信息化在城鄉養老檔案管理工作中的應用價值與有效路徑

蔡宏炳

（嵩明縣城鄉居民社會養老保險局，云南 昆明 651700）

1.引言

檔案管理工作是現階段政府職能部門的重要工作內容，加強檔案信息化建設，能夠在日常工作中，更好地為群眾服務。因此，在檔案管理工作中，職能部門領導應該發揮自身前瞻性，在管理工作中，對于日常工作進行優化，逐步建立高效的管理制度，簡化工作流程，確保檔案管理工作質量進一步提升，將信息化建設作為現階段管理工作的重點。

2.檔案管理工作中應用信息化的巨大優勢

2.1 便于數據共享

信息化技術的應用，能夠將不同地區的社保資料進行共享，從而建立起高效的管理措施，便于政府部門對現階段數據進行整理與儲存，進一步提高信息化工作質量，滿足社會多元化需求。并且，管理部門重視對社保資料的收集與電子化存儲，能夠改變傳統檔案管理工作的低效模式，將城鄉居民養老納入一體化管理，融入大數據平臺，有利于促進社會公平[1]。

2.2 提高管理效率

信息化管理模式的應用，能夠減少工作人員工作量，在日常辦公中，使用數據庫檢索技術，能夠便捷從數據庫中調取用戶信息，能夠更好地為城鄉居民服務。在日常工作中，重視對檔案的管理工作，將信息化技術作為現階段提升檔案管理工作質量的重要路徑，創新檔案管理模式，改變以往辦公中使用人工參與的工作模式，降低人為因素導致的差錯，有利于提升檔案管理工作水平[2]。

2.3 減少維護費用

以往檔案管理多采用紙質方式，隨著檔案信息數據規模的不斷提升，既消耗了大量的紙質資源，還對檔案管理人員日常工作提出了更高的要求。傳統紙質資料存在一定的限制，容易在日常保管中出現破損等現象，尤其是火災、受潮等事故，將會造成不可挽回的損失[3]。現階段檔案管理人員重視信息化技術的應用，能夠減少維護費用，提高工作人員工作效率。信息化技術的應用，能夠使用存儲設備等載體，將記錄著城鄉居民社會養老保險各項數據安全存儲，從而降低了火災受潮等事故對于檔案管理工作的影響，從而促進檔案信息化管理技術發展。使用信息化技術來維護這些數據，大幅度降低了人員的工作強度[4]。

3.加強基礎設施建設當前檔案管理中存在的不足

現階段檔案管理工作中，管理人員對于該工作的重視程度有待加強，在日常工作中，重視對檔案管理信息化技術發展的投入，滿足檔案管理工作信息化建設的需要。政府職能部門只有關注檔案管理工作，才能夠在日常工作中，為進一步提高檔案管理工作效率提供可行性意見。目前，檔案管理基礎設施有待加強，雖然在日常工作中，計算機辦公已經成為常態，但是信息安全問題依舊存在，對于檔案管理工作存在巨大的挑戰[5]。

并且在日常工作中，信息化技術的應用有待加強，現階段使用的數據處理系統仍然具有較大的提升空間，很多功能有待完善。在日常工作中，檔案管理人員對于信息化安全存儲的理念較為缺乏，自身工作存在漏洞，造成信息化安全保障體系難以發揮自身重要作用，存在數據泄露等問題。

城鄉居民社會養老保險檔案管理中，工作人員使用的數據庫軟件較為老舊，很多功能不夠完善，需要單位管理人員加強構建檔案數據庫，從而提高管理工作質量。同時，檔案管理人員素質有待加強，適應信息化技術對日常工作的轉變，從而提高工作效率，高效完成日常工作[6]。

4.加強信息化建設的有效路徑

4.1 加強基礎設施建設

在日常工作中，加強基礎設施建設，有利于提高檔案管理工作質量，逐步發揮自身重要作用，從而構建完善的管理體系。管理人員重視對基礎設施的投入，為檔案管理工作提供堅實的保障，從根本上提升檔案管理人員工作質量，熟練運用多種計算機軟件，完成城鄉居民社會養老保險檔案管理工作。

現階段檔案管理人員應該契合時代的需求，將信息化技術作為現階段提高管理工作質量的重要途徑，逐步實現自助終端等的個人查閱，為城鄉居民提供便利服務[7]。

4.2 重視信息化處理系統的建設

為了進一步提高信息化管理系統的質量，便于工作人員在日常工作中，熟練使用數字化處理技術，完成信息的存儲與加工，實現多種介質參與數據存儲，從而提高信息加工與轉換工作質量，具體檔案管理系統功能結構如圖1。在上級主管部門的大力支持下，重視對硬件設備的置辦，信息化技術在日常辦公中的應用不斷增加，為工作人員工作效率的提升提供了巨大幫助，能夠為轄區群眾提供更為優質的服務。

圖1 社會保險檔案管理系統功能結構圖

加強信息化處理系統的建設，能夠有效克服“信息孤島”的情況。在檔案管理工作中，應該利用信息檢索技術，對現階段資料進行分析，從而提高處理工作質量，提高整體工作效率。重視信息化處理系統的應用，將檔案管理工作中常使用的軟件集成到處理系統上，便于工作人員在檔案管理工作中操作，發揮自身重要作用，將檔案信息進行分類與存儲。管理人員應該重視檔案數據備份工作，避免一些不可預知的風險因素對檔案管理系統造成破壞，造成用戶數據丟失或者篡改，給工作帶來較大的損失。尤其是現代社會更加重視電子化辦公，斷電與病毒成為了影響檔案管理工作質量的重要因素，加強信息化處理系統的建設，能夠有效抵御外界病毒對于計算機系統的破壞[8]。

4.3 健全信息化安全保障體系

在信息化建設的大背景下，信息泄露一直影響檔案管理工作質量的重要內容，尤其是社會養老保險部門存儲的個人數據，一旦泄露，將會個人財產安全帶來較大的損失，還會影響到政府部門公信力。在日常工作中，應該健全信息化安全保障體系，從而構建良好的管理系統，逐步發揮自身重要作用，加強軟件工程技術的應用，有效排除現階段對公民數據安全性影響較大的問題[9]。針對黑客或者惡意破壞程序的工作人員，應該加大懲處力度，從而營造良好的檔案電子化管理環境。技術人員應該借助信息化技術的優勢，對于不同級別的工作人員設置不同的訪問權限，從而加強制度建設，確立完善的管理體系[10]。

4.4 加快構建檔案數據庫

在日常工作中，檔案管理人員重視與技術人員的合作，結合檔案管理工作的現狀，對于檔案數據庫建設提出合理的要求，讓技術部門工作人員，熟練使用信息技術，從而提高宣傳管理工作質量。通過對檔案數據庫的更新與維護，能夠及時發現檔案管理工作中存在的不足，從而發揮自身優勢，完成大量信息的錄入，并且配套相應檢索設備，確保檔案管理工作有序進行。隨著檔案信息數據庫建設工作進一步加快，結合目前較為先進且成熟的數據庫管理技術，能夠提高工作人員效率。

主管部門應該重視對檔案數據庫建設的引導，通過邀請檔案專業部門指導或者聘請專業團隊來強化現有檔案管理系統，從而發揮自身優勢，推動檔案管理工作進一步提升，讓檔案管理人員能夠使用成熟且穩定的辦公系統，為城鄉居民社會養老保險檔案管理工作質量的提高，提供堅實基礎保障。尤其是現階段軟件技術更新換代較快，檔案數據庫應該重視內容更新，進一步強化信息安全技術在檔案數據庫建設中的應用，有效抵御外界的不良攻擊，降低用戶數據泄露的可能性。

在構建檔案數據庫時，需要發揮自身重要作用，有效利用高速掃描技術，將現有的紙質檔案轉化為電子文檔，并且將這些數據按照不同屬性進行歸檔。同時，技術人員重視檔案網站建設，結合JAVA WEB技術，便于檔案管理人員能夠通過該網站，實現對數據的調取與運用。

現階段技術人員主要使用RFID技術，將檔案管理系統與信息化系統有效結合，不斷提升現階段檔案管理人員工作效率。

圖2 檔案信息化系統建設

4.5 提高人員素質

為了進一步提升檔案管理工作質量，主管部門應該重視人員素質的提升，便于工作人員能夠適應現階段管理工作的需求，從而在日常工作中，履行檔案管理工作的要務，落實本職工作。隨著信息技術在檔案管理工作中的應用不斷提升，工作人員應該適應信息化辦公方式，熟練掌握數據庫操作技術，為更好完成數據庫管理工作作出改變。信息化技術的應用，改變了傳統的紙質檔案保管方式，讓檔案管理人員能夠使用計算機，完成對數據的存儲和分類工作。管理部門一方面加強對人員的培訓，從而提高工作人員日常辦公能力，另一方面，招聘優質人才，為檔案管理人員注入新鮮血液，提高檔案管理工作內部活力。通過一系列可行性措施，能夠發揮信息化建設對于檔案管理工作的促進作用。

5.結語

總而言之，現階段檔案管理工作中，應該發揮信息化技術的重要作用，從而提高管理工作質量，將信息化作為改善檔案管理工作的重要內容。一方面加強基礎設施建設，不斷完善信息化處理系統的建設工作，從而提高信息化技術的安全保障，另一方面重視檔案數據庫建設，進一步提高人員素質，便于檔案管理人員能夠適應信息化社會構建的需要。