事業單位檔案管理的現狀及對策

邱曼麗 重慶市豐都縣林業產業發展中心

伴隨信息時代的到來，我國大部分企事業單位在檔案管理方面都逐步推行了信息化管理措施，促進了事業單位檔案管理工作水平的提升。但目前檔案管理中還存在一定的不足，還需進一步立足于當前事業單位檔案管理的現狀展開分析，明確不足原因，并結合新形勢、新技術探究有效的改善措施，促進事業單位檔案管理質量的提升。

一、事業單位檔案管理的現狀分析

現今，隨著電子信息技術的融入，新時期的檔案管理質量相比于傳統的紙質檔案管理已經有了很大的進步與改善，但綜合實際的管理水平來說在管理理念、管理人員以及管理模式等方面仍存在一定的不足需要完善。

從檔案管理理念來說，在現階段事業單位的檔案管理工作中，還存在部分管理者不重視檔案管理工作的情況，這也是目前檔案管理效果不理想的主要因素之一，其管理理念的偏頗往往會導致管理質量下降、管理效率降低，既不利于檔案管理工作的順利開展，也不利于事業單位檔案管理質量的提升。從管理人員的角度來說，目前參與事業單位檔案管理人員一般都具有較好的管理能力與個人素質，但是伴隨事業單位檔案管理工作的不斷優化與改良，管理技術的不斷發展，就需要相關的管理人員也要不斷的提升自身的綜合素質，并通過不斷的學習新知識來提升專業能力。尤其是網絡信息技術方面知識，隨著信息時代的到來，事業單位檔案管理信息化發展也逐步提上了日程，所以作為事業單位的檔案管理人員也必然要具備足夠的網絡信息技術，以確保檔案管理工作的高效開展。從檔案管理模式的角度來說，在現代化、信息化管理技術不斷推行的當下其現代化設備還有所不足，因而就導致部分事業單位的檔案管理工作仍需進行紙質登記、書面記載，如此一來就導致其檔案管理模式落后于信息時代的發展需求，在實際操作中也存在一定的弊端，既不利于檔案管理工作的信息化發展，也難以提升檔案管理的質量與效率。

二、優化事業單位檔案管理效果的對策分析

（一）加強事業單位對檔案管理的重視程度

對于事業單位而言，檔案管理是其最為基礎的管理工作，在其日常工作開展中，只有確保檔案管理工作處于正常進行中，才能有效保障事業單位整體的快速發展與前進。對此，作為日常管理的重點，事業單位必須要充分重視對檔案的管理，這也就要求事業單位在日常管理工作的開展中，不僅要重視單位自身的近期發展與長遠發展，還要充分重視日常管理工作中的檔案管理，并嚴格保證檔案管理的嚴謹性與及時性。就事業單位的檔案管理工作來說，具體的管理工作相對復雜，檔案管理部門與其他部門之間的業務往來也比較頻繁，因而在實際工作中往往不僅涉及一個部門，還會涉及多個部門發展中的各個環節。針對這一問題，事業單位可通過一月一次的檔案檢測，嚴密核查單位的檔案信息，從而推動單位的高效發展。另外，事業單位的檔案管理部門也要不斷強化對自身的重視，進而嚴格要求每一位工作人員嚴格對待每一份檔案資料，確保將檔案管理工作有效落實，提升管理效能。

（二）加大資金投入，改善管理理念

在事業單位的檔案管理工作中，人員是管理的主體，管理人員的主觀意識也是確保管理質量提升的主要因素，對此，在事業單位的檔案管理工作中，管理人員必須要改善管理理念，要充分認識到檔案管理工作的重要性，從而全身心投入到擔綱管理工作中來。同時，在檔案管理中，合理的設備配置、良好的辦公環境也是促進檔案管理工作效率提升的關鍵，因而就需要進一步加大對檔案管理工作的資金投入力度。具體來說可通過向政府請示經費支出，及時更新工作設備，構建信息化管理體系，從而合理的改善工作設備與工作條件，推動檔案現代化管理的發展，促進管理效果的提升[1]。

（三）加大培訓力度，提升人員素質

1.加大培訓力度。要結合事業單位檔案管理工作的實際需要展開有針對性的培訓，比如在引進信息化管理體系的過程中要著重培訓管理人員的信息技術、網絡技術等，通過相關的技術培訓，促進檔案管理人員專業技能的提升；同時也要進行相關的管理知識培訓，促進檔案管理人員管理能力的提升。也就說要從管理到專業技能全方位的提升檔案管理人員的綜合素質。

2.可以結合實際情況建立相應的獎懲機制，通過合理、公平的獎懲手段，對管理人員的行為加以規范，以適當的物質獎勵調動管理人員的積極性，激發其學習新知識、新能力的動力，進而促進事業單位檔案管理人員綜合素質的全面提高，確保事業單位檔案管理水平有效提升。

（四）優化管理模式，推進信息化管理

伴隨互聯網技術的不斷發展，信息技術也逐漸被應用到了各行各業的工作當中，對事業單位檔案管理工作來說，信息技術的出現無疑是提供了一個新的管理思路，尤其在新的發展時期，傳統的紙質檔案管理模式效率低、檔案安全性難以保障，都導致其難以適應現代化的發展，對此，就需要結合網絡平臺與信息技術合理的優化檔案管理模式，借助信息化辦公手段推進檔案信息化管理體系的構建。

目前，計算機已經逐漸成為了社會信息化發展的主要載體，通過合理的應用計算機信息技術，運用大數據思想，在事業單位內部構建起完善的檔案信息化管理系統，將能夠更好的在大數據時代背景下推動檔案管理工作質量的全面提升。而在構建檔案信息化管理體系的過程中，首先要科學的構建信息化處理系統，建立數據庫，進而將檔案數據信息科學有序的錄入到計算機系統中，如此一來既能夠確保檔案的全面性，也能有效的提升檔案管理效率，方便檔案查閱。此外，在借助信息化設備以及數字技術的過程中也需要注意加強對檔案管理系統的管理與維護，加強網絡安全，避免出現病毒入侵影響檔案信息的安全[3]。

（五） 強化檔案制度管理，提升事業單位檔案管理效率

隨著知識經濟時代的帶來，在現階段的社會經濟環境中，人才競爭也變得愈發激烈。而應對這種信息多變的社會環境、經濟環境、信息環境，關于事業單位的檔案管理工作就需要結合時代的轉變，積極創新人事檔案管理制度，以嚴格的制度約束，促進管理效率的提升。

1.要結合事業單位的實際檔案管理形勢，科學構建并完善檔案管理機制，與此同時，還應同步建立一個能與之相對的激勵制度，從而使檔案管理人員的日常工作能夠與其薪酬相關聯，以此來激發檔案管理人員的工作積極性，促進其更加高效的參與到檔案管理工作中來。

2.在現階段的檔案管理工作中，還需進一步及安全與完善對檔案的收集工作，以促進檔案管理質量的提升。在檔案管理工作的開展中，為了合理促進檔案管理的基礎設施建設，還需要事業單位指派專人做好各項管理工作。同時可結合相關規定與檔案管理要求，不斷促進檔案管理部門庫房管理與相關基礎設施的完善，每千人份的檔案需指定專人進行負責。與此同時，針對檔案存放庫房還要積極做好防火、防盜、防潮措施，以確保檔案能夠被妥善的存放與管理。

（六）科學優化檔案功能，提升檔案利用率

在加強檔案管理制度建立中，還需要科學優化檔案功能，并促進檔案利用率的提升，以更好的發揮檔案的價值，提升檔案管理效率。在此過程中，要充分結合事業單位檔案管理工作開展的實際需求，制定相應的人事檔案管理制度，進而不斷優化檔案功能，從而在確保檔案真實性的同時，增強檔案內容的客觀性、全面性，為事業單位的現實決策提供更加有價值的資料參考。通過不斷優化檔案功能，一方面來說能夠更好的確保原檔案資料中關鍵信息的有效保留；另一方面，還可以在原有基礎上適當對檔案內含進行拓展，更急真實、準確、及時的將相關資料整理其中，以確保檔案資料的全面性、完整性。此外，合理補充單位、工作人員在日常辦公中都會用到的一些功能，也能更好的為事業單位提供更加高質量、高效率的服務，不斷提升檔案利用率，促進檔案價值得到最大化發揮。

三、結語

現階段，事業單位的檔案管理工作相較于以往有了一定的提升，而為了進一步推動檔案管理質量的提升，確保檔案的安全，還需要進一步結合檔案管理現狀進行分析，并通過改善管理人員的理念、提升素質，來確保檔案管理工作能夠在信息時代的發展下獲得更大的提升，全面推進檔案管理信息化發展進程，科學提升檔案管理效率。