新時代煙草行業檔案信息化管理探索

李成旭

摘要：檔案信息化管理是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面借助現代化信息技術對檔案資源進行管理、處置并提供利用的過程。本文結合國有企業工作實踐，立足煙草企業檔案管理信息化建設工作中存在的突出問題，就檔案信息化建設的有效實施路徑進行了深入分析探討，并就如何借助檔案信息化建設的契機，著力提升檔案管理的效率與質量，提出了有效的解決方案。

關鍵詞：新形勢下;煙草行業;檔案信息化管理

引言

檔案作為企業在生產經營過程中的“忠實記錄者”，反映并記錄著企業的發展歷程。煙草企業的各類檔案具有顯著的文化特征，在企業文化建設中發揮著承前啟后的作用。一些煙草企業客觀上由于企業本身成立時間較短、檔案整體數量也較少，造成檔案管理不完善且門類涵蓋不齊全的問題。與此同時，由于企業對檔案管理工作的重要性的認識不足，沒有充分認識到加強企業檔案管理對提升企業基礎管理水平方面的歷史和現實價值，也直接影響到了企業檔案管理工作整體水平的提升。有的煙草企業經歷了技改或搬遷，很多文件檔案、影像檔案和實物檔案都面臨散落或遺失的風險，亟待進行搶救式整理保護，加強檔案管理工作已迫在眉睫。只有立足企業發展實際，充分借助現代化信息技術，變“死檔案”為“活資源”，實現檔案的科學管理，全面促進信息技術與檔案業務的相互融合和相互促進，才能推進企業檔案管理信息化和現代化。

1檔案信息化管理的重要意義

1.1檔案信息化管理可以提升檔案管理人員的工作效率

一直以來，我國對于檔案管理一直都是采用以實體管理為重點的模式。在這種模式下，相關的工作人員都是通過手工來對檔案進行收集、整編、管理以及利用。在這種模式下，檔案工作人員不僅要面對很大的工作量，而且效率還很低。但是當把檔案進行信息化處理之后，這種繁雜的檔案管理工作就可以變得數字化、自動化、一體化以及共享化。這樣一來，只須將檔案信息錄入系統，便可以多次使用，檔案管理工作也開始從復雜向省時省力方向發展，檔案管理人員的工作效率也會得到很大提升。

1.2檔案信息化管理可以對檔案的紙質資料進行充分地保護

對于檔案管理工作而言，紙質檔案資料是一種非常重要的原始證據。但針對于傳統的檔案管理工作而言，若是想要查詢某種信息，則需要去查閱檔案的紙質資料，這種管理方式不僅耗時耗力，而且紙質資料在經過頻繁的翻閱和拆裝之后，很容易遭到損壞。若是采用檔案信息化管理的模式，這種反復翻閱的情況就不會存在。一般來說，在這種模式下，若是想要知道某種信息，只需要從數據庫中直接調取就好。很大程度上減少了與檔案紙質資料的接觸，降低了紙質資料的損毀程度。

2煙草企業檔案管理中存在的問題

2.1企業內部對檔案管理工作整體重視程度不高

隨著信息時代的到來，企業在經營管理工作中廣泛應用公文辦理、合同管理、資金監管、人力資源管理等各類信息系統，應用程序的數字化決定了傳統載體的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。從企業內部來講，員工從思想上對檔案工作的認識還停留在傳統的思維定式下，認為檔案僅具有簡單的搜集和查閱資料功能，在企業發展歷史較短的情況下，檔案自身的價值沒有得到充分重視，從而也導致了企業檔案管理整體質量和效率不高。

2.2企業信息化基礎設施建設投入不足

電子檔案管理系統相當于企業檔案信息數據庫，檔案信息資源要在企業范圍內達到存儲、檢索、整合和利用的一體化效果，對企業網絡建設的技術保障和安全性能都有很高的要求。建強信息化基礎設施對于加快檔案信息化建設進程起著關鍵性決定作用，信息化基礎設施包括軟件與硬件配置，但目前行業大多數企業的電子檔案管理系統多集成于OA業務系統，電子文件歸檔和電子檔案管理主要是借助現有信息系統功能來實現的，不具備成體系管理的電子檔案系統功能。因此，企業需要在硬件與軟件設施方面加大投入，以盡快補齊這一短板。軟件基礎設施是需要結合時代發展與企業實際建設規劃的，軟件基礎設施建設顯得尤為重要。

3推動煙草企業檔案管理信息化建設的對策

3.1建立檔案信息安全保障系統

檔案信息化管理可以提高煙草企業檔案管理工作效率，為企業帶來更高效益。與此同時，檔案信息化管理工作技術方面的復雜性也是煙草企業不可忽視的問題。因此，為了更好地對檔案信息化管理工作進行建設，煙草企業的檔案部門應該在這一方面著重下功夫，不僅要充分地開發和利用檔案信息管理資源，還應積極地參與到相關的網絡系統建設中去。在進行檔案信息化管理工作過程中，要充分提高自我的信息安全防范意識，防止發生失密、泄密的現象。尤其是在進行檔案網絡系統建設過程中，工作人員要切實將信息安全保密技術的作用發揮出來，在最大的程度上解決好煙草企業內部檔案信息傳輸的保密和存儲。

3.2加強檔案標準化建設，才能為企業檔案信息化建設打好基礎

實現檔案工作為企業全局和中心工作做好服務的功能，首先必須為企業檔案信息化發展打牢工作基礎。檔案信息化建設能否順利實施，取決于企業檔案管理工作的規范化和標準化水平，只有職責分明、管理嚴密，信息化系統才能有效規劃，信息化工具才能發揮應有的作用。企業必須全面建立起系統完善的檔案管理制度，在管理制度中要進一步明確主職部門，堅持檔案的集中統一管理，企業內各部門、各卷煙廠各負其責，有效保證工作職能的落實，檔案管理系統權限設置才能更加清晰，檔案管理職能才能有效發揮。同時，在檔案的保管與保護、利用與開發、統計與借閱、鑒定與銷毀的規范化管理過程中，要進一步明晰相關專業檔案管理部門的職責，明確在信息化管理模式下各類專業檔案應發揮的職能與作用，這樣才能保證系統各功能模塊的有效使用，各類檔案有效收集和整理。企業在修訂完善檔案管理制度的過程中，還應統籌考慮運用數字化信息技術，優化企業現有的管理方法、工作流程，形成標準化規范化的檔案管理體系，盡快構建起“一站式”檔案管理工作的新格局，打通檔案管理職責落實的“最后一公里”。

3.3打造高素質的檔案管理隊伍，才能提升檔案信息化管理水平

企業的檔案管理信息化的實施，是檔案管理工作的一次創新，也是一次工作上的顛覆性變革，要以檔案信息化建設為契機，加大學習培訓力度，著力提升檔案管理人員的信息技術、數據管理能力，著力改變過去檔案管理人員專業能力不足的現狀，提高檔案管理人員工作整體素質水平。在新技術的驅動下，檔案管理人員要努力成為復合型人才，即檔案管理人員既要懂檔案管理專業知識，又要懂信息化專業知識，只有業務精熟，才能更好促進企業檔案管理工作高質量發展。因此，企業要加強激勵約束，通過培養檔案管理人員樹立終身學習的理念，進一步提高檔案管理人員的責任意識、使命意識，才能為構建復合型檔案管理人才隊伍注入活力。

結束語

綜上分析，煙草企業對于檔案信息化管理還有一定的問題存在，企業應積極地去面對并積極地去解決。只有對檔案進行有效的信息化管理，才能夠促進企業高速地向前發展。

參考文獻

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