淺談項目部綜合辦公室管理服務

陳曉霞 姚瑞 趙利斌

摘要：項目部綜合辦公室管理中，業務能力的提高，是做好綜合辦公室管理的前提，有較好地統籌能力，是做好綜合辦公室管理的過程，良好的對外溝通能力，是做好綜合辦公室管理的必要性，組織職工之家、黨建活動，是項目形成凝聚力的基本條件，加強項目文化宣傳陣地的建設，提升企業知名度

關鍵詞：綜合辦公室管理;業務能力;統籌能力;對外溝通能力;宣傳陣地;凝聚力

綜合辦公室管理在現項目階段，扮演著必不可少、缺一不可非常重要的職能部門。本文就針對項目部辦公室崗位的重要性，圍繞項目綜合辦公室管理人員應具備的基本條件和綜合辦公室人員在崗位上存在的意義兩個方面展開論述。

1 ?項目綜合辦公室管理人員應具備的基本條件

1.1業務能力的提高，是做好綜合辦公室管理的前提

一個項目從開工籌建，需要綜合辦公室人員提前為項目辦公區域企業文化宣傳做相關準備工作，包括企業品牌標識、辦公會務設施、項目標準化建設、相關企業核心價值理念宣傳等內容。

在過程中，需要對進場職工安排宿舍，并對宿舍整體實施管理，要求職工愛護室內設施，嚴禁私拉亂接電線、愛護宿舍公共物品，并成立宿舍檢查小組，定期對宿舍進行檢查，經評選后，宿舍分數最高者頒發“流動小紅旗”，以資獎勵。

對生活區公共環境實施管理，要求職工嚴禁在生活區域內隨地大小便，愛護生活區公共設施，以寢室為責任制，實行“門前三包”，將垃圾倒入指定地點，共同參與生活區內社會治安綜合治理建設，配合項目部防火、防盜、防電。

對車輛使用實施管理，要求項目部所有車輛由綜合辦人員統一管理，專人調配，各部門人員用車，提前半天向綜合辦報用車需求，公務用車一律填寫用車申請單。

對食堂實施管理，要求食堂人員必須持健康證上崗，講究個人衛生，做好防腐爛、防霉變、防止蚊蠅鼠害工作，定期對餐具、儲藏室和廚房進行消毒處理。

對食品安全實施管理，要求設立食品和食品原料采購查驗管理制度和食品衛生保障制度及從業人員食品安全知識培訓、健康檢查制度和食品留樣制度。

對業務招待費實施管理，要求業務招待的使用應堅持需要、合理、節儉、適度、事前安排的原則。綜合部為業務招待費的主控部門，所有業務招待費由綜合部統一管理。

對會議實施管理，綜合辦公室人員負責會務工作的統籌，并做好會議記錄，經領導批示后，執行簽發。

對文件收發文實施管理，要求所有外來文件由綜合辦公室人員簽收、審核，及時給領導批示，然后發文執行。

對辦公用品實施管理，綜合辦公室人員是項目部辦公用品的主管部門，應指派專人負責辦公用品的采買，并做到入庫、領用、登記、出庫。

對項目部印章實施管理，要求綜合辦公室人員要專人負責管理印章，并建立用章使用記錄。

對勞動紀律實施管理，要求對所有人員進退場實施有效管控，負責人員進退場的協調工作。

對考勤休假實施管理，負責項目員工的考勤工作，做好公司人力資源相關政策制度的宣貫工作。

對教育培訓實施管理，組織對員工進行崗前培訓、在職培訓，并進行培訓結果的分析與反饋。

在這其中，業務能力的提高就是一個關鍵，這是對綜合辦公室工作最基本的條件，綜合辦公室人員始終發揮著一個上傳下達、綜合協調、參謀服務的紐帶作用。

1.2 ?有較好地統籌能力，是做好綜合辦公室管理的過程

綜合辦公室雖說是行政管理工作過程中信息溝通的中樞神經部門，但在其他工作環節中也會是統籌部門，如《項目本年度工作總結及下年度工作計劃》《項目本年度培訓計劃》《項目總體綜合應急預案》…內容編制時。凡是涉及項目總體的資料編輯，就需要由綜合辦人員進行全面統籌，明確各部門的責任，合理分工，責任落實到人，動員各部門行動起來，上下統一、齊心協力，整體將工作在指定時間內推進，確保工作保質保量完成。

1.3 ?良好的對外溝通能力，是做好綜合辦公室管理的必要性

綜合辦公室作為一個綜合協調部門，要求具有上傳下達和高效的執行能力，因此有良好的溝通能力，是做好該工作的重要性。

良好的溝通是工作開展的開端，通過溝通，我們獲取了自己想要的信息，進而更好的去服務工作，同時也推動了工作的進程，大大提高自己的工作效率。就綜合辦公室工作中，業務接待、會議發言、領導決策的傳達、崗前培訓、同事間的交談，無不彰顯著溝通在其中發揮的作用。

溝通是信息的命脈，是精神的傳達，同時也是我們個人素質、文化水平、道德修養、能力要求的進一步體現。

2 ?綜合辦公室人員在崗位存在的意義

2.1組織職工之家、黨建活動，是項目形成凝聚力的基本條件

綜合辦公室人員作為職工之家、黨建活動的主要組織者，要充分以“服務大局、激發大家黨性修養，爭做新時期合格黨員”為原則，將員工的積極性和創造性通過“職工之家”“黨支部”這兩個載體充分調動起來，要以突出工會維護職工合法權益、以堅決貫徹黨的基本路線為基本職責，開展各項活動，體現和諧、創新、紅色傳承、堅定理想信念、“不忘初心、牢記使命”的主題，同時以職工為主體，以員工的滿意度為評價依據原則，從實際出發，求新、求精、循序漸近、與時俱進。

通過以關愛職工生活為出發點開展豐富多彩的文體活動、競賽活動豐富職工的業務文化生活，從而提高項目凝聚力，增進職工間的了解，營造和諧、積極向上的文化氛圍。

2.2 ?加強項目文化宣傳陣地的建設，提升企業知名度

隨著互聯網信息的迅猛崛起，項目在建信息、企業文化信息的宣傳顯得尤為重要。項目部作為企業的通訊站，而辦公室人員作為宣傳工作的主要人員，“筆下功夫”就顯得至關重要，這就需要辦公室人員要堅持圍繞中心、服務大局，堅持團結鼓勁、正面宣傳，堅持理念創新、手段創新，大力宣傳項目，要充分發揮新聞宣傳輿論導向作用，以“內聚人心，外樹形象”為目標，為項目發展、穩定營造良好的輿論環境。

同時，綜合辦公室人員針對上級貫徹的學習文件、上級組織的各類征稿文件，要組織項目所有人員積極參與，共同營造人人爭當通訊員的文化氛圍，為項目宣傳做貢獻，努力加強項目文化宣傳陣地的建設，提升企業知名度，更好的開拓市場，做市場開拓的潤滑劑、調味劑。

總言而知，綜合辦公室管理是集經理部、人力、工會、黨建為一體的綜合型、服務型崗位，是項目部的一個形象窗口，同時也是項目部建設企業文化的有效載體部門，在項目部各項工作環節中是必不可少、缺一不可非常重要的職能部門。

參考文獻：

[1]王濤.淺談辦公室溝通的重要性和必要性. 才智，2010（29）231～231