企業物資采購管理常見問題及改進對策

梁升榮 于鐵妮

【摘 要】企業物資采購管理工作的質量，直接影響企業的經營發展情況和經濟效益。文章對物資采購管理在企業中發揮的重要作用進行分析，認為企業物資采購管理工作常見問題集中在成本管理不到位、物資質量不達標、采購時機選擇存在錯誤等方面。在此基礎上，提出制定物資采購規劃、綜合應用招標模式、建立高質量的物資采購隊伍、增強內部監督審查、加強對合同管理的把控等方式，希望全面提高企業物資采購管理工作質量。

【關鍵詞】企業;物資采購管理;常見問題;改進對策

【中圖分類號】F274 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2021）12-0158-03

物資采購管理是企業管理的關鍵一環，企業需予以重視。總體而言，企業管理者需重點關注采購部門的日常運營情況，及時洞察管理中存在的問題，提出針對性的解決措施。

1 物資采購管理在企業中發揮的重要作用

物資采購管理在企業中發揮的重要作用，主要包括以下幾個方面。

（1）優化企業資源配置模式，提升物資利用率。企業在開展物資采購工作時會使用大量的周轉資金，這時就涉及如何有效利用資金的問題。部分企業沒有開展科學的物資采購工作，導致采購工程缺少目標，資金利用率較低。部分物資采購人員成本意識淡薄，不管物資的價格、屬性是否滿足企業的要求就直接購買，存在重復或者無效購買的情況。由此造成的后果是企業內部資源配置存在兩極分化的情況：一方面，優質資金資源無法分配給優質項目;另一方面，一些部門存在嚴重的資源閑置、浪費情況。為了避免出現上述問題，企業應設置物資采購管理部門，提升采購的目的性、預見性和針對性，明確采購目標和精確數量。綜合而言，采購部門存在的意義在于能幫助企業將所有物資采購資金都花在“刀刃”上，進而優化內部資源的配置模式，增加企業的經濟效益。

（2）積極調整企業庫存，避免貨物堆積。在白酒銷售行業存在一句至理名言：“能夠賣出去的才是酒;存放于倉庫中無法售賣的貨品與廢水無異。”一方面，企業的日常運營和發展需要充足的物資;另一方面，物資的供應必須維持“有進有出”的動態平衡。如果貨品采購數量超過企業日常運營的消耗，則企業的發展便會在物資消耗層面受到限制。由此可見，企業要求物資采購管理人員必須認真履行自身的工作職責，有效規避物資堆積的情況，降低物資堆放管理費用。這樣不僅能滿足企業生產發展的需求，還能防止物資堆積浪費的問題，協助企業調節庫存，提升企業的整體活力。

（3）對物資采購人員的行為進行監督和引導。物資采購人員進行全面的管理工作，能對采購的各個環節進行重點把控，提高采購的規范性、確定具體的采購內容、有效打擊采購中的違規行為。物資采購管理能在一定程度上提升物資采購的透明度，提升工作效率;加強物資采購工作和庫存管理工作的聯系性，保障物資管理質量;管理者加強監督工作，為物資采購人員提供科學指導，引導采購人員樹立正確的物資采購意識。

2 企業物資采購管理常見問題

2.1 成本管理不到位

企業在開展物資采購管理工作時，必須圍繞成本問題進行系統考量。成本是企業發展的關鍵性要素，與企業的經濟效益和可持續發展能力有著直接聯系。如果在物資采購時沒有對物資單價進行控制，并且在數量控制方面存在漏洞，會導致在物資采購中額外產生大量非必要支出。一方面，從物資單價角度進行分析。在物資采購時沒有進行貨比三家，缺少對市場變化趨勢的分析和研究，存在徇私舞弊的情況，導致物資單價超過市場平均水平。另一方面，實施物資采購活動前，沒有制訂切實可行的計劃，導致采購項目的“失敗”。

2.2 物資質量不達標

在物資采購中不僅要對物資成本進行考量，還應該對物資質量進行把控，確保它們的應用價值和屬性都滿足使用要求。如果這兩項要素得不到充分保障，將會對企業后續的經營發展及銷售造成影響。在對物資的質量性能進行探究時，需要對各項因素進行綜合研究。如果在采購某個設備的零部件時沒有明確具體的型號，物資采購人員購買的零件與設備不匹配，必然造成額外損失。

2.3 采購時機不適宜

物資采購管理常見的問題主要體現在采購時機方面。因為采購人員沒有制訂切實可行的采購計劃，導致物資進場的時間存在一定的問題。如果物資采購的時間過早，即企業庫房內剩余的上一批次采購物品數量仍然較多，則導致企業倉庫內的貨物過度積壓的同時，企業的流動性資金也會減少，嚴重影響企業的正常發展。如果物資采購的時間過于延后，如生產原材料已經無法支撐企業的正常經營，則企業的生產計劃會受到嚴重影響。此外，決定企業采購時機是否正確并不完全取決于企業庫房原材料剩余量的多寡。如果采購部門未能對企業必備物品的當前市場行情及未來一段時間的價格變動趨勢進行深入了解和細致探究，則一旦出現某種材料緊缺但市場當前價格較高的情況，企業的采購成本必然大幅度增加。

2.4 合同管理有漏洞

企業的各項交易活動都會存在一定的風險，一般情況下企業都會通過簽訂合同的方式規避這些風險，但采購合同本身在編制、簽訂等方面也會存在問題。比如，合同嚴密性無法得到保障，因編制不嚴謹而出現各種各樣的漏洞，導致采購風險發生。由此可知，規范的合同是規避物資采購風險的重要條件，能幫助企業避免陷入對方設置的陷阱，保證自身的權益和經濟利益。

2.5 采購流程存在問題

企業的物資采購流程缺少靈活性，審查模式也比較復雜。物資采購部門制訂相關的采購計劃后，只有通過層層審批才能進行采購。此外，在簽訂購買合同時也較為復雜，只有財務和資源部門全部審查后，才能正式簽訂合同。并且，企業的物資采購系統的功能較為單一，只能取得反方面的信息，無法獲取其他部門的反饋意見，無法對自身的管理工作進行優化和調整。物資采購工作能滿足企業內部多樣化的物資需求，但缺少供應商問題的探究。因此，在物資采購活動中企業物資采購無法有效地掌握主動權，經常出現物資質量上下起伏較為嚴重的情況。

2.6 物流信息未共享

對企業的內部環境進行辨析可知，企業的物資采購人員安排管理和企業管理無法實現統一，導致各個部門的連接較為松散，信息無法共享。物資采購部門無法掌握各個部門的實際物資需求情況，并且企業的物流管理系統較為落后，無法及時與供應商取得聯系，這樣企業就不能與外部進行有效的信息交互，導致其一直處于封閉的狀態[1]。

3 改進企業物資采購管理問題的措施

3.1 制訂詳盡的物資采購計劃

企業在開展物資采購工作時，為了提升物資采購工作的精準性，應制訂切實可行的采購計劃，對物資的屬性、類型、數量、價格等要素進行全面把控，確保采購的物資發揮它的最大使用價值，保障企業的正常生產和發展。物資采購計劃應該具備指導性的作用，物資采購人員要嚴格按照相關要求加以實施，加大物資采購工作的落實力度。物資采購人員應該以企業的戰略發展要求為基準，掌握企業對物資的基本需求，這樣就能確定具體的采購計劃[2]。此外，應該對企業庫房的情況進行考量，避免發生空間不足的問題。同時，要對企業的流動資金情況進行分析，在保障流動資金安全的前提下進行物資采購工作，保障企業處于穩定發展的狀態。

3.2 綜合應用各種招標模式

企業若希望通過物資采購過程獲得更高的經濟收益，需嚴格控制成本。為了從根源上遏制徇私舞弊和弄虛作假的問題，必須科學運用招標投標方式，全面提升物資采購工作的透明度和嚴謹性。企業可以結合自身的物資需求情況，制定明確的招標方案，建立專業的招標小組，對需要大批量購買的物資組織招標活動。在制訂招標方案時，要保障各項數據的精準性，慎重地選擇招標對象，要對所有供貨商的資質進行考察，加強招標工作的嚴謹性。為了提升經濟控制的效果，在保障物資質量的基礎上，應該優先與那些報價較低的供貨商合作。企業在進行招投標評價時，應該使用低價綜合評價法，選出最適宜合作的供貨商。同時，為了加強招標投標的全面監督，應嚴厲打擊徇私舞弊的行為，嚴肅處理串標的問題，保障招標投標流程的規范性。

比如，在選擇供應商時要開展市場調研工作，結合地理位置、環境因素和運輸成本等，掌握服務發生地的真實情況。要選擇信譽好且能長期合作的供應商。同時，要進行價格評比工作。根據供應商提供的不含稅的價格和發票的稅率，按照“不包含稅的成本+不包含稅的成本（最高稅額-提供稅率）×附加稅率=評選價格”進行計算，并選出最佳的方案。A是一般納稅人、B是小規模納稅人、C是個人，假設企業需要購買一批鋼材，它的適用稅率為17%，附加的稅率為11%。第一，如果供應商不包含稅率的報價是相同的，那么最佳價格計算如下：A=100×（17%-17%）×11%+100=100、B=100×（17%-3%）×11%+100=101.54、C=100×（17%-0%）×11%+100=101.87，所以A的價格是最佳的。第二，如果供應商不包含稅率的報價存在差異，那么最佳價格計算如下：A=100×（17%-17%）×11%+100=100、B=98×（17%-3%）×11%+98=99.50、C=99×（17%-0%）×11%+99=100.85，所以B的價格是最佳的。

3.3 建立高質量的物資采購隊伍

物資采購人員的職業素養和工作能力直接影響管理的水平和質量。因此，要進行科學的人力資源管理工作，為企業的物資采購部門注入新能量。第一，建立完備的人才招聘機制。定期為企業注入新鮮血液，提升物資管理的先進性。這樣能為物資采購改革工作提供助力，加強管理工作與時代發現的契合度。第二，實施全面的崗內培訓工作，增強物資采購人員的思想意識，增加他們的知識儲備量，拓寬他們的視野。邀請具有豐富經驗的采購人員為他們提供指導，帶領他們進行真實的物資采購練習，促進其理論知識和實踐經驗的有效整合。第三，對培訓結果進行檢驗，為表現優異的人員提供一定的資金獎勵，提高所有物資采購人員的積極性[3]。

3.4 加強內部監督審查力度

企業物資采購管理需要健全的監督管理制度助力，要對企業物資采購管理中存在的問題和影響因素進行辨析，掌握操作中存在的漏洞，安排專業的工作人員進行監督和引導。此外，要提升審批工作的先進性，在保障審批速度的基礎上規范物資采購人員的操作模式。同時，應把物資采購人員的工作成果和績效構建聯系，對表現優異的員工予以一定的資金獎勵或者晉升機會，這樣他們能全身心地投入崗位工作，實現自身價值。

3.5 嚴格把控合同管理

當某個企業中標后，一定要簽訂完整、正確的合同，保障雙方的權益。編制合同時要樹立規范化的理念，明確各項物資的價格、規格、類型和數量等，明確違約責任等事項。企業與供應商簽訂的合同應包括質量保證書，這樣能對物資質量進行全面把控。企業的物資管理人員要提高對合同的重視度，保障自身的合法權益和效益[4]。

3.6 完善采購流程管理工作

企業需要提高自身物資采購管理效率，適當免去一些不必要的環節，優化采購流程。首先，要減少審批工作耗費的時間，在采購時要創新傳統的結構框架，借助采購協議的模式提升物資采購現代化的發展程度。其次，各個部門設置物資采購的專管人員，遇到問題時部門之間能進行有效對接，加強各個環節的連續性。最后，制定明確的物資采購執行指標和管理要點。

3.7 科學應用信息技術

在企業物資管理中要加強協調溝通工作，這樣能對采購的流程進行全面把控，降低錯誤發生概率。物資采購中的許多問題都是溝通不當導致的。因此，企業的物資采購部門應科學地應用信息技術構建智能化的管理系統。各個部門可以在系統中進行信息交流和分享，定期為物資采購部門提供物資信息，以便物資采購部門制定科學的規劃，切實掌握盡可能多的物資信息。在系統中物資采購部門還能與其他部門互動，明確物資的使用情況及需要改進的地方，提升工作的嚴謹性。

4 企業物資采購管理改進后的成效

企業實施科學的物資采購工作，能對市場進行全面的把控。制訂物資采購計劃能把各個環節和要素串聯起來，提升采購工作的嚴謹性。在物資采購管理的助力下，企業能提高對內部生產和運營工作的把控效果，有效遏制徇私舞弊問題。同時，可以提升資源的利用率，積極踐行綠色、可持續發展的經營理念，擴大自身的競爭優勢，提高行業知名度。

5 結論

綜上所述，企業要樹立與時俱進的理念，科學處理物資采購管理存在的問題，加強對采購工作的把控，避免徇私舞弊、弄虛作假的問題，優化資源配置，減少不必要的成本支出，增強企業可持續發展能力。

參 考 文 獻

[1]史凌俊.供應鏈管理模式下企業采購管理存在的問題及對策分析[J].全國流通經濟，2020（12）：48-49.

[2]王建人.制造企業采購內控管理存在的問題與對策——以赫福高公司為例[J].納稅，2019，13（36）：239-240.

[3]陸剛，薛長潔.企業物資采購管理中存在的問題及對策[J].化工管理，2019（35）：7-8.

[4]邱海萍.基于供應鏈管理的企業采購成本控制策略研究[J].企業改革與管理，2021（1）：111-112.