高校學生檔案管理信息化平臺的建設和發展分析

魏紅 廊坊衛生職業學院 公共衛生系

高校檔案管理工作不僅能夠真實記錄并反映學校的發展歷史，而且也能夠反映出一個學校的綜合實力。檔案信息資源開發主要是對學校辦學水平進行全面評價，體現出學校管理工作質量。在教學、科研、管理、服務等相關活動中發揮著非常重要作用。檔案信息資源的創新與開發很受人們關注，目前很多高校都開設專門檔案管理室，對全校文書、教育教學資源、會計、學籍、基建、設備等相關資料歸納整理，形成完善檔案管理制度以及收發文借閱登記制度。但是檔案資料內容復雜、信息繁瑣，不利于統一管理，利用檔案信息化平臺建設，能夠通過對檔案資料文獻進行快速篩選，形成由學校領導分管校辦公室主任負責的完善管理模式，確保學校各種檔案資料更加齊全。

一、高校檔案信息化平臺建設的主要現狀

當前高等院校的檔案信息非常豐富，在檔案管理工作開展的過程中所涉及到的資料包括學校和社會有保存價值的文字、圖表、音像等[1]。

在檔案管理的過程中，必須根據不同的材料內容進行分類歸檔。其中文書檔案是學校行政管理的重要材料，涉及范圍廣泛，材料內容眾多。教學檔案能夠真實全面反映學校教育教學活動的主要特點和規律，具有非常重要的利用價值。科技檔案則主要包括學校基建、圖紙、說明以及教學設備和科研成果等，對高校的未來發展具有非常重要的影響。實物檔案包括各類獎杯、獎狀、榮譽錦旗等。聲像檔案包括錄音、視頻、照片等材料。通過這些材料能夠真實反映出學校教學活動的開展情況。

隨著檔案室軟件硬件投入力度不斷加大，檔案管理工作也獲得了非常好的效果。通過檔案資料管理能夠為學校教學評估、教學改革提供非常重要的參考依據，推動學校的建設水平全面提升。

二、當前高校檔案信息化平臺建設的主要不足

（一）高校檔案信息化平臺建設觀念陳舊

從實際情況來看在高校檔案信息化平臺建設的過程中，由于學校領導對檔案管理工作不夠重視，檔案管理意識淡薄，甚至認為檔案管理可有可無，這樣就導致學校推進檔案信息化平臺建設效率不高。

很多高校依然以手工檢索為主，教育信息資源開發和建設嚴重滯后，導致高校檔案信息化平臺建設受到嚴重阻礙。在檔案管理的過程中忽略了檔案信息資源的深入開發和利用。

（二）學校檔案管理手段和方式落后

在學校檔案信息化平臺建設時，由于管理手段和管理方式沒有做到與時俱進，無法適應新載體和新技術發展需求。盡管許多高校的辦學條件得到保障，但檔案管理部門缺乏資金投入，無法適應高速增長檔案工作需求，這樣就導致檔案信息化管理開展效果不理想。目前許多高校在檔案管理方面依然存在著“重藏輕用”的問題，只注重對檔案資料的保存，沒有能夠深入挖掘檔案資料隱藏信息。還有一部分檔案管理人員認為只要檔案資料不丟失、不損壞即可，無需對檔案資料進行開發與利用[2]。

（三）基礎設施不完善

檔案信息化平臺建設需要硬件基礎設施和軟件基礎設施，其中硬件設施，包括網絡通訊設備、掃描設備和大型服務器。由于這些設備投入成本非常高，許多單位缺乏足夠的預算，這樣就導致基礎設施不完善。

還有單位在引入了大量的基礎設備之后，沒有能夠引入配套軟件服務，這樣也會導致檔案信息化管理效率不高，嚴重影響了檔案信息化平臺建設的水平。

三、高校行業檔案管理工作的主要策略

（一）積極加強數字檔案管理平臺建設

隨著互聯網加的快速普及與推廣，對各行各業產生了深刻的變化。高校檔案管理數字化平臺建設，不僅可以節約大量的人力物力，也能夠對高校檔案資料進行在線處理，提高檔案管理的整體質量與水平，還能夠探索出更加先進的管理系統，幫助高校檔案信息資源管理更加的豐富[3]。要想完善檔案信息化建設的質量與水平，最主要的就是從領導人開始，摒棄傳統、落后的思想觀念，重視檔案管理重要價值，對檔案信息化管理的重要作用進行深入分析，這樣才可以確保檔案信息化平臺建設順利開展。

在信息檔案建設的過程中，由于需要長時間的架構才能夠順利實現，所以要加強對人員的培養，通過對檔案管理人員進行信息化培訓，讓他們把握化信息資料的基礎知識，確保檔案管理的操作水平全面提高。加強對檔案管理人員的培訓，讓管理人員的綜合素質得到全面提高，正確運用信息管理技術對計算機軟件進行管理，確保檔案信息化平臺建設利用效率全面增強。

積極聘請優秀的信息化管理人才和專業的基礎人員，對檔案信息化系統進行及時的維護，在發現問題時也能夠及時處理，確保信息安全。

（二）提高服務意識，豐富檔案管理的內容

在新時期高校檔案工作開展的過程中，必須要增強檔案管理人員的服務意識，充分通過自身的工作，保證為社會公眾提供高質量的檔案管理服務。加強檔案內容建設，確保高校檔案具有高效性、完整性、真實性，全面記錄并反映高校行業的發展歷史進程，提高高校檔案的整體利用效率。

在新時期，最主要的就是積極加強對高校檔案管理工作深入推廣與普及，確保高校檔案管理更加的高效穩定，滿足高校檔案的實際需求。加強對高校檔案人才的培育，讓他們能夠掌握計算機系統的相關知識，保證檔案資料錄入更加準確高效[4]。

在檔案信息化平臺建設的過程中，必須要對檔案信息化管理建設做好統一，由于信息化建設是一項復雜的工程，必須由單位領導制定明確的目標，通過對人員配置，資金投入等變量因素進行充分的統籌規劃，這樣才能夠確保檔案信息化管理建設，嚴格按照既定的流程完善檔案信息系統的設計與優化。

在檔案信息化平臺建設的過程中，必須積極利用數字化管理規章制度由國家檔案局進行統一管理。結合檔案實際工作單位的特點，建設相應電子檔案管理制度，確保檔案管理工作得到有效落實。

在檔案信息建設的過程中，最主要的就是堅持系統性、安全性、規范性、效益性的原則，保證檔案信息化平臺建設工作順利開展，通過信息化的管理保證信息系統得到全面優化，促進檔案管理的水平得到有效提高。

根據工作需要，應用學生檔案信息管理系統，積極為學生工作提供服務，為正確選人用人提供重要依據。通過學生檔案信息管理系統，為領導和相關部門在學生管理、決策等方面提供學生結構狀況查詢、統計分析、學生基本情況查詢等全方位、及時、可靠信息。同時為滿足利用者的需求，保護實體檔案，提高檔案利用工作的效率，原件管理系統的建設就顯得尤為重要。集中對學生檔案材料按照類別，逐頁掃描，制成JPEG格式的圖片文件后上傳至學生檔案管理系統。

（三）加強對檔案信息化平臺建設的投入力度

從現階段來看，在檔案信息化平臺建設的過程中，必須要從資金、技術、設備、管理等方面加大投入，這樣才能夠確保檔案信息化平臺建設管理水平全面增強，通過制定合理的檔案規劃及目的，能夠確保各個資源項目得到優化，保障信息化系統的順利開發，也能夠改善檔案硬件設備和軟件設施。

根據具體的網絡環境來購置相應的硬件設施，保證檔案信息數據庫建設水平得到提高，在檔案信息數據庫建設時，還要確保硬件投入和采購滿足網絡通信安全等要求[5]。利用信息化技術能夠將檔案信息化信息上傳到互聯網上，既能夠方便更多的學生在線瀏覽，而且也可以提高檔案的傳播價值，還能夠有效減少檔案出現損耗的風險。

結束語：總而言之，在新時期必須要積極推動檔案的管理工作的開展，確保檔案資源的利用水平全面增強，順應新時期的發展，完善檔案管理信息化和網絡化建設，確保信息庫的“鮮活度”，實現日常管理信息動態化和科學化。