如何創新信息化時代的學校檔案管理工作

摘要：近幾年，我國信息科技水平高速發展，信息技術已經成為時下的熱點話題，各行各業都在利用信息技術謀求更大的發展效益，而學校檔案管理也是如此，合理利用信息化檔案管理能夠減少學校檔案管理的成本，本文就學院的檔案管理工作，分析創新信息化學校管理檔案的意義以及所存在的問題，提出三項創新信息化時代的學校檔案管理工作的建議，希望能夠對學校的相關檔案管理教師的工作有所幫助。

關鍵詞：信息化;檔案管理;創新

引言：信息化是當今世界的主流，合理利用信息化技術，能夠為工作和學習帶來眾多好處，而信息化的學校檔案管理，不僅能夠降低成本，還有助于相關檔案的儲存和查檔，這對于當今快速發展的社會環境來說，是十分有利的。

一、創新信息化時代學校檔案管理工作的意義

技師學院中的學生以及工作人員數量眾多，其資料和檔案紛繁復雜，傳統意義上的檔案管理，是將所有的資料和檔案制成文件，然后由專業人員進行歸檔、整理、儲存，這樣的工作模式會耗費大量的紙張，并且歸納這些資料，也需要大量的工作時間來進行操作，這無疑會造成巨大的成本消耗。而信息化檔案管理，是通過合適的信息技術，如電腦，將檔案室中的資料根據不同類別進行歸類、保管，因其總目錄儲存于電腦之上，因此查檔以及檔案調取變得簡單方便，在減少大量工作時間的前提下，使工作效率有所增加，比如當需要得知校內某學生以往的學習情況，以便指導教師調整相應的教學模式時，只需要在電腦等檔案儲存設備上，輸入相應的名字、身份證號等信息，就可以查閱出該學生的所有資料，然后在對這些資料進行檢索，即可得知學生以往的學習成績，其過程簡單迅速，往往只需要較短的時間就可以完成，大大的提高了工作效率。

現如今的資料檔案已經不再是以往的紙張，信息技術的普及使他們能夠儲存于多媒體計算機中，傳統的檔案管理，耗費大量紙張，對環境具有很大的傷害，現階段國家大力推進節能減排工作，而信息化的檔案管理就可以做好這一點。若學校需要檔案管理處提供相關資料的紙質文件，管理人員只需要在信息化檔案管理中調取相應的電腦文檔，通過打印，變成紙質文件，然后經流程審核蓋章，就完成文件的取用，大大減少紙材的使用，為綠色低碳的社會環境作出一份貢獻。

二、創新信息化時代學校檔案管理工作中存在的問題

信息化檔案管理與傳統的檔案管理有很大不同，首先信息化檔案管理會用到大量的電子設備，需要學校配備專門的管理人員，但一些學校的檔案管理人員能力卻無法滿足信息化檔案管理，如對電子設備的使用能力不足，無法快速的通過電腦完成錄入、保管、查檔等工作，此外這些管理人員在進行信息的錄入時，出現差錯的幾率很高，不僅工作效率低下，還會造成不該出現的錯誤，從而引發一定的損失。其次，檔案信息化后存在一些信息風險，信息化具有操作簡便、效率高、成本低的特點，但是因其儲存于電子設備之中，便會產生一些信息風險，主要包括：軟、硬件損壞造成的信息錯誤或丟失，黑客病毒入侵造成的信息丟失、泄露等，其中軟、硬件損壞造成信息錯誤或丟失的原因通常有檔案管理軟件運行異常、錯誤、硬盤損壞等;黑客病毒入侵會造成電子設備硬件、軟件損壞，導致信息丟失;而信息泄露的原因多是黑客、病毒入侵，也包括人為的信息泄露，會造成相關人員的信息流傳到網絡上，產生一些危害。

再者，倘若學校沒有健全的檔案管理制度，會造成管理檔案的復雜和混亂，比如很多院校的檔案管理，會共享給校內相關的人員，以方便校內人員隨時可以調用相關檔案，但是事實上，這種方式會造成檔案管理的混亂，比如一些院校會給很多工作人員開放足夠高的檔案管理權限，這樣每個人都會對檔案就行修改，造成部分檔案的損壞，而且大量的人員能夠進入檔案管理系統，會造成信息泄露的風險，倘若未設立專門的責任人，當檔案出現異常狀況后，無法進行追責。此外，學校中還存在創新信息化檔案管理深度不足的問題，直到現在，仍有大量管理人員認為，檔案管理工作主要就是信息數據的管理，但實際上，信息化的檔案管理早已經不是單純的信息數據管理時代，還有很多功能值得各學校檔案管理人員去發現、創新，例如儲存于不同服務器的檔案資料能夠實現共同管理和共享、不同單位的人員能夠分享不同類型的檔案資料等。

三、如何創新信息化時代學校檔案管理工作

（一）為檔案管理崗位配備專業人員

隨著社會的進步，信息技術更新速度非常快，而學校的檔案管理人員對信息技術方面的了解，以及檔案管理知識，已逐漸落后于社會，因此信息化時代的學校檔案管理人員首先要有與之相關的專業技能，這樣才能具備良好的錄檔、歸檔、查檔的能力，并建立專業的審檔人員，能夠對錄入的檔案進行檢查，以便及時發現錯誤，防止引發不必要的損失。此外檔案管理人員還需有專業的電子設備操作能力，以便能快速熟練地操作設備，并對設備具有一定的排除故障能力，這樣才能夠提高工作能力，例如一些簡單的軟件、硬件故障，能夠及時解決。

（二）學校需要預防信息泄露

想要做好防泄漏最主要的就是購買專業正規的檔案管理軟件，如今，市面上有眾多檔案管理軟件，但是并不是所有的檔案管理軟件都是安全的，部分軟件存在安全漏洞，存在將檔案信息泄露出去的危害，而正規的軟件則沒有這類問題，不會造成相關信息的泄露。而且學校檔案管理所用的電子設備，不可與日常工作學習所用的電子設備混用，并注意配置專業的防火墻軟件，這樣才能夠有效地預防網絡上的病毒以及黑客的入侵，避免造成信息泄露，而且黑客病毒的入侵，還有可能造成檔案管理軟件或硬件的破壞，造成檔案信息的丟失損壞。此外，學校檔案管理部門還應注意保護硬件設施的安全，配備專業的不間斷電源，以及防雷、防過載等設備，以防意外燒毀硬件設施，造成信息損壞。

（三）建立專業的管理制度

其實任何工作都需要一些管理制度的制約，學校的檔案管理也是如此，針對檔案管理開放的問題，需要一整套專業的管理制度，比如設立責任人，以便有專人監督擁有進入檔案管理后臺權限的人員，倘若出現問題，能夠追責，找出責任人，從而杜絕人為造成的信息泄露、軟、硬件破壞等問題;降低非檔案管理人員的權限，檔案管理的分享開放，的確能夠為眾多相關人員帶來諸多便捷，但是倘若這些人員的權限過高，擁有更改檔案的能力，一旦檔案發生改變，將會引發檔案信息混亂的問題，因此適當的降低非檔案管理人員權限非常有必要，最好將所有檔案信息內容設置為“只讀”模式，避免出現隨意更改的情況，若非檔案管理人員在閱覽檔案之時，發現檔案存在錯誤，應該向檔案管理處提起更改申請，待部門確認后根據程序再行更改。

結束語

綜上所述，信息化的檔案管理是現階段社會發展的必然條件，不僅能夠提高工作效率，還能做到綠色低碳環保，具有非常重要的意義，但是如今學校的檔案管理工作存在部分不當操作，致使檔案管理工作難度增加，為此本文提出三種解決方案：為檔案管理配備專業人員、預防信息泄露和建立專業的管理制度，希望能對學校的創新信息化時代的檔案管理工作起到一定的啟示作用。

參考文獻：

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[3]李艷霞.信息化時代學校如何做好檔案管理工作[J].蘭臺世界，2019（S1）：78.

作者姓名：李克強;性別：男;民族：漢族;籍貫：山東省肥城市汶陽鎮;職稱：檔案館員;學歷：本科;研究方向：檔案管理，創新;任職單位：山東泰山技師學院271600。