淺談工程檔案歸檔質量控制的策略

胡敏 山東青島萊西市市政管理處

建筑工程項目的發展大大推動了我國基礎設施以及經濟的發展。一般來說，建筑工程項目通常持續的時間都很長，時間跨度非常大，設計的人力物力財力都比較復雜。總的來說，建設工程檔案包含了方方面面：技術資料、物資資料、人員資料、質量報告等等。所以說建設工程的檔案歸檔質量的高低會影響到檔案歸檔的效率。

一、當前工程檔案歸檔質量控制存在的問題

（一）不能及時的進行檔案的歸檔。從目前我國建設工程發展的情況來看，建設工程項目一般都存在著人員流動量較大的特點，建設工程項目的施工周期和時間跨度非常長，這就會導致了在建設工程施工的過程當中，文件資料和文件檔案歸檔不及時的問題出現。這個問題的出現容易導致文件的丟失，從而破壞了建設工程項目文件的系統性和科學性。并且檔案的丟失，一定程度上會影響到工程后續的建設，沒有了文件的支持，有一些工作也就無從開展。因此，在進行檔案整理和歸檔的過程當中，一定要結合建設的實際情況來進行檔案的管理，根據具體的情況來制定出行之有效的檔案管理和檔案歸檔方法。人員流動量大和建設時間跨度大并不是影響檔案管理質量的借口，要加大力度對檔案進行監督，保證資料的完整性。

（二）缺乏科學的管理制度。在建設工程項目開展的過程當中，面臨著人員流動量大、人員雜亂等問題，很多建設工程檔案的歸檔工作都是由建設工程項目人員兼任的，這就會導致檔案管理人員素質低下。由于缺乏人才所以導致工作效率不高，水平較低。檔案工作人員缺乏好的導師的引導和指教，自然工作效率上不去，對工作也沒有什么興趣。

二、淺談工程檔案歸檔質量控制的優化措施

（一）加強工程檔案管理人才的培養。構建一支專業素養較高的團隊。這里的團隊指的是檔案管理人員，也就是管理層的人員。檔案管理工作的特殊性和重要性不言而喻，所以不僅要對檔案工作人員進行素質培養，更要有一個高素質的管理團隊。那么，如何去組建一個高質量的檔案管理團隊呢？第一，可以出臺一套完整的獎懲制度，并且把職責劃分細致，精確到每個人該干什么，獎懲分明。把工作態度和薪水牢牢聯系在一起，這樣絕對可以提高員工的工作積極性。第二，定期開展內部培訓。讓員工和管理層的專業素質得到提高，來緊緊跟上不斷發展的時代潮流。

（二）加強對工程檔案資料收集的管理。在對工程檔案資料進行了相關的整理之后，發現在整理的過程當中存在著復印件不清晰的情況，導致后續的檔案資料混亂。首先，要加強對于建設工程檔案管理人員的思想意識培養，加強每一個員工的安全責任意識，在日常的建設工程檔案管理工作當中，一旦發現了問題或者說是問題出現的隱患應該及時上報。檔案管理人員要樹立自身的意識，從檔案管理的基礎工作出發。其次，在收集資料的過程當中，一定要做好及時的上報工作，對于影像資料進行及時的封裝文件，這樣一來可以避免因為檔案太多造成的文件遺失情況。最后，在上報文件和檔案復印件的時候，在回復簽收之后要進行掃描，用原件進行復印件的替換。一定要規范檔案上報的程序，避免文件和資料出現混亂的問題。

（三）做好工程檔案文件資料的整理工作。建設施工單位可以選用專門的檔案管理人員進行檔案建立的活動，并且檔案掛歷人員一定要與檔案部門的工作人員時刻保持著練習，在有關人員的指導下進行工作，建設單位要把文件和資料的歸檔要求及時的提供個施工單位，與此同時，文件資料的形成活動也要得到開展。

（四）加強對施工單位歸檔的驗收管理

在建設工程檔案管理部門進行施工項目驗收的過程當中，施工單位一定要收集到所有的檔案資料，避免出現影響建筑施工質量的情況出現。一定要保證檔案和文件的完整度。要及時的和有關部門進行溝通和協商，如果在檔案管理和歸檔過程當中發現了問題，一定要第一時間上報。

（五）加強工程檔案管理信息化的進程。要充分意識到工程檔案管理信息化的意義，意識到把信息化管理應用到工程檔案管理信息化建設當中的重要性。對于整個建設工程的管理人員來說，一定要改變傳統的管理思想和管理理念，對于當今時代之下的信息化技術要有一定程度上的了解，并且要看到信息化技術在工程檔案管理中的應用，給檔案管理所帶來的便捷性。并信息化建設在工程檔案管理當中能夠大大提高工程檔案管理的效率和管理水平，信息化建設在這方面的作用是無可替代的。不僅僅是建設工程管理層的人員要樹立相關的意識和拋棄傳統的管理理念，建設工程的工作人員也要進行相對應的思想意識的改變，這樣才有利于信息化建設在工程檔案管理方面取得更加良好的進展。建設工程檔案管理信息化還有一個問題，那就是相關的法律法規系統并不完善，這就導致了很多心懷不軌的有機可乘，利用國家或者企業的機密文件來進行一些違規的操作。針對這個問題，國家和相關的政府部門可以出臺有關的法律法規，健全檔案管理信息化的制度，制定相關的標準。不管是一般的檔案還是機密檔案，所有的檔案管理信息化都要符合國家以及相關部門所要求的標準。還要不斷提高檔案管理信息化的標準化程度。

結語：綜上所述，工程檔案的歸檔是工程項目順利開展的前提和必要條件。現如今工程檔案歸檔中還存在著人員素質低下等問題，要不斷提高檔案歸檔人員的綜合素質，改變傳統檔案管理的思想理念，一步一步促進我國建設企業的發展。