信息時代智慧檔案館構(gòu)建探析

張靜

（國網(wǎng)國際發(fā)展有限公司，北京 100031）

智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息感知、智能處理、業(yè)務(wù)協(xié)同和泛在服務(wù)功能的新一代檔案館。智慧檔案館利用新技術(shù)提高了資源開發(fā)利用率，實(shí)現(xiàn)了管理的智慧化，人性化，為未來檔案發(fā)展提供了一個嶄新的平臺。

一、智慧檔案館特點(diǎn)

（一）智慧化采集

傳統(tǒng)的檔案館對于檔案的收集與保存都是以紙質(zhì)化形態(tài)，隨著檔案信息與載體逐漸走向多元化，對于檔案的保存也向紙質(zhì)化與數(shù)字化同步并存方向發(fā)展。數(shù)字化電子檔案的應(yīng)用降低了檔案信息收集和保存的難度。人們通過對于電子化檔案的查找利用，極大程度上減少了紙質(zhì)檔案的破損，改變了人們重藏輕用的態(tài)度。同時智慧檔案館采集開拓了信息保存的新形式，以往信息以文字為主要載體，如今可以以音頻，視頻等其他形式。除此之外，檔案智慧化采集為用戶通過網(wǎng)絡(luò)查閱檔案信息提供了便捷，極大的提高信息的利用率。

（二）智能化管理

隨著人們對于檔案管理的重視以及現(xiàn)代科技的進(jìn)步，不少的檔案館建立了智慧化的檔案管理平臺。平臺智慧化的檔案管理實(shí)現(xiàn)對檔案的安全和全生命周期精準(zhǔn)的監(jiān)控。在檔案收集階段，可有效的對檔案進(jìn)行分類處理，并合理歸類存儲。智能化記錄檔案使用情況，實(shí)現(xiàn)高效借閱。在檔案保存階段，全程實(shí)時監(jiān)控檔案館的環(huán)境與溫度，保持檔案的儲存基本條件的穩(wěn)定。在檔案安全方面，對于機(jī)密文件使用設(shè)置人員權(quán)限，有效地防止信息泄露。智能化檔案管理能幫助挖掘檔案中深層次的信息和數(shù)據(jù)，供用戶查詢和使用。

（三）智慧化服務(wù)

智慧化檔案館在檔案服務(wù)方面同樣展現(xiàn)了其智慧化水平。通過應(yīng)用新技術(shù)進(jìn)行檔案實(shí)體、檔案內(nèi)容、檔案管理信息與互聯(lián)網(wǎng)有序連接，實(shí)現(xiàn)了檔案與用戶、檔案管理人員和檔案設(shè)備相互的深度感知和實(shí)時的交流溝通。在信息感知與溝通的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，不論是傳統(tǒng)的查檔借閱，還是其他的音頻，視頻等多媒體的資源的咨詢服務(wù)，智慧化檔案館都可以通過移動終端、互聯(lián)網(wǎng)等各種信息媒介，及時高效的處理用戶對于信息與資源利用的需求。與此同時，檔案館結(jié)合大量的數(shù)據(jù)對信息進(jìn)行深度的分析與發(fā)掘，預(yù)測用戶的需求，對于有價(jià)值的信息進(jìn)行整合更新，為用戶提供更智能化的信息服務(wù)。

二、檔案館建設(shè)途徑

（一）加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用

要推進(jìn)智慧化檔案館的建設(shè)，需要對現(xiàn)有檔案館的進(jìn)行改造。在傳統(tǒng)的檔案研究基礎(chǔ)上，引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)和新技術(shù)運(yùn)用于檔案管理和利用的實(shí)踐上。升級檔案的存儲模式，在傳統(tǒng)的實(shí)物儲存的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案的云儲存，實(shí)行“雙模”模式。云儲存的應(yīng)用能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案儲存的自動化與智能化，提高的存儲效率，降低了存儲成本。依據(jù)云儲存，建立智慧化檔案館相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，有利于檔案館對檔案進(jìn)行更優(yōu)化的云計(jì)算與合理的存儲。另外需加快新技術(shù)的研發(fā)和檔案的創(chuàng)新，推動信息網(wǎng)絡(luò)融合、智能分析決策等相關(guān)技術(shù)在新智慧化檔案建設(shè)中發(fā)揮作用。

（二）加大宣傳力度

應(yīng)用多媒體加大智慧檔案館的宣傳力度，提高智慧化檔案的知名度，增強(qiáng)人們對于智慧檔案館建設(shè)意識，積極推動智慧檔案館列入地區(qū)發(fā)展規(guī)劃。提高社會各界對智慧檔案館建設(shè)重視度與參與度，最終充分發(fā)揮智慧化檔案館的效用價(jià)值。

（三）建設(shè)管理機(jī)制

組建檔案館建設(shè)控制管理機(jī)構(gòu)。建立各檔案部門工作管理機(jī)制，完善各部門的工作流程。確定智慧檔案館建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)各部門的溝通合作，保證檔案館建設(shè)與管理有條不紊的開展進(jìn)行。

（四）加強(qiáng)人才建設(shè)

大力發(fā)展智慧檔案館的建設(shè)，離不開各領(lǐng)域人才的支撐。需積極引進(jìn)高復(fù)合型人才、創(chuàng)新型人才和專業(yè)技能型人才。引進(jìn)掌握大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)人才，利用大數(shù)據(jù)思維與檔案信息化相互融合加快智慧化檔案館建設(shè)步伐[2]。

（五）提供資金與法規(guī)支持

應(yīng)加大對智慧化檔案館建設(shè)上資金的支持。政府需落實(shí)相關(guān)的財(cái)政政策，為智慧化檔案建設(shè)引進(jìn)新設(shè)備和新技術(shù)提供資金扶助。拓寬融資渠道，引入社會資本。鼓勵社會各界參與智慧檔案館建設(shè)，為智慧化檔案館建設(shè)增加更多的資金來源。另外，國家需制定相關(guān)政策法規(guī)，規(guī)范智慧檔案館方向發(fā)展，為智慧化檔案館的建設(shè)提供相應(yīng)的法律保障。

三、結(jié)語

隨著技術(shù)的進(jìn)步和我國檔案事業(yè)的發(fā)展，智慧化、智能化、人性化將成為檔案館發(fā)展的趨勢。智慧化檔案館提高檔案管理的效率，創(chuàng)造更加安全的傳輸和保管環(huán)境，促進(jìn)檔案信息資源的整合和共享，實(shí)現(xiàn)知識服務(wù)和智慧決策。未來智慧化檔案館將推動檔案管理和利用走向更智能、更高效、更科學(xué)的發(fā)展方向。