試論事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及策略

盛平梅 山東省日照市莒縣經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管理委員會

前言:眾所周知，檔案管理中蘊(yùn)含著豐富的內(nèi)容，是事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。隨著檔案管理理念、技術(shù)及結(jié)構(gòu)的變化，要想更好的提升檔案管理質(zhì)量和效益，必然需要不斷融合時(shí)代發(fā)展特征，加強(qiáng)檔案管理思維及流程的完善，切實(shí)承擔(dān)起檔案管理工作的神圣使命。因此，結(jié)合新時(shí)期檔案管理工作的格局，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步發(fā)揮事業(yè)單位管理優(yōu)勢，不斷促成全新管理模式的應(yīng)用，為檔案管理工作質(zhì)量發(fā)展提供保證。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度尚需完善

檔案管理工作具有系統(tǒng)化特征，它既發(fā)揮著關(guān)鍵的指導(dǎo)作用，同時(shí)也是事業(yè)單位工作質(zhì)量的體現(xiàn)，因此檔案管理工作的地位至關(guān)重要?，F(xiàn)階段，由于受傳統(tǒng)管理思維的制約，事業(yè)單位檔案管理工作仍然缺乏完善，一方面是由于管理理念的滯后性，導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展緩慢，難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的變局。另一方面則是源于管理制度缺乏系統(tǒng)性，在檔案管理中出現(xiàn)制度不細(xì)致，落實(shí)不嚴(yán)格，定位不明確等問題，嚴(yán)重制約了檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。比如，檔案卷宗目錄不全、編號混亂，或者是借閱、保密制度落實(shí)質(zhì)量不高等，都需要成為當(dāng)前重點(diǎn)關(guān)注的問題。

（二）信息化應(yīng)用程度不高

在現(xiàn)代信息技術(shù)的推動下，事業(yè)單位檔案管理工作逐步向信息化邁進(jìn)并取得了一定的實(shí)踐成效。然而從本質(zhì)上看，事業(yè)單位檔案管理工作仍然有待完善，主要源于即便信息化設(shè)備及技術(shù)的應(yīng)用，有效提升了檔案管理的效率，但其工作流程、制度及能力不足的問題仍然存在，特別是技術(shù)優(yōu)勢的發(fā)揮和管理方式的延續(xù)性，都使檔案管理工作始終處于低層次徘徊，即只解決了有無的問題，而未真正深入的提升技術(shù)質(zhì)量。特別是在與事業(yè)單位實(shí)際結(jié)合的領(lǐng)域，仍然無法真正實(shí)現(xiàn)深度滲透。

（三）管理人員專業(yè)技能欠缺

事業(yè)單位檔案管理工作的核心是人，只有真正關(guān)注以人為本的管理因素，才能夠從根源上解決檔案管理問題。但在事業(yè)單位的傳統(tǒng)視角下，檔案管理受重視程度不夠，在人員的選配上存在模糊認(rèn)識，缺乏對專業(yè)化、高素質(zhì)人才的應(yīng)用。這導(dǎo)致在檔案管理工作中，大部分管理人員缺乏必要的培訓(xùn)，專業(yè)質(zhì)素不高的問題明顯。同時(shí)，在管理人員的認(rèn)知程度上，仍然局限于文件記錄、檔案保存等基礎(chǔ)上，對于檔案資料的開發(fā)和利用能力不夠，難以真正體現(xiàn)出檔案管理的本質(zhì)和優(yōu)勢。

二、事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量優(yōu)化策略

（一）建立健全檔案管理制度

檔案管理制度是規(guī)范檔案管理行為的基本方式，在事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。為提升檔案管理工作的協(xié)調(diào)性，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案管理相關(guān)法規(guī)和要求，通過建立和完善制度的方式，維護(hù)檔案管理工作有效的發(fā)展方式，使之既符合事業(yè)單位管理實(shí)際，又能夠使檔案資源價(jià)值獲得挖掘。首先，事業(yè)單位要以《檔案法》作為基本參照，形成和制定必要的管理舉措，依托制度的完善規(guī)范檔案管理行為，并在此期間強(qiáng)化檔案管理意識和責(zé)任意識，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)到位。其次，以檔案管理的基本要求為遵循，制定針對性的檔案管理策略，全面把握檔案管理中的細(xì)枝末節(jié)，確保檔案管理始終處于良好發(fā)展?fàn)顟B(tài)。最后，優(yōu)化檔案管理工作流程，針對事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)，優(yōu)化檔案管理工作流程，即檔案借閱、保管、保密及信息化綜合發(fā)展，積極按照檔案管理年度規(guī)劃加以落實(shí)，切實(shí)提升檔案管理的科學(xué)化水平。

（二）發(fā)揮檔案管理信息化優(yōu)勢

基于網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)發(fā)展背景下，事業(yè)單位檔案管理工作必須需要進(jìn)行創(chuàng)新，依賴于現(xiàn)代信息化技術(shù)優(yōu)勢，積極打造檔案管理的新途徑。一方面，在檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)上，事業(yè)單位應(yīng)更新管理理念，全面實(shí)施檔案管理電子化、自動化和信息化，以電子檔案作為主導(dǎo)方式，建立檔案檢索程序以提升檔案管理存檔和借閱效率。同時(shí)，針對信息化檔案管理模式下的安全性問題，事業(yè)單位也要加強(qiáng)安全管控，避免檔案信息的丟失，即采取秘鑰、登錄密碼及防火墻等方式，提升檔案管理的安全系數(shù)。另一方面，要結(jié)合實(shí)際打通信息資源共享渠道。

（三）促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)提升

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理的理念，將其提升重要的議事日程，強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化及能力化水平。尤其在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，人才競爭的格局已經(jīng)充分顯現(xiàn)，自此更需要不斷加強(qiáng)檔案工作投入，在強(qiáng)化硬件完善的同時(shí)注重人才培養(yǎng)和儲備。一方面，強(qiáng)化檔案管理人員信息化技能，在日常的檔案管理工作中要強(qiáng)調(diào)專業(yè)化，將計(jì)算機(jī)操作納入管理范疇，做好檔案分類、整理及編目工作，切實(shí)保證各項(xiàng)檔案管理工作獲得專業(yè)落實(shí)。另一方面，強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)引導(dǎo)，在工作中加強(qiáng)人員職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，聘請專業(yè)人員進(jìn)行講座交流，并制定符合事業(yè)單位自身特點(diǎn)的培訓(xùn)計(jì)劃，以科學(xué)化的方式引導(dǎo)管理模式創(chuàng)新，全面提升檔案管理專業(yè)性，確保檔案工作順利進(jìn)行。

三、結(jié)語

綜上所述，伴隨時(shí)代的發(fā)展與變革，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)。為此，事業(yè)單位必須要帶對履行檔案管理職能，不斷在轉(zhuǎn)變觀念中探尋模式創(chuàng)新，將事業(yè)單位檔案管理工作推向深入。毋庸置疑，為深化事業(yè)單位科學(xué)發(fā)展，對檔案管理工作的規(guī)范化勢在必行，因此必須要迎接時(shí)代變遷所帶來的挑戰(zhàn)，轉(zhuǎn)變觀念、健全制度、規(guī)范流程、提升素養(yǎng)，全面提升檔案管理工作效率，以適應(yīng)新時(shí)代的檔案管理發(fā)展需求。