新形勢下醫院檔案管理工作的新思路探究

楊婷婷 德陽市口腔醫院

引言：在二十一世紀的今天，醫療事業不斷的發展擴大，我國醫院的規模也隨之擴大，醫院內接受的患者、采購的設備及藥品不斷增加，醫院檔案的數量也在持續增多，這就對檔案管理有了更多的要求。但是醫院傳統的檔案管理模式已經不能適應新形勢下醫院管理的需求，這就需要對傳統的管理方法進行不斷完善，改變以往的檔案管理理念，改善管理方式，為醫院提供全面、真實的醫療檔案信息，保障醫療系統正常運轉。

一、醫院檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理工作不夠重視。就目前而言，在醫院內部無論是檔案管理人員還是醫院領導人員，或者是其他的醫療工作人員，都缺乏對檔案管理工作認識，都將檔案管理工作當成后勤工作，忽視了檔案管理的重要性。在醫療系統中，檔案管理包含的內容多而雜，而且每一個信息都非常重要，一旦信息出現錯誤，所造成的后果將不可預估。但是在醫院的實際工作中，依然存在著很多的醫療從業者對于檔案管理不夠重視，檔案管理的工作發展和創新也就無從談起。

（二）缺乏完善的檔案管理制度。在醫院實際管理中，相對于臨床類的科室，檔案管理工作缺乏了完善工作職責和制度。特別是在醫院有紙質化檔案向信息化轉變過程中，這一時期檔案管理工作量非常大，這是由于紙質檔案中或多或少會存在一些無效信息、信息缺失、信息重復的問題，給信息化錄入帶來了很大的挑戰，在這一過程中由于缺乏檔案管理制度，也就導致了醫院在開展檔案管理工作時過于隨意，甚至是選擇較為簡單的方式進行，沒有根據醫院的實際情況開展檔案管理工作，以致于檔案信息丟失遺漏現象時有發生。

（三）檔案管理人員的專業能力不強。目前，我國醫院主要是注重于培養醫護人員的專業能力，對于檔案管理人員的培養少之又少，有很多的醫院沒有一個專門的檔案管理部門，專業檔案管理人員更從談起，通常是由行政人員、二線工作人員、科室年齡較大人員進行醫院檔案管理工作，檔案管理的質量也就無法得到保障，甚至經常出現資料丟失現象。除此之外，由于這些檔案管理人員缺乏專業素養，其無法認識到檔案管理工作的重要性，也就導致了管理人員隨意管理，檔案保存也缺乏一定的安全性。

（四）信息化程度不高。在新形勢背景下，以往的醫院檔案管理方式朝著信息化發展已經成為必然趨勢，但是仍然存在著一些鄉鎮醫院缺乏科學的信息管理系統，醫院內的檔案信息還是通過紙質形式保存，不僅信息的安全性無法得到保障，而且信息查找和調取也較為復雜，在出現緊急情況下，患者的生命安全可能會受到損害，影響了醫院的正常運轉。除此之外，由于醫院在不斷接收患者，檔案會持續不斷的產生，檔案室也是較為有限的，也就導致了很多紙質檔案無法保存，部分檔案通過電子檔案的形式錄入，但是這種一個患者多種形式的檔案保存方式，不僅翻閱查找起來較為困難，而且電子檔案出現錯誤和遺失的現象時有發生，嚴重影響了醫院的服務質量。

二、提高醫院檔案管理工作的措施

（一）提高醫院對于檔案管理的重視。為了加強醫院檔案管理工作，這就需要提高醫院所有人員對于檔案管理的認識，認識到檔案管理的重要性，真正重視檔案管理工作，所有醫療人員對于積極配合檔案管理工作的開展。醫院可以通過在會議、演講、團建中宣傳檔案管理的重要性，從而有效提高全體醫護人員的檔案管理意識，促進醫院檔案管理工作的穩步前進，通過檔案管理提高醫院服務效率和質量。

（二）完善檔案管理制度。為了促進醫院檔案管理由紙質檔案朝著信息化轉型，就一定結合當前檔案管理中存在的問題，改善檔案管理制度，規范檔案管理中收集、歸檔、保管、借閱、銷毀等環節，從而推動醫院檔案管理又好又快發展。建立科學合理的管理制度首先要在醫院內建立專門的檔案管理部門，并且將檔案管理納入到綜合管理體系中。其次，分析當前存在的問題，借鑒其他醫院的經驗，加以改善。最后，明確所有檔案管理人員的工作職責，杜絕打太極現象出現。此外，還應當建立監督管理機制，通過績效考核提高檔案管理人員的工作積極性。

（三）提高檔案管理人員的專業能力。管理人員是醫院檔案管理工作的核心，其專業能力和綜合素質的高低直接決定了檔案管理工作的效率及質量，所有醫院一定要提高檔案管理人員的專業能力，從而推動醫院服務質量建設。首先醫院應當引進專業的檔案管理人才，通過人才力量實現檔案管理工作的科學規劃。其次，醫院應當定期對檔案管理人員進行培訓，不僅能提高其專業能力，還要增加其對于檔案管理的認識。除此之外，還要注重對管理人員的思想政治培養，幫助其樹立一個良好的工作作風，杜絕隨意管理的現象出現。

（四）加強信息化建設。隨著互聯網技術不斷的進步，醫院中應用的電子醫療系統有效簡化了醫院繁雜手續，大幅度提高了醫院服務質量和工作效率，檔案管理作為醫院管理中較為重要的環節，也應當適應時代的發展，加快檔案管理的數字化進程，為醫院發展提供有效幫助。在醫院檔案管理朝著信息化建設的過程中，首先要將以往的紙質檔案全部轉變為電子檔案，不僅增加了檔案的安全性，而且電子檔案還更容易攜帶保管。其次，醫院要加大投資力度，引進科學合理的電子檔案管理系統，還要使用具有計算機能力的管理人員，此外還要注重電子檔案的權限，避免無關人員翻閱檔案。最后，還要和其他醫院進行有效連接，建立一個醫療檔案共享平臺，通過資源共享，加強檔案管理工作。

三、結語

總之，在新形勢背景下，醫院檔案管理工作已經成為醫院管理中的重要環節，所以必須對以往的檔案管理工作進行創新，提高醫護人員對檔案管理的重視、完善檔案管理制度、建設信息化平臺、提高管理人員專業能力，從而有效提高醫院檔案管理工作質量。