試論如何提高事業單位文書檔案管理質量

李文文 山東省濟寧市任城區人力資源和社會保障局

從一定程度上來說，事業單位內部的文書檔案管理質量往往與社會整體的信息化建設水平息息相關。特別針對近幾年而言，隨著事業單位中人才選拔工作、績效考核工作以及業務活動往來的不斷增多，檔案建設工作的任務也愈發繁重。而在事業單位整體管理模式逐漸轉型的今天，各級政府及社會各界都對文書檔案管理的總體質量提出了更高的要求。但是，由于事業單位中文書檔案建設工作受傳統管理理念的影響較大，因此就當前而言，檔案管理人員在開展工作時仍然面臨著諸多問題，這不但制約了檔案管理部門工作水平的提升，同時也阻礙了事業單位的全面進步。

一、提高事業單位文書檔案管理質量的重要性分析

在事業單位中，文書檔案既如實的反映了單位整體的發展歷程，同時也記錄下了各部門的工作經驗，這些經驗不但為單位選拔人才、進行決策提供了優質的理論支持，并且也為單位內部各部門之間組織結構的調整與優化打下了堅實的基礎。因此，提高其文書檔案管理的整體質量，對于事業單位而言意義重大。

（一）有利于促進事業單位的全面發展

由于文書檔案資料中記錄著諸多管理經驗，因此事業單位中各個部門在開展工作時，通過對文書檔案中具體價值的挖掘與參考，既能夠為相關活動的貫徹實施提供經驗支持，同時也能夠對各部門工作的推進實現科學且合理的指導。相關部門秉承著取其精華去其糟粕的相關原則，在對資料中的經驗進行充分利用時，不但能夠在事業單位中全面構建出和諧積極的工作環境，并且也可以進一步提升單位整體的發展水平。

（二）有利于促進事業單位實現全面轉型

一般來說，事業單位的文書檔案既是實現單位全面進步的關鍵助推動力，同時也是國家政府檔案的重要組成部分。因此，從社會角度出發，提高事業單位文書檔案的管理質量，是保障政府資料完整性和安全性的主要手段。尤其是在當前時代背景下，隨著各級政府對于相關部門工作模式改革呼聲的不斷加大，事業單位只有充分發掘出其自身檔案資料中的積極作用，立足于對其自身工作狀況的研究與分析，才能夠在順應國家發展進程的前提下，實現單位整體的全面轉型。

（三）有利于合理規避事業單位發展過程中所面臨的諸多法律風險

事業單位在與其他企業、單位開展業務活動時，通常會對其過程中所產生的相關文書資料及書面內容進行妥善的記錄與保存，并由相應的部門進行錄入，在公正處理的條件下，這一部分文書檔案就擁有了一定的法律效力，因此，無形之中避免了諸多矛盾和問題的發生。

二、現階段我國事業單位文書檔案管理工作中所面臨的基本問題分析

（一）部分事業單位中對文書檔案管理工作缺乏一定的重視

隨著我國經濟體制的轉型，市場環境的開放性程度也得到了顯著的提高，在此背景下，國內外資本的競相涌入也增加了事業單位進步發展的壓力，市場競爭的愈發激烈促使其改變了工作的重心，“重經濟效益而輕管理工作”的現象致使事業單位逐漸忽視了對其內部文書檔案管理工作的重視。這一問題的產生也間接壓縮了檔案管理部門的生存空間，特別是在現代化管理模式的沖擊下，在個別單位中，文書檔案管理已經逐漸被歷史塵封，并且徹底喪失了其原有的重要意義。

（二）文書檔案管理工作缺乏信息化水平，與時代發展脫節

眾所周知，在傳統的文書檔案管理工作中，人工記錄和紙質公文是最為常見的兩種記錄模式，但是，隨著我國信息化建設水平的不斷提升，電子檔案管理模式的出現充分展示了傳統文書檔案管理的落后與繁重。這不但極大的提高了檔案管理人員的工作壓力，同時也大大降低了其工作的熱情和積極性。而從客觀角度上分析，在部分已經實現電子辦公的事業單位內部，由于其所使用的檔案管理系統并不完善，在存儲過程中極易發生檔案丟失或是文件損壞等現象，安全隱患及風險的存在既降低了事業單位的管理水平，并且也為其帶來了很大的工作損失。

（三）文書檔案管理部門人力資源分配不合理，崗位職能得不到充分的發揮

前文已經提到，近年來，事業單位之間的競爭日益激烈，在此過程中，各單位要想不被市場淘汰，就要求其能夠在發展過程中獲得更多的經濟收益。因此，部分事業單位為了進一步擴大經濟效益的生產空間，選擇壓縮文書檔案管理部門的工作崗位，在部門規模日漸“精簡”的過程中，文書檔案管理的專業性水平也在不斷降低。故而在絕大多數事業單位中，進行文書檔案處理工作的相關人員往往身兼多職，在其開展工作時，不但很難依據國家標準來執行文件管理、歸檔的相關制度，致使部分文件資料在管理過程中產生遺失問題，同時也因其專業素質的缺乏而導致工作責任感降低，檔案管理危在旦夕。

三、提高事業單位文書檔案管理質量的有效策略分析

（一）增強事業單位中管理部門對于文書檔案管理的重視程度

首先，事業單位內部各級管理層必須明確文書檔案管理工作的重要性，并通過對國家相關標準的研究與分析，來全面提升機關事業單位對于文書檔案管理的重視程度，從而實現各部門與檔案管理部門之間的有效銜接，加強各部門之間工作人員的協同配合，避免因溝通交流不到位而產生的工作矛盾；

其次，將文書檔案管理工作列入到機關單位的工作體系之中，并通過對公文記錄及檔案處理等工作性質的綜合考量，來提升檔案管理與單位內部系統運行過程中的一致性，以從根本上提高文書檔案的處理效率和管理質量；

最后，在事業單位內部需實現對其他部門工作人員全局意識的不斷強化，積極主動地參與到檔案資料的收集過程中來，在工作過程中主動履行提供資料的義務，并未事業單位的長遠發展奠定堅實的基礎。

（二）逐步建立健全文書檔案管理的機制體系

第一，要求事業單位必須通過對文書檔案管理部門實際工作狀況的調查與分析，來制定出完善的文書檔案監督管理機制。相關部門在執行監督管理工作時，必須定期反饋，及時分析，對于文書檔案管理過程中所存在的基本問題，需進行及時的上報處理，并制定出相應的處理策略。同時，在此基礎上，還需通過與文書檔案管理人員的交流與溝通，來對工作重點進行調整，以從根本上提升檔案管理的工作質效；

第二，加強事業單位中文書檔案管理隊伍的建設。一方面，對已上崗人員進行定期的專業技能培訓，在提升其業務能力的基礎上，保證其能夠在工作中有所思考、有所進步，從而提高部門的工作水平；另一方面，加強對管理人員綜合素質的培養，為其樹立起工作責任意識，在充分調動起相關人員工作積極性的同時，促進文書檔案管理部門的工作效率；

第三，從本質上來說，文書檔案管理是一項帶有服務性質的工作，因此，這就要求事業單位必須重視對其服務意識的培養，通過積極健康的引導手段，來幫助管理人員養成正確的職業道德。

（三）增強文書檔案管理人員的綜合素質

第一，由于絕大多數事業單位中檔案管理人員的普遍素質及專業性水平不高，因此，就要求事業單位能夠加強對相關人員的技能培訓，利用講座、論壇等形式，幫助其理順文書檔案管理的工作脈絡，在對其知識結構不斷進行更新的基礎上，保障其能夠在工作過程中熟練運用各種分類管理方法和分析手段，從而實現管理人員操作能力的全面提升；

第二，由于事業單位的文書檔案普遍帶有較強的政治性和機密性，因此增強管理人員的職業道德和工作責任感勢在必行。在此基礎上，事業單位必須就違規違紀行為進行嚴格的劃分，并定期組織相關人員進行國家制度和相關法律法規的學習，在增強文書檔案管理人員政治嗅覺的條件下，幫助其樹立起正確的職業榮辱觀念。

（四）全面加強文書檔案管理工作中的信息化建設水平

就當前而言，在部分基層事業單位中，文書檔案管理工作仍然存在著人工處理、手工歸檔的工作方式，這不但影響著管理質量的提升，同時也與我國信息技術水平不斷發展的大趨勢相悖。因此，這就要求事業單位必須加強對現代化科技技術的應用：

一方面，在單位內部全面推行自動化辦公的基本模式，尤其是在文書檔案處理的過程中，加大對電子檔案的引進力度，通過電子掃描、智能錄入等技術手段的應用，來實現文本檔案向電子資源的轉變。并且在此基礎上，為了最大程度的避免因電子系統崩潰而造成的檔案損失問題，管理部門必須加大對電子人才的引進力度，或是加強對局域網的建設與維護，以此來增強電子文書檔案管理的完整性與安全性；

另一方面，在事業單位內部構建起完善的文書檔案數據庫，通過對文書檔案資料內容重點、名稱以及記錄時間的分析，來對其進行統一的錄入處理。同時，其他部門員工也可在獲準后對相關內容進行調閱查看，并通過對不同級別工作人員的分級，來制定出科學合理的調閱規則，從而避免文書檔案的流出，最大程度的保證檔案信息資料的機密性。

四、結語

綜上所述，提高事業單位文書檔案的管理質量，既是時代所賦予其的重要使命，同時也是各級政府所提出的重要要求。特別是隨著社會經濟水平和信息化建設水平的不斷提升，傳統的文書檔案管理模式已經不能夠適應當前社會的基本需求，檔案管理人員只有改變自身理念，并通過對現代化技術手段的充分利用，才能夠實現其自身工作的全面改革與轉型。而事業單位只有提高對文書檔案管理工作的重視程度，以體制制度改革為落腳點，以增強管理質量為目標，才能夠保證文書檔案資料在當前時代背景下發揮出其應有的價值，從而實現單位內部經濟效益與社會效益的全面飛躍。