信息化在城鄉(xiāng)養(yǎng)老檔案管理工作中的應用價值與有效路徑

蔡宏炳

（嵩明縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險局，云南 昆明 651700）

1.引言

檔案管理工作是現(xiàn)階段政府職能部門的重要工作內容，加強檔案信息化建設，能夠在日常工作中，更好地為群眾服務。因此，在檔案管理工作中，職能部門領導應該發(fā)揮自身前瞻性，在管理工作中，對于日常工作進行優(yōu)化，逐步建立高效的管理制度，簡化工作流程，確保檔案管理工作質量進一步提升，將信息化建設作為現(xiàn)階段管理工作的重點。

2.檔案管理工作中應用信息化的巨大優(yōu)勢

2.1 便于數(shù)據(jù)共享

信息化技術的應用，能夠將不同地區(qū)的社保資料進行共享，從而建立起高效的管理措施，便于政府部門對現(xiàn)階段數(shù)據(jù)進行整理與儲存，進一步提高信息化工作質量，滿足社會多元化需求。并且，管理部門重視對社保資料的收集與電子化存儲，能夠改變傳統(tǒng)檔案管理工作的低效模式，將城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老納入一體化管理，融入大數(shù)據(jù)平臺，有利于促進社會公平[1]。

2.2 提高管理效率

信息化管理模式的應用，能夠減少工作人員工作量，在日常辦公中，使用數(shù)據(jù)庫檢索技術，能夠便捷從數(shù)據(jù)庫中調取用戶信息，能夠更好地為城鄉(xiāng)居民服務。在日常工作中，重視對檔案的管理工作，將信息化技術作為現(xiàn)階段提升檔案管理工作質量的重要路徑，創(chuàng)新檔案管理模式，改變以往辦公中使用人工參與的工作模式，降低人為因素導致的差錯，有利于提升檔案管理工作水平[2]。

2.3 減少維護費用

以往檔案管理多采用紙質方式，隨著檔案信息數(shù)據(jù)規(guī)模的不斷提升，既消耗了大量的紙質資源，還對檔案管理人員日常工作提出了更高的要求。傳統(tǒng)紙質資料存在一定的限制，容易在日常保管中出現(xiàn)破損等現(xiàn)象，尤其是火災、受潮等事故，將會造成不可挽回的損失[3]。現(xiàn)階段檔案管理人員重視信息化技術的應用，能夠減少維護費用，提高工作人員工作效率。信息化技術的應用，能夠使用存儲設備等載體，將記錄著城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險各項數(shù)據(jù)安全存儲，從而降低了火災受潮等事故對于檔案管理工作的影響，從而促進檔案信息化管理技術發(fā)展。使用信息化技術來維護這些數(shù)據(jù)，大幅度降低了人員的工作強度[4]。

3.加強基礎設施建設當前檔案管理中存在的不足

現(xiàn)階段檔案管理工作中，管理人員對于該工作的重視程度有待加強，在日常工作中，重視對檔案管理信息化技術發(fā)展的投入，滿足檔案管理工作信息化建設的需要。政府職能部門只有關注檔案管理工作，才能夠在日常工作中，為進一步提高檔案管理工作效率提供可行性意見。目前，檔案管理基礎設施有待加強，雖然在日常工作中，計算機辦公已經(jīng)成為常態(tài)，但是信息安全問題依舊存在，對于檔案管理工作存在巨大的挑戰(zhàn)[5]。

并且在日常工作中，信息化技術的應用有待加強，現(xiàn)階段使用的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)仍然具有較大的提升空間，很多功能有待完善。在日常工作中，檔案管理人員對于信息化安全存儲的理念較為缺乏，自身工作存在漏洞，造成信息化安全保障體系難以發(fā)揮自身重要作用，存在數(shù)據(jù)泄露等問題。

城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理中，工作人員使用的數(shù)據(jù)庫軟件較為老舊，很多功能不夠完善，需要單位管理人員加強構建檔案數(shù)據(jù)庫，從而提高管理工作質量。同時，檔案管理人員素質有待加強，適應信息化技術對日常工作的轉變，從而提高工作效率，高效完成日常工作[6]。

4.加強信息化建設的有效路徑

4.1 加強基礎設施建設

在日常工作中，加強基礎設施建設，有利于提高檔案管理工作質量，逐步發(fā)揮自身重要作用，從而構建完善的管理體系。管理人員重視對基礎設施的投入，為檔案管理工作提供堅實的保障，從根本上提升檔案管理人員工作質量，熟練運用多種計算機軟件，完成城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作。

現(xiàn)階段檔案管理人員應該契合時代的需求，將信息化技術作為現(xiàn)階段提高管理工作質量的重要途徑，逐步實現(xiàn)自助終端等的個人查閱，為城鄉(xiāng)居民提供便利服務[7]。

4.2 重視信息化處理系統(tǒng)的建設

為了進一步提高信息化管理系統(tǒng)的質量，便于工作人員在日常工作中，熟練使用數(shù)字化處理技術，完成信息的存儲與加工，實現(xiàn)多種介質參與數(shù)據(jù)存儲，從而提高信息加工與轉換工作質量，具體檔案管理系統(tǒng)功能結構如圖1。在上級主管部門的大力支持下，重視對硬件設備的置辦，信息化技術在日常辦公中的應用不斷增加，為工作人員工作效率的提升提供了巨大幫助，能夠為轄區(qū)群眾提供更為優(yōu)質的服務。

圖1 社會保險檔案管理系統(tǒng)功能結構圖

加強信息化處理系統(tǒng)的建設，能夠有效克服“信息孤島”的情況。在檔案管理工作中，應該利用信息檢索技術，對現(xiàn)階段資料進行分析，從而提高處理工作質量，提高整體工作效率。重視信息化處理系統(tǒng)的應用，將檔案管理工作中常使用的軟件集成到處理系統(tǒng)上，便于工作人員在檔案管理工作中操作，發(fā)揮自身重要作用，將檔案信息進行分類與存儲。管理人員應該重視檔案數(shù)據(jù)備份工作，避免一些不可預知的風險因素對檔案管理系統(tǒng)造成破壞，造成用戶數(shù)據(jù)丟失或者篡改，給工作帶來較大的損失。尤其是現(xiàn)代社會更加重視電子化辦公，斷電與病毒成為了影響檔案管理工作質量的重要因素，加強信息化處理系統(tǒng)的建設，能夠有效抵御外界病毒對于計算機系統(tǒng)的破壞[8]。

4.3 健全信息化安全保障體系

在信息化建設的大背景下，信息泄露一直影響檔案管理工作質量的重要內容，尤其是社會養(yǎng)老保險部門存儲的個人數(shù)據(jù)，一旦泄露，將會個人財產(chǎn)安全帶來較大的損失，還會影響到政府部門公信力。在日常工作中，應該健全信息化安全保障體系，從而構建良好的管理系統(tǒng)，逐步發(fā)揮自身重要作用，加強軟件工程技術的應用，有效排除現(xiàn)階段對公民數(shù)據(jù)安全性影響較大的問題[9]。針對黑客或者惡意破壞程序的工作人員，應該加大懲處力度，從而營造良好的檔案電子化管理環(huán)境。技術人員應該借助信息化技術的優(yōu)勢，對于不同級別的工作人員設置不同的訪問權限，從而加強制度建設，確立完善的管理體系[10]。

4.4 加快構建檔案數(shù)據(jù)庫

在日常工作中，檔案管理人員重視與技術人員的合作，結合檔案管理工作的現(xiàn)狀，對于檔案數(shù)據(jù)庫建設提出合理的要求，讓技術部門工作人員，熟練使用信息技術，從而提高宣傳管理工作質量。通過對檔案數(shù)據(jù)庫的更新與維護，能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的不足，從而發(fā)揮自身優(yōu)勢，完成大量信息的錄入，并且配套相應檢索設備，確保檔案管理工作有序進行。隨著檔案信息數(shù)據(jù)庫建設工作進一步加快，結合目前較為先進且成熟的數(shù)據(jù)庫管理技術，能夠提高工作人員效率。

主管部門應該重視對檔案數(shù)據(jù)庫建設的引導，通過邀請檔案專業(yè)部門指導或者聘請專業(yè)團隊來強化現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)，從而發(fā)揮自身優(yōu)勢，推動檔案管理工作進一步提升，讓檔案管理人員能夠使用成熟且穩(wěn)定的辦公系統(tǒng)，為城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作質量的提高，提供堅實基礎保障。尤其是現(xiàn)階段軟件技術更新?lián)Q代較快，檔案數(shù)據(jù)庫應該重視內容更新，進一步強化信息安全技術在檔案數(shù)據(jù)庫建設中的應用，有效抵御外界的不良攻擊，降低用戶數(shù)據(jù)泄露的可能性。

在構建檔案數(shù)據(jù)庫時，需要發(fā)揮自身重要作用，有效利用高速掃描技術，將現(xiàn)有的紙質檔案轉化為電子文檔，并且將這些數(shù)據(jù)按照不同屬性進行歸檔。同時，技術人員重視檔案網(wǎng)站建設，結合JAVA WEB技術，便于檔案管理人員能夠通過該網(wǎng)站，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的調取與運用。

現(xiàn)階段技術人員主要使用RFID技術，將檔案管理系統(tǒng)與信息化系統(tǒng)有效結合，不斷提升現(xiàn)階段檔案管理人員工作效率。

圖2 檔案信息化系統(tǒng)建設

4.5 提高人員素質

為了進一步提升檔案管理工作質量，主管部門應該重視人員素質的提升，便于工作人員能夠適應現(xiàn)階段管理工作的需求，從而在日常工作中，履行檔案管理工作的要務，落實本職工作。隨著信息技術在檔案管理工作中的應用不斷提升，工作人員應該適應信息化辦公方式，熟練掌握數(shù)據(jù)庫操作技術，為更好完成數(shù)據(jù)庫管理工作作出改變。信息化技術的應用，改變了傳統(tǒng)的紙質檔案保管方式，讓檔案管理人員能夠使用計算機，完成對數(shù)據(jù)的存儲和分類工作。管理部門一方面加強對人員的培訓，從而提高工作人員日常辦公能力，另一方面，招聘優(yōu)質人才，為檔案管理人員注入新鮮血液，提高檔案管理工作內部活力。通過一系列可行性措施，能夠發(fā)揮信息化建設對于檔案管理工作的促進作用。

5.結語

總而言之，現(xiàn)階段檔案管理工作中，應該發(fā)揮信息化技術的重要作用，從而提高管理工作質量，將信息化作為改善檔案管理工作的重要內容。一方面加強基礎設施建設，不斷完善信息化處理系統(tǒng)的建設工作，從而提高信息化技術的安全保障，另一方面重視檔案數(shù)據(jù)庫建設，進一步提高人員素質，便于檔案管理人員能夠適應信息化社會構建的需要。