醫院檔案管理工作現狀及思考

胡楠 青島市精神衛生中心

醫院是為病患提供醫療服務的重要機構，“病人至上”是院內管理工作的工作準則[1]。檔案管理工作作為管理工作的重要組成成分，管理效果是決定醫院管理水平的高低的關鍵。隨著我國社會經濟的不斷發展與進步，對于醫療改革工作也在不斷的深入研究，醫療改革能夠有效促進醫院內部管理水平的提高和加強，但是當前的形勢下，想要提高醫院管理工作質量還需要面臨很多重要的工作問題。做好醫院檔案管理工作是促進醫療體制改革的必然條件。隨著信息化的不斷發展，醫院逐漸將信息化技術應用于自身經營和管理工作中，檔案管理不再局限于傳統的檔案管理模式，通過傳統管理模式與信息技術之間的融合推動檔案管理工作的發展。

一、醫院檔案管理現狀分析

（一）檔案管理不完善

就目前醫院檔案管理工作現狀來看，我國很多醫院對于檔案管理工作的重視程度較差。很多人認為醫院檔案管理工作不屬于醫院醫療工作的范疇，因此不能給醫院帶來直接的效益。所以很多醫院管理工作人員對醫院檔案管理工作較為疏忽。同時醫院也未制定完善的管理制度。不僅如此，醫院工作人員對醫院檔案管理工作的重視程度也較差，缺乏檔案管理意識。在實際工作中也容易出現一些常規性的失誤，影響檔案管理工作的發展與進步。

（二）檔案管理不規范

對于檔案的管理形式，醫院基層工作部門尚未制定統一性標準。檔案缺乏統一的檔案管理形式，將對其使用環節造成不利影響。檔案管理不夠規范是目前各大醫院檔案管理工作中存在的普遍問題，對于我國一些醫院負責檔案管理人員在工作中不能夠準確的歸檔，因此無法統一管理檔案。在醫療服務的有序開展過程中，會產生許多信息和資料。管理人員需要對信息進行有效性進行篩查，過濾低價值信息，保存有用信息，確定管理工作范圍。管理形式如若得不到規范，制定的管理范圍自然而然會產生差異，影響安全管理和高效使用這一目標的實現。

（三）檔案管理人員專業性差

醫院檔案管理工作具有系統性和復雜性，因此對于醫院檔案管理工作人員也提出了嚴格的要求，檔案管理工作人員不僅要具備，高專業水平，同時對于標準規范和法律也要有一定的常識和了解，同時還需要具備計算機能力。但是目前由于醫院人才匱乏，很多醫院檔案管理工作人員并不具備以上幾點要求，同時在員工上崗之前未進行系統培訓，因此很難完成實際工作的落實。醫院普遍缺乏專門的全職檔案管理人員是造成管理質量不佳的主要原因。檔案管理人員由于自身的限制，工作期間容易出現檔案中的重要數據丟失現象或者信息更新不夠及時。

（四）檔案管理工作不重視

大部分醫院上級領導未能意識到檔案管理工作的重要性，沒能在重要數據產生后及時保存，而后隨著工作量的逐漸增加，更無法抽出時間對前面數據進行整理和分析。基層檔案管理人員缺乏檔案管理意識，不能正確利用檔案中的有效資料哦，部分原信息遭受破壞后難以恢復至原樣，出現醫療糾紛后也往往因為原始數據的缺失而缺乏合理妥當的解決方式。

二、醫院檔案管理工作對策

針對檔案管理過程中出現的問題，探討有效的解決方案，加強對檔案管理人員的規范性約束，以確保檔案在醫療服務行業中的應用效果[2]。上級領導需要加強對于檔案管理工作的檢驗，了解管理過程中的違規操作、資料使用不當等問題，根據情況合理調整處罰力度。管理人員采用不同的管理方法處理不同性質的檔案，提高檔案的使用效率，并及時更新數據，為醫院相關部門提供可靠的檔案資源保障。

（一）完善檔案管理制度

檔案管理工作只有在健全的制度約束下才能最大限度提高檔案資源的利用率。在健全檔案管理體系時，需分析舊制度中存在的缺陷，重點在于解決管理質量不合格的問題。同時，嚴格約束檔案管理者，規范管理方案的實施，管理人員的錄取流程，以保證新制度在檔案管理部門落實到位。

（二）建立檔案管理網絡

隨著我國科學技術的不斷發展與進步，信息化技術手段在各行各業以及各個領域被廣泛應用，對于醫院檔案管理工作而言需要進行信息化的輸入。通過信息技術將檔案管理工作信息化[3]。通過計算機網絡對醫院相關資料進行保存和收藏，能夠有效提高。查找資料的便捷性，同時對于檔案的保存具有一定意義。 能夠有效減少資料的損壞和丟失。加強計算機和互聯網在檔案管理工作中的應用，管理人員可在計算機中直接搜索需要查找的資料，進而提升檔案的使用效率。

（三）完善檔案的完整性

檔案的完整性對檔案的利用具有直接影響。醫院檔案內容雜多，院內部門眾多且具有分散性，各部門的檔案保管要求和機密程度不盡相同。所以必須制定健全的檔案管理制度，完善檔案信息的傳遞和登記流程，實現動態管理，如若發現檔案缺損或者丟失，及時設法補救[4]。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質

由于醫院檔案管理工作內容比較復雜，因此對工作人員有較高的要求。醫院在錄用檔案管理工作人員是要加強工作力度，注重培養專業素質高的工作人員。醫院檔案管理人員要具備高強度的責任意識，同時要具備工作能力和專業水平。要注重醫院檔案管理工作的建設。建立科學合理完善的制度，保障工作人員工作的積極性。

三、結束語

醫院檔案管理工作是保證醫院各項工作能夠順利開展的紐帶和橋梁，是目前醫療機構經營和管理的一個重要組成部分。醫院管理工作能否順利開展，與醫院各級領導的決策有著緊密的聯系[5-6]。專業水平高的工作人員以及完善的管理工作方案是提高整體工作質量的關鍵。同時優質的檔案管理工作方式能夠提高醫院檔案資源利用率，為醫院發展起到決定性的作用，同時能夠更好的為患者提供優質的醫療服務。