引入到檔案工作中，機器人代替工作人員輕松完成耗時且繁瑣的機械工作，甚至可以取代管理人員進行檔案的搜集和整理等服務類的工作。因此，在人工智能技術的引領下，檔案管理工作人員的角色發生改變，且整個行業的崗位分布也演變為“啞鈴式”結構[4]。系統的自動化操作代替檔案管理的具體業務操作，工作人員由業務操作層轉移到管理的監督層。未來的檔案管理系統將變得功能更加強大，是一個可以獨立完成很多具體業務的新角色[5]。在此系統的幫助下，傳統的工作人員將在整理資料及庫存管理工作中節約出大量時間，進而將工作重心轉移到系統維護及優化工作中去。

二、人工智能技術應用于檔案工作的具體路徑

（一）檔案資源整理應用

在目前的檔案管理模式下，為保護各種類型的檔案，在原始檔案收集工作結束之后，要對檔案資源進行數字化加工，這樣做也可以達到永久保存檔案的目的。一些檔案管理部門配備檔案數據庫，人們使用時，可以通過該數據庫檢索已經錄入庫的有用信息。但是，隨著大數據時代的到來，海量信息資源也帶來了海量的檔案資源。面對這些資源，必須利用人工技能技術才能夠順利收集信息，例如利用智能Agent收集各類信息。但是，信息資源數量巨大、格式差異化明顯，整體雜亂無章，分類整理難度巨大。為確保能夠對信息進行合理的分類，不僅需要檔案工作人員利用專業技能實現信息的預處理，還需要利用人工智能的分類技術，按照一定的標準對海量的資源進行合理分類。自然語言處理技術和機器學習技術，能夠實現檔案的智能分類。

（二）檔案資源搜索應用

人工智能技術在檔案管理工作中的應用還有很大的發展空間。傳統的管理模式不足以應對海量的信息資源，必須加大技術投入才能提升信息檢索效率，實現信息檢索的智能化，促使檢索模式更加優化。自然語言處理技術等核心技術的應用在檢索檔案信息時相當重要，除此之外，工作人員關于系統維護的觀念也將對檢索效果產生一定程度的影響。實際操作中，由于巨大的信息量，很多問題都會影響到檔案管理的成效。正因如此，智能技術的引入對檔案管理意義重大。為確保用戶短時間內能夠搜索到想要的資料，帶給他們美好的用戶體驗，引入智能搜索技術，如神經網絡技術，滿足用戶的個性化信息需求。

（三）檔案管理過程中專家系統的應用

人工智能專家系統是指一種專門解決問題的計算機程序。檔案管理若想引入專家系統，第一步要建立一個知識庫，滿足其應用要求，第二步通過編程，將這種固定的形式存儲在計算機中。雖然目前很多檔案部門已經擁有自己的數據庫，但數據庫功能單一，存儲的都是很基礎的信息和事實，和專家系統數據庫有質的區別。除了信息和事實外，專家系統數據庫還應該擁有專家的經驗和思考等，發揮專家對數據的推理、分析及決斷的作用。能夠開發以及使用這套系統的工作人員叫做知識工程師，屬于復合型人才，他們不但要熟悉計算機程序開發技術和系統維護技術，還要熟知檔案管理的相關事宜。因此，若檔案人員同時也能建立和維護專家系統，就可以輕松解決很多不必要的麻煩和問題。但是目前，檔案部門仍然缺少這方面的人才，從事相關工作的人員只能在傳統的模式下進行管理事宜。因此，管理部門應培養并引進具有計算機編程能力的檔案工作人員，他們不但能夠獨立建立專家系統，還可以在后續工作中自主決策。人工智能技術快速發展，專家系統必然會廣泛應用于檔案管理中，檔案管理部門應該提前做好相關方面的準備工作，迎接人工智能時代的到來。

三、基于人工智能對檔案管理系統進行優化

在已有的檔案管理系統的基礎上，利用人工智能技術對其進行升級，增加了檔案信息智能檢索功能、檔案信息智能分類功能、檔案信息綜合評價功能以及專家系統功能，不僅能夠給用戶帶來更加優質的體驗，還可以使檔案管理工作更加智能化。隨著人工智能技術的進步，檔案管理工作應緊跟人工智能技術的步伐，不斷革新路徑，檔案管理系統也應隨著技術的進步不斷升級優化，更好地造福工作人員從而更好地服務大眾和社會。