數(shù)字化時代下電子會計檔案管理研究

周文忠 95666部隊保障部財務處

前言：電子檔案管理的有效實施，在一定程度上為企業(yè)節(jié)省了大量的時間，對于企業(yè)的高效發(fā)展奠定了基礎，由于數(shù)字化時代下電子會計檔案管理還存在著一定的問題，電子版檔案容易被篡改、網(wǎng)絡安全沒有一定的保障，技術的安全還需加強等，導致電子數(shù)據(jù)的準確性存在一定的偏差，因此強化管理措施，保證檔案的真實準確性，勢在必行。

一、數(shù)字化時代下電子會計檔案的特點

（一）檔案存儲空間大。數(shù)字化時代下，電子檔案管理主要利用計算機硬盤和磁性介質(zhì)進行數(shù)據(jù)的儲存。不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案，數(shù)量龐大，不便于管理，需要耗費人力物力的同時，影響工作效率，電子會計檔案的存儲空間大，管理便捷，操作方便，節(jié)省人力物力的同時，提高工作效率，方便企業(yè)快速發(fā)展。

（二）檔案查詢速度快。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案，數(shù)量龐大，管理起來費時費力，翻閱、查找起來需要花費大量的時間，對于檔案的定期歸檔工作做的不夠嚴謹。電子會計檔案利用科技的便捷，在查找時只要輸入相對的編號，就可以輕松的調(diào)取對應的檔案，節(jié)省調(diào)取時間。

（三）檔案管理便捷化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案在進行檔案查閱時，需要經(jīng)過上級領導的審批，審批通過才能進行查找，操作繁瑣，影響工作效率。電子會計檔案利用先進科技，可以實現(xiàn)遠程操控，進入系統(tǒng)頁面，輸入相應的密碼，領導可以遠程批準，提高工作效率。

二、數(shù)字化時代下電子會計檔案管理存在的問題

（一）會計檔案電子化管理工作重視不夠。由于一些企業(yè)認為電子會計檔案相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案更加安全，對于會計檔案電子化管理工作重視不夠，因此導致管理松懈，電子會計檔案的管理區(qū)域不進行設防，員工可以隨意進出，因此有些管理人員利用職權，對數(shù)據(jù)進行人為的篡改、復制。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，修改時不會留下修改痕跡，因此電子會計檔案的數(shù)據(jù)準確、證實性得不到保障，數(shù)據(jù)的丟失，使得企業(yè)的機密泄露，不利于企業(yè)未來更好的發(fā)展，給企業(yè)自身帶來不可挽回的經(jīng)濟損失。

（二）網(wǎng)絡安全無法實時保障。電子會計檔案的管理，節(jié)省人力物力，提高了工作效率，在一定程度上幫助企業(yè)更好的發(fā)展[1]。由于網(wǎng)絡技術的不完善，同行企業(yè)的妒忌等，對電子會計檔案覬覦已久，他們通過高額金錢聘請黑客對企業(yè)進行網(wǎng)站攻擊，使網(wǎng)絡中病毒，網(wǎng)絡癱瘓等，以此盜取相應的數(shù)據(jù)，從中獲利。數(shù)據(jù)的丟失，給同行企業(yè)帶來巨大的收益，卻給企業(yè)自身帶來不可挽回的經(jīng)濟損失，這也是對法律的一種褻瀆。

（三）存儲介質(zhì)的問題。一些企業(yè)會利用會計軟件進行核算工作，因此需要保存電子會計檔案的同時，還需打印紙制會計檔案。由于一些小企業(yè)在核算過程中，僅僅打印紙制會計檔案，沒有進行電子會計檔案的相關保存，一旦紙制會計檔案丟失，沒有備份，就會導致整個數(shù)據(jù)的斷裂，給核算工作帶來極大的困難[2]。還有一些企業(yè)，只保存電子會計檔案，沒有打印紙制會計檔案，電子會計檔案的硬盤一旦受到外界因素的影響而損害，同樣會導致數(shù)據(jù)的丟失、不完整，影響整個企業(yè)工作的順利進行。

三、加強數(shù)字化時代下電子會計檔案管理的措施

（一）提高企業(yè)電子會計檔案管理意識。為了確保電子會計檔案的真實、準確性，企業(yè)領導應對這項工作予以重視，加強企業(yè)管理制度，提高企業(yè)電子會計檔案管理意識，明確電子會計檔案的重要性，為電子會計檔案的管理工作提供保障。例如，成立專門的項目小組，對企業(yè)的管理制度進行完善，對員工的行為進行約束，提高員工的整體專業(yè)素養(yǎng)。在電子會計檔案室派遣專人守護，門口、屋內(nèi)設立監(jiān)控錄像，24小時進行監(jiān)控，對于出入檔案室的人員進行指紋錄入的登記，門口設立人臉識別功能，進出門需要刷臉，確保員工的辨識度，對進出檔案館的人員進行時間約束，不可逗留太長時間，對于進出門的人員進行搜身，確保人員進門時沒有攜帶優(yōu)盤、手機、微型相機等電子產(chǎn)品，出門時再次進行搜身，確保數(shù)據(jù)沒有被復制的可能，保證數(shù)據(jù)的安全。

（二）加速信息化建設，保證網(wǎng)絡安全性。在數(shù)字化時代的影響下，企業(yè)應該加強信息化建設，提高電子會計檔案的質(zhì)量，同時加大資金的投入，建立會計檔案數(shù)據(jù)庫，對硬件設施進行及時的更新?lián)Q代，做好系統(tǒng)的維護工作。技術人才的引進，確保系統(tǒng)的正常運行，對技術人員進行定期的專業(yè)培訓，確保發(fā)生突發(fā)狀況時，有相應的解決措施，保證企業(yè)的電子會計檔案數(shù)據(jù)的安全性。網(wǎng)絡的安全需要國家和企業(yè)相互配合，制定相應的網(wǎng)絡安全法規(guī)，對于惡意攻擊的罪犯，進行嚴懲，降低數(shù)據(jù)丟失的風險。

（三）加強電子會計檔案的硬件保護措施。對于電子會計檔案的硬件設施進行保護，對溫度、濕度、光線、灰塵等因素進行合理把控，確保硬件設施能夠正常運行，防止硬件設施因這些因素致使光盤卷曲變形，使光盤以及磁盤出現(xiàn)發(fā)霉或磨損現(xiàn)象，破壞存儲的信息內(nèi)容，導致數(shù)據(jù)的丟失。對于會計檔案進行備份處理，紙質(zhì)會計檔案的打印，以及電子會計檔案的復制備份，有利于會計核對工作的順利進行，對企業(yè)的發(fā)展起道一定的推動作用。

結(jié)論：總而言之，在數(shù)字化時代的影響下，會計管理檔案發(fā)生了轉(zhuǎn)變，融入現(xiàn)代科技，將會計檔案管理做到更加便捷、人性化，保證會計檔案安全、準確性的同時，促進企業(yè)的長久發(fā)展，推動我國會計檔案管理的可持續(xù)性發(fā)展。