基于電廠物資詢價采購模式的概算管理研究

王田碩，段進寬

（華能（天津）煤氣化發(fā)電有限公司，天津 300452）

1 電廠采購方式

電廠采購行為分為招標和非招標兩大類，招標采購分為公開招標和邀請招標，非招標采購分為競爭性談判、詢價和單一來源采購。物資采購成本占發(fā)電廠總成本的10%～20%[1]，發(fā)電企業(yè)想要實現(xiàn)利潤最大化，必須在采購方式、成本控制等環(huán)節(jié)上下功夫，做到省一分錢比掙一分錢更容易。自2015 年始，整合ERP、電商平臺、物資管理平臺等環(huán)節(jié)實現(xiàn)全流程公開采購，僅依據(jù)2019 年電廠采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計，招標業(yè)務占比46.98%，非招標業(yè)務占比53.02%，其中詢價采購方式又占比非招標業(yè)務的70%～75%，全年累計平均節(jié)資率為12.58%。從節(jié)資情況和實踐應用結(jié)果來看，詢價采購是電廠采購業(yè)務最為頻繁的、最常見的方式，而影響其管理效益和企業(yè)利潤的因素多種多樣,概算控制管理是電廠采購提質(zhì)增效的重要途徑。

2 詢價采購方式和概算管理現(xiàn)狀

詢價采購是指采購人要求3 家及以上符合資格條件的供應商一次報出不得更改的價格，以確保價格具有競爭性的采購方式[2]。物資采購特點決定了采購方式的選擇：①采購的物資規(guī)格、標準統(tǒng)一、供應充足且價格變化幅度小，如：辦公用品、日常生產(chǎn)消耗材料、工器具等；②技術(shù)標準或要求相對簡單，采購質(zhì)量標準相對明確，合同估算價相對較低，能夠形成充分競爭的，如：精加工件、熱工電氣儀器儀表等；③物資的種類廣泛，需求量不一，具有臨時性高的特點，主要是IGCC 作為電力和化工的結(jié)合體，流程復雜、環(huán)節(jié)冗雜、標準多樣；④電廠每月10 日試實行月度集中采購制度，按照物資類別劃分整合，編制物資采購計劃方案，形成詢價文件包，90%選擇詢價采購方式，有力提高采購效率，滿足現(xiàn)場要求。詢價采購方式的應用優(yōu)勢凸顯：①詢價過程簡易快捷，便于流程操作；②詢價定標標準明確，競爭性充分；③詢價應急性強，利于解決緊急需求；④詢價方式資格門檻限制低，吸引力高。劣勢：①長期供應商競爭，形成低價至上，造成物資質(zhì)量下降；②物資標準長期不變，實質(zhì)滋生壟斷行為，直至成交價格居高不下。

概算管理貫穿物資需求的提報、采購方式選擇、采購結(jié)果確認的3 個環(huán)節(jié)。概算來源，一般分兩種情形：①取歷史采購價（ERP 估算參考價），適用于標準明確物資；②需求人人為估算，來源多為網(wǎng)絡、供應商或者同類物資估算。現(xiàn)行的采購模式下，需求人根據(jù)現(xiàn)場情況利用ERP 提報物資采購需求，包括物資的數(shù)量、規(guī)格、概算、需求時間等，物資采購部門合法依規(guī)選擇采購方式，實施“計劃—詢價—采購”3 環(huán)節(jié)推進，最終形成采購業(yè)務閉環(huán)。概算與實際采購金額的差額，既是衡量采購管理水平高低的重要指標，又是費用控制水平的重要體現(xiàn)。概算管理存在兩點不足：①提報的概算金額，主要是基于經(jīng)驗判斷，缺乏數(shù)據(jù)理論支撐，并未考慮采購實施階段市場變化情況，尤其是特殊時間節(jié)點或者行情；②采購部門參照的概算金額并不準確，在實際業(yè)務中沒起到指導、衡量、限制作用，對采購管理和費用管理造成反向制約。

3 詢價采購方式下概算管理的問題分析

自集團采用全程線上采購模式以來，歷經(jīng)多次以及多個系統(tǒng)同步優(yōu)化，形成目前的“1+2”（電子商務平臺+ERP 及物資管理平臺）的采購操作系統(tǒng)模式。“概算管理”也是隨著系統(tǒng)的投用，從ERP、物資管理平臺、電子商務平臺甚至是法務系統(tǒng)，貫穿整個采購環(huán)節(jié)。“十三五”期間，概算管理也從粗放管理逐漸向集約化邁進，并取得顯著成效，如：對比2019 年和2020 年的采購數(shù)據(jù)，2020 年節(jié)資率達到15.57%，同比提升2.99%。“十四五”開局之年，隨著“高質(zhì)量發(fā)展”號召的提出，采購管理穩(wěn)步向精細化管理邁進的時候，尋找采購流程中概算管理存在的問題、利用概算管理有力挖掘提質(zhì)增效的潛力，成為采購重要攻關方向之一。

2019 年初，整個平臺進行優(yōu)化，取消了概算管理的上下浮動百分比，采用絕對控制，嚴控概算異常現(xiàn)象：①近5 年的采購數(shù)據(jù)，概算管理基本完成歷史數(shù)據(jù)積累，能夠為采購業(yè)務提供參考；②標志著概算管理邁入集約化管理，以達到用絕對數(shù)值講好采購故事的目的。

截至目前，ERP 和物資管理平臺在需求提報階段、詢價定標階段分別存在1 次概算預警提示，即：提報概算超過下達費用報警、定標金額超過提報金額。要做到概算精細化管理，一是要求需求提報人概算金額要有理有據(jù)，提高概算準確度成為物資提報工作方向；二是要采購部門嚴審計劃，發(fā)現(xiàn)不合理概算，一事一辦，扼殺概算差異于苗頭，如：設置硬指標，單項物資超概30%且1 萬元以上，退回需求，并要求提報班組重新調(diào)研不同品牌市場價格。

以2019—2020 年月均采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計為樣本，35 單詢價業(yè)務中，概算原因影響采購的1/8。結(jié)合案例實際，分析歸納，主要是5 個方面：①不懂變通，變更技術(shù)要求后仍然取用歷史參考概算；②長期未采購物資，不變動概算金額，未充分考慮市場價格變動，如2020 年采購使用2019 年成交價格作為概算，2019 年保溫鋁皮1.6 萬元/t，2020 年12 月單價已達到2.2 萬元/t；③針對標準復雜物資，未有效形成3 家以上品牌調(diào)研，造成概算來源單一。化學水處理系統(tǒng)超濾膜物資采購項目，因設備投產(chǎn)以來為膜天膜品牌，提報專業(yè)未能調(diào)研市場及新技術(shù)，造成概算過高、不具操作性。經(jīng)過商務調(diào)研其他技術(shù)和品牌，發(fā)現(xiàn)賽科利爾、清源等品牌均具備100%替代能力，并且概算由6000 元/支可以降至4000 元/支；④選擇的參照物資并無參考價值，人為估算失誤。如搜索引擎平臺搜索價格，未進行詳細技術(shù)要求溝通，直接采用網(wǎng)頁標價進行提報；⑤采購人員對市場變化趨勢宣貫不到位、敏感性不強，季節(jié)性、關鍵節(jié)點、國內(nèi)外形勢變化也會影響概算，如液化氣夏低冬高、液氮夏高冬低、2020—2021 年有色金屬、成品油價格的大幅變化等等。

4 詢價采購方式下概算管理的應對策略

現(xiàn)行詢價采購方式下，以“大數(shù)據(jù)+典型案例”的模式實現(xiàn)物資概算管理在各個環(huán)節(jié)的準確度，提出行之有效的應對策略，改善嚴重超概或異常節(jié)資的情形，使采購管理水平穩(wěn)步提升。

（1）學典型案例，擴展概算來源渠道，優(yōu)化提報流程。針對5個方面的歸納總結(jié)，電廠內(nèi)部形成典型案例培訓，分析概算來源的3 個渠道的優(yōu)劣，如：ERP 歷史概算、市場估算價格、參考物資價格。固化班組物資提報人員，提報流程中物料編碼擴展、需求計劃審核，專人嚴抓嚴管，實現(xiàn)合理概算需求采購。從培養(yǎng)員工的角度出發(fā)，重申物資提報工作交接學習的重要性，力爭交接工作達到實效。

（2）構(gòu)建概算價格趨勢變化模型[3]，研究市場波動，多措并舉降低采購成本。在構(gòu)建價格趨勢變化模型中，分析3 年內(nèi)液氮、液化氣、化學藥品等運行消耗物資隨時間節(jié)點的概算價格波動和消耗數(shù)量情況，通過合理調(diào)整采購時間節(jié)點，優(yōu)化需求數(shù)量，利用框架協(xié)議實現(xiàn)低點買入，既保障了物資供應，又形成穩(wěn)定的概算控制管理。適時加入“國內(nèi)外市場形勢”這一變量，立足2020—2021 年特殊樣本情況，如：電纜、鋁卷板、成品油、輸送帶等波動較大物資，分析這一變量造成的實際影響，善用結(jié)論舉一反三為企業(yè)提質(zhì)增效建言獻策，適時提出合理的買入時間。

（3）采購部門提供概算預測價格，指導需求人員填報。該策略主要面向標準復雜、潛在供應商有限的物資。這項工作不僅需要對物資熟悉的資深采購人員的經(jīng)驗判斷，還需要從多方面對比同類業(yè)務，綜合考慮技術(shù)標準和安全運輸?shù)那闆r，從而提供概算指導，提高了概算編制的準確率，也有效避免了預算不足或資金閑置的情形發(fā)生。

（4）發(fā)揮概算參考作用。通過詢價采購，通過有效的概算價格預測供應商所報物資的優(yōu)劣，立足相對準確的概算價格和擬定標價格，采購人員可以判斷所報物資是否符合詢價要求，有力促使采購重心向技術(shù)評估偏移，為采購質(zhì)量管理提供參考指引，提高采購一次成功率和整體采購質(zhì)量。

（5）亟需優(yōu)化ERP 及物資管理平臺概算控制功能模塊，設置合理價格浮動區(qū)間，形成靈活控制。現(xiàn)行采購模式只要存在超概，便會設置限制正常采購行為。參考設置合理的概算價格波動區(qū)間，有利于合理地降低超概原因造成的采購業(yè)務比例，提升采購效率，如：概算5 萬元以下標的，10%的概算浮動區(qū)間；概算5萬元及以上的標的，5%的概算浮動區(qū)間。

5 結(jié)語

綜上所述，詢價采購作為電廠物資采購業(yè)務的重要開展方式，有其便捷也有劣勢。概算管理環(huán)節(jié)的歸納總結(jié)，既結(jié)合實際業(yè)務歸納了遇到的問題，又為改善詢價業(yè)務的效率和質(zhì)量提供攻關方向。概算管理的應對策略的提出，既符合采購管理水平提升的要求，又為采購業(yè)務中的疑難對癥下藥，有力地提升了概算管理的控制水平，實現(xiàn)采購業(yè)務提質(zhì)增效的目的。