依托進口提貨單電子化的船代業務服務質量提升

陳慧蘋

0引言

為提升通關便利性，全國多個口岸創新進口提貨單方式，實施提貨單電子化改革。船代企業作為提貨單電子化項目的重要參與方，積極參與相關流程制定、系統建設、風險防控的調研分析，最終順利完成相應的業務流程再造、信息系統構建等相關工作，適應口岸要求，提升了服務水平和服務質量。

1進口提貨單電子化

1.1提貨單電子化背景

在傳統海運進口業務中，船舶抵港后，船舶代理人（以下簡稱“船代”）根據收貨人或其代理人持有的提單等資料簽發提貨單，收貨人或其代理人將提貨單交由報關行進行報關、繳費、查驗等，直到海關放行，然后憑加蓋“放行章”的提貨單到港區提貨，最后安排拖車將貨物送達最終收貨人處。一般清關時間為5～7d。由于提貨單是收貨人或其代理人提取貨物的重要憑證，關系到提貨權的轉移和交接，一旦出錯將導致巨大的風險，因而遲遲未能實現提貨單電子化。這是制約通關便利化和口岸效率提升的瓶頸。

進口提貨單電子化改革，恰逢天時、地利、人和?！疤鞎r”指的是國家積極改善外貿營商環境，促進貿易便利化的國家戰略對進口清關便利性的迫切要求;“地利”指的是在新技術條件下的行業發展已具備無紙化的可實現性，設備交接單（EIR）比提貨單先一步完成了無紙化;“人和”則是進口相關的生態圈參與方，從貨主到參與口岸物流服務的企業，對提貨單電子化簡化操作環節、提高辦事效率的殷切期盼并達成共識。提貨單無紙化改革被視為打通進口提貨單證無紙化的“最后一公里”的重要舉措。

1.2提貨單電子化意義

提貨單電子化作為各口岸提升跨境貿易便利化水平的措施之一，對社會經濟發展具有積極意義和重大影響。

（1）通過協調推動進出口企業、港口企業、航運企業加快實現提貨單電子化，提升換單環節效率，使得報關報檢環節不再要求進出口企業向海關、檢驗檢疫部門提交紙質提貨單，簡化相關操作環節，加快了整體通關速度，改善了外貿營商環境，提升了外貿企業的綜合競爭力。

（2）無紙化免除了操作層面的紙面交接，實現了數據“多跑路”，有利于推進整個物流鏈的電子化進程，促進相關企業的數字化水平提升。

（3）客戶的進口放貨提箱業務辦理由線下轉為線上，不僅提高業務辦理的效率，還降低人工操作成本，為物流企業降本增效。此外，減少紙質單證使用可減少碳排放，符合國家發展的綠色要求，有助于實現良好的環境效益和社會效益。

1.3提貨單電子化工作進展

進口提貨單電子化改革從試點推行到全面鋪開，成效顯著。截至2021年5月，全國已有上海、天津、廈門、寧波、青島等口岸率先實現了進口提貨單電子化，并已產生了積極的經濟效益和社會效益。這些成功的經驗將很快推廣到更多的口岸，惠及更多的進口貿易企業及物流企業。

2提貨單電子化口岸作業新流程

以廈門市提貨單電子化項目為例，提貨單電子化是廈門港提升跨境貿易便利化水平的措施之一，廈門口岸主管部門協調推動進出口企業、港口企業、航運企業加快實現提貨單電子化進程。新流程涉及的相關方多，不僅有客戶（收貨人或其代理人）、船代、拖車、碼頭，還有作為廈門口岸數據中心的智慧物流平臺。船代作為重要的參與方，在項目啟動之初就參與到提貨單電子化相關的業務流程標準、信息系統建設、安全風險防控等問題的調研工作中，并由口岸協調統一制定了廈門市提貨單電子化口岸作業流程標準。

2.1口岸作業新流程

全國已推行提貨單電子化的口岸作業流程基本一致。廈門市提貨單電子化口岸作業流程見圖1。

2.2新流程對船代的要求

提貨單電子化新流程產生的提貨單簡稱為電子提貨單（EDO）。在正式啟動業務再造和系統再造前，需從船代視角深入分析提貨單電子化新流程對船代的4項基本要求。這是順利完成此次口岸EDO新流程的基礎工作。

（1）滿足與平臺及碼頭的技術對接要求。與平臺及碼頭等口岸各方統一提貨單以及拖車授權信息的數據項目、報文規范和發送方式，明確EDO驗證碼對于修改或取消的信息發送及校驗邏輯的重要性，理順智慧物流平臺在流程中起到的驗證作用和轉發作用。區塊鏈存證平臺在電子小提單的存證應用中具有安全傳輸、不可篡改、過程可追溯的作用。

（2）創新船代提貨單新流程，優化抵港環節。為了縮短船代進口EDO簽發流程的整體時間，船代的任務是盡量讓客戶在船舶抵港后就可以盡早得到EDO。從圖1可以看出，若要縮短船代操作節點①（客戶向船代申請辦理EDO）與②（船代簽發正式EDO）的時間差，則必須制訂面向客戶的船代EDO新流程。通常，只有船舶在真正抵港后船代才能簽發正式EDO給客戶，因此還必須從優化船代內部環節人手。

（3）向客戶推廣新流程，做好前期工作。申請EDO的客戶主體可能是進口收貨人也可能是其代理人，因此，與客戶聯系簽約時需要考慮客戶的資質，根據客戶性質區分備案客戶信息，條件滿足再開通客戶線上操作賬號，并指導其使用EDO申請功能。

（4）提供方便客戶操作的線上綜合應用。從對船代操作層面分析，EDO流程的目標并不僅限于將給客戶的紙質小提單變成電子化數據，更深層的意義在于可以將客戶向船代申請放貨的時間提前，使小提單通過船代網站實現線上申請辦理。對于以往傳統操作模式來說，提貨單簽發由線下轉為線上是一項重大突破，可為進口客戶提供從到貨查詢、船代費用繳納、EDO簽發申請、授權拖車、再到拖車申請等網上在線一條龍服務。

3推進提貨單電子化的實踐

在EDO新流程中，船代在完成口岸下達的任務的同時，更要抓住口岸EDO新流程帶來的全新發展機遇，再造進口業務流程、優化系統功能.進一步提升服務質量，讓客戶更加滿意。

中國廈門外輪代理公司（以下簡稱“廈門外代”）是一家公共船舶代理企業，在當地船舶代理行業中處于領先地位。廈門外代積極應對口岸EDO新流程變革，以新流程為指導，結合業務實際，從以下3個方面著手，分階段完成了EDO新流程下的船代進口放貨服務優化轉型。

3.1制訂面向客戶的船代EDO新流程

面向客戶的船代EDO新標準流程如下：

（1）客戶查詢進口到貨和提單信息。船代需提前做好數據準備，盡早從船舶所有人處獲得EDI艙單，錄入船代系統;完善進口到貨查詢功能，讓客戶更早獲得進口到貨信息;船代及時通過單一窗口發艙單給海關，方便客戶盡早報關。

（2）客戶提交EDO申請。需依據船舶所有人放貨指示的要求提交相關單證;電子單證可以隨附，正本的單證仍需提交至窗口。

（3）船代對EDO預審核。審核通過則轉為預審核單，客戶可同步報關;不通過則批注審核信息，退回客戶重新提交。

（4）待船舶抵港，預審核數據轉為正式EDO。簽發正式EDO，同時發送EDO信息給智慧物流平臺，推送客戶EDO信息;船代需壓縮船舶抵港后的內部操作時間，做到：盡早獲得船舶實際抵港時間;自動觸發‘抵港處理”設定，更新船舶實際抵港時間，標記“可放貨”。

（5）客戶授權拖車。船代發送授權拖車信息給智慧物流平臺。

（6）拖車向船代申請EIR。船代發送EIR信息給智慧物流平臺。

（7）拖車辦理提箱預約，智慧物流平臺分發申請到碼頭。智慧物流平臺審核拖車資格;碼頭驗證申請數據及提箱條件;審核通過后拖車安排港區提箱，并派送至收貨人指定地。

（8）船代物權轉移給智慧物流平臺，完成提貨單全部操作。

在梳理流程的過程中，需抓大放小，并標記出各環節的關注點，比如：環節①、環節④是關注艙單和抵港的時效性，需優化環節;環節②、環節⑤是關于網頁操作，需關注客戶使用的體驗感，同時客服要與外部客戶的問詢節奏同步;環節③是既要考慮結合系統原先的紙面放貨審單方式，讓審單人員適應不同方式的操作，又要融合紙面與電子方式的差異，重點關注系統功能的分解與合并;而其他技術環節關注的重點是配合口岸技術方完成報文接口和區塊鏈存證。針對關注點的不同，需有的放矢、分工合作，最后由進口部門對細化后的需求匯總，統一提出EDO項目改造方案。

3.2依據新流程細化工作，保障項目按時高效完成

（1）與口岸IT部門配合，實現技術對接。技術對接的實施部門是IT部門，對接需要理順智慧平臺在流程中的重要作用，明確區塊鏈存證對系統的要求，在硬件上需要準備能滿足區塊鏈存證要求的設備。具體的對接工作包含：①實現在不同業務狀態下，調用智慧平臺接口發送提貨單信息和拖車授權信息;②調用的前端還涉及EDO驗證碼的控制、碼頭網廳辦理提箱狀態對修改或取消EDO的驗證;③加入了區塊鏈存證技術應用后，船代還需實現在發送提貨單信息及拖車授權信息的同時，將數據通過區塊鏈技術存證，供碼頭在客戶辦理進口提箱申請時校驗數據的可靠性和準確性;④當客戶完成提箱辦理后，船代還需將提貨單轉移信息錄入區塊鏈存證平臺，以此表明提貨單的物權已轉移給智慧平臺。

（2）優化進口抵港操作流程，提高抵港操作的自動化。船舶實際抵港時間是觸發正式EDO簽發的重要控制節點。為了縮短整個進口EDO流程完成時間，最有效的措施是從優化船代內部抵港環節處理人手。通過業務實例分析發現，加快獲取船舶實際抵港時間的難度在于船務外勤崗與進口單證崗交接過程的配合。解決的方法是避免外勤人員與內勤人員在抵港交接中非必要的人工交接;使用更加智能的查詢手段獲取其他的代理船舶抵港時間，對滿足抵港條件的船檔艙單數據合并，實現一鍵式快捷操作處理;同時后臺也配置相關應用程序實現無人值守的抵港業務艙單和放貨許可操作自動處理。在分工配合上，需要業務人員與IT人員共同把關優化抵港操作流程自動化處理的正確性。

（3）開發一站式的綜合服務，提升客戶滿意度。設計適合客戶操作體驗的提貨單在線申請功能，通過網上提交，不僅使客戶少跑腿，而且突破了之前傳統的必須船舶抵港后客戶才可以申請放貨的限制，實現了將客戶申請放貨的操作時間點提前到船舶抵港前。其他進口船代業務環節都可以一并在線上一站辦理。按現有操作規范，客戶仍需要向進口業務辦理窗口提交正本資料（正本提單、正本保函等）以便審核存檔，因此提出預約辦理窗口服務的解決方案，而通過開發進口放單預約小程序可以減少客戶在窗口的無效等待時間，大大方便了客戶。

（4）完善客戶信息管理，滿足管理需求。項目正式運行前，做好客戶信息管理的前期準備工作，主要實施部門是班輪部進口科，法務人員予以協助。進口科直接面向客戶宣講和推廣新流程，通過備案客戶的資質明確客戶身份（是進口收貨人或是其代理人），有針對性地提供信息備案和網站開通賬號指導服務;法務人員的職責是在與客戶簽約前提供專業的法律協助，幫助公司制訂合規的客戶協議;IT部負責開發更完備的客戶信息系統管理功能，滿足法務及檔案的管理要求。

（5）推廣新流程，提高提貨單電子化比例。為提高提貨單電子化比例，船代推廣小組依據系統統計數據，對客戶的業務行為進行分析，參考業務操作量，主動聯系客戶洽談開通EDO業務。大多數客戶都十分愿意參與EDO新流程，對此業務人員可以直接跟進，安排客戶進行用戶注冊登記。而對于少數一些仍然對EDO流程存在顧慮的客戶，推廣人員應耐心解釋。在整個EDO項目試點及推廣的近兩年，廈門外代舉辦多次EDO宣講和培訓活動，同時建立客戶微信群，解答客戶問題，指導用戶操作。在業務部門的積極推廣與順利保障日常應用的同步推動下，目前提貨單電子化比例持續提高。

（6）系統改造有條不紊，持續推動并順利實施。EDO項目新流程最終體現在系統的優化改造工作中，IT技術的支持對EDO項目的順利落地執行起到十分重要的作用。在此期間，提貨單電子化相關系統改造工作在有條不紊地進行中，循序漸進完成了從理念設計、系統開發、聯調測試到正式使用，再到持續關注效果反饋、良性循環改進的全過程。

3.3進口提貨單電子化實施效果

廈門外代以集裝箱重箱本地貨簽發提貨單作為此次提貨單電子化項目的實施范圍及統計樣本總量，以2020年1月至2021年4月作為項目正式運行統計時間段，EDO新流程實施后的提貨單電子化占比見圖2。

從圖2可以看出，提貨單電子化比例不斷創新高，項目實施效果良好。

4結語

業務人員與IT人員在此次廈門口岸EDO作業新流程業務實踐中緊密配合，勇于開拓，攻克難關，圓滿完成口岸部署的任務，使船代進口業務辦理效率得到有效提升。進口提貨單電子化的實施，簡化了提貨單申請操作從而降本增效，實現了貨主與口岸相關方企業的共贏發展。