關于機關管理效率提升的具體策略探析

宋虹霄 河北省石家莊市平山縣行政審批局

國家治理現代化的提出，要求機關事務工作必須與之同步和深度契合，實現由管理向治理轉換，但由于機關工作在對象、功能、屬性等方面不同于其他領域的內向特殊性，還是要側重內部管理屬性，以對機關事務工作服務、保障和管理的集中統一領導和內部監管為主；同時，把適宜對外放開的部分外向性功能推向市場和社會，充分發揮多元主體的作用，以共建、共治、共享為原則，促進國家治理體系邁向現代化。黨的十九屆五中全會明確指出，在“十四五”時期促進國家治理體系走上現代化的新道路，就表明在從此以后的很長時間內，各單位的工作應以“十四五”期間加快增強國家治理效率的新目標為立足點，將機關事務工作上升到國家治理高度來認識，加強機關事務治理，以此實現機關事務工作由管理向治理轉換，進而為新發展階段黨政機關高效運轉和提高執政水平提供強有力的機關事務保障服務支撐[1]。

一、機關管理效率提升的相關理論分析

（一）機關管理效率的概念

“效率”一詞，最早源于拉丁文，在哲學意義上，是“有效的因素”的意思。從20世紀末開始，它被引入到機械工程學科和物理學科的研究應用中，表示的是生產能量與輸入能量之間的關系。隨后，它又被引入經濟學科和管理學科的研究應用中，一般指社會活動的成果與勞動消耗量之間的關系[2]，在科學管理運動的浪潮后，“效率”在行政管理中被屢屢提及，并慢慢流行起來。在當前的情況下，我國學者對行政效率是什么沒有統一的答案，然而目前大家都認為，“行政效率”是指行政工作的成效與耗費的資源之間的比率關系，也就是從國家和地方行政機關及展開行政活動的行政人員處取得的成效與耗費的種種資源之間的比率關系。[3]在中國，行政效率代表著中國政府對發展社會主義現代化建設和在一定程度上提高人民群眾的物質文化生活水平所作的投資的影響力。另外，國家和地方各級政府及相關工作人員的行政工作的成效的比較和評估，以及施政的成敗，最終是要通過行政效率來體現的。

（二）機關管理效率相關運行機制

機關管理效率的三個層次：

一是組織效率，也叫決策層效率。它包括行政機關領導的素質、領導藝術、決策能力、創造能力、領導的思想觀念、領導的工作態度及領導解決問題的能力等。在國家行政管理體系中，通常是指國家的政府行政機關為完成既定的目標而進行的計劃、決策、組織、協調、控制等工作的效率，行政效率的高低，關鍵在于政府當局能否及時設計和實施切合實際的國家政策。在地方政府的治理體系中，組織績效代表了政策決策者們執行規劃和決策等任務的效率。行政效率的高低，關鍵在于決策規劃和實踐舉措的可靠性和實操性。

二是管理效率，也就是所謂的管理層效率。它包含了政府工作人員的知識儲備、道德修養、責任感和對外交際的能力，執行能力等等。普遍意味著在行政管理系統內部，為了達到定下的目標要求，作出決定、組織執行、行政管理監督的效率。如省級、市級行政部門為貫徹和落實上中央的決策而進行的分工合作和行政監督是否有效，全面解決行政組織和行政管理問題是否及時等。

三是執行效率。它包含了政府相關工作人員的擅長工作、知識儲備、精神面貌、專業素質、心態，工作與個人生活的平衡程度及行政行為的不同要素等等。一般來說，是指行政工作人員或者具體行政人員在開展行政活動或者出示公共服務中的工作效率。

這三個層次的績效指標是一個完整的行政績效體系，相互作用和相互補充，不能分開處理。換句話說，只有決策層、管理層、執行層三個層次都實現了高效率，才能夠說整個行政管理系統的效率高。

二、機關管理效率提升過程中存在的主要問題

（一）管理觀念、手段與方式相對滯后

盡管我國機關管理經歷了多次較大調整和深度改革，但結合當前經濟發展形勢和實際管理情況來看，在管理理念、管理手段與方式等方面仍相對滯后[4]。在管理觀念方面，機關單位內“不犯錯”的管理思想盛行，大家主要依循現有行政法規、管理條例，忽略人民群眾和管理事務的實際需求，按部就班地“按規辦事”，缺乏質疑和創新精神，導致管理效率難以得到有效提升；管理手段與方式方面，盡管現下機關紛紛引入信息化技術和計算機設備，強化行政管理的效能，然而在實踐中，由于工作人員本身缺乏相關操作技能、各部門銜接不流暢、信息化平臺功能開發不積極等因素，現代化管理手段與方式的實施情況并不理想，機關管理效率的提升情況與企業、其他社會組織等相比，存在明顯滯后。

（二）組織結構不完善，責權分工不清晰

組織結構不完善，存在職責重疊和缺失的現象，同時責權分工不夠明確，機關管理各項工作具體實施過程存在困難，進一步影響了機關管理的效率。首先在機關組織結構方面，我國機關組織設置的突出的特點“上下對口，左右看齊”，即上下級機關單位和兄弟單位內部的機構體系基本一致，規模上也相差不多，但不同行政區內各方面工作并不平衡，不同機關、不同部門的人員需求不同，而統一的機構設置卻容易導致有些崗位工作人員緊缺，有些崗位卻工作人員冗余；其次在權責劃分方面，基層機關的權利主要來自于中央及上級機關的授權，與中央機關相比，各級機關在管理工作落實方面需要根據地區實際進行調整，這就容易導致責權劃分出現問題，另外經濟管理、社會管理在具體實施時本身就存在重疊的部分，這也導致職權責任劃分存在困難。

（三）管理體制與相關法律法規不健全

機關管理機制與相關法律法規的不健全，對機關管理效率的影響是全方位的，不僅容易導致機關內各部門的運轉效率低下，還會對機關管理的風氣、機關文化、工作人員行為偏好等產生不利影響。具體表現在三個方面：首先是制度方面，我國自古以來推崇“人治”思想，這個想法在現代政府中也有一定的思想根植，再加上計劃經濟時期民主法制推進相對緩慢，機關內長期缺乏自上而下的行政管理制度，導致機關管理主觀性較強，不確定因素較多，影響了機關管理效率；其次是體制方面，我國機關體制在精簡與裁撤工作人員方面相對保守，機關內人員總量基本保持穩中有增的態勢，為避免人員閑置，而設置諸多行政崗位，拖慢了機關管理速度；另外是行政法制方面，我國機關多采用內部管理方式，施行行政管理條例，同時我國也并沒有針對行政管理體系的標準化法典，“各自為政”的行政法規很難形成規模效應，不同部門、不同機關單位間協調性得不到有效保證，機關管理效率難以有效提升。

（四）反饋評價與監督機制不完善

“權力滋生腐敗”是任何政治形態都無法規避的一個社會問題，作為關系國計民生的機關單位，應時刻以群眾利益為先，但綜合各時期、不同地區機關管理情況來看，貪污腐敗的現象時有發生。缺乏有效的反饋評價與監督機制，是機關管理工作難以達到有效約束的一個重要原因。首先是機關工作反饋評價機制相對薄弱，盡管近年來績效管理逐漸深入機關內部，但對于一些特殊部門、特殊崗位仍缺乏有效的績效評價方式，績效管理存在一定不足；其次是監督機制不夠完善，機關內部仍多采用傳統自檢自查的方式進行監督管理，已經無法適應當前的行政管理工作，同時也難以有效發揮監督工作作用，同時第三方組織、社會監督在我國機關監督機制中很難發揮作用，導致部分機關掩蓋具體工作的真實情況，使管理工作難以有效實施，影響管理效率提升。

三、提升機關管理效率的有效對策

（一）解放管理思想，更新管理技術

提高機關管理效率，首先要從解放思想、更新技術入手。第一，解放管理思想，要在機關內部樹立起提升效率、把控全局、以人為本、積極創新的管理觀念，觀念指導行為，積極、高效的管理觀念能夠有效引導工作人員轉變工作方式，增強工作活力，進而提高工作效率。在具體實施時，政府機關要重視對內的思想政治教育，組織多樣化的思想教育講座和文化培訓活動。進一步強調黨員思想與機關職責，提高工作人員的政治修養與到的素質，培養公職人員以群眾為先的思想觀念；同時加大對創新意識、服務意識的宣傳與激勵，鼓勵工作人員為機關管理方法獻計獻策，從具體工作入手，進一步優化管理方式，提高管理效率。第二，更新管理技術，提高機關內部信息化技術的應用程度與開發力度，使現代化管理工具真正發揮其積極作用。機關單位可以積極引進信息化技術人才，根據自身工作特點，開發相應功能模塊，并根據工作需要及時調整操作界面，優化操作方式，同時機關單位應加強對工作人員操作能力的培訓，使信息化技術真正成為改善工作方式、提高管理效率的有效工具。

（二）優化組織結構，明確職責分工

合理調整機關內組織結構體系，明確不同崗位間的職責分工，確保機關日常工作流暢進行，保質保量地完成各項行政任務，為人民群眾提供更好服務。首先，機關應基于自身工作特點，確立科學的機構比例，從機關職能角度展開調整組織規模，避免擴張不合理、精簡困難的情況出現，同時對內部不合理機構進行改革，改變當前普遍存在的“臨時機構與重復機構較多、審批環節復雜”等問題；其次，借鑒企業運行機制，改革機關運行方式，以科學管理的視角對當前機關內各部門、機構進行審視，進一步優化運行流程，精簡辦事流程，確定好各部門的具體工作職責；此外，規劃好政府機關內部的各部門、各崗位的職能分工，合理配置人力與物力資源，避免職責交叉和空白的現象，進一步提高機關管理的效率。

（三）健全機關管理的相關制度、法規

當前階段機關管理主要沿用傳統機制，存在諸多不合理的地方。健全機關管理的相關制度、法規，也應從機關工作的具體實際出發，針對當前較突出的管理問題，研究出相關管理方法并將其納入制度和立法中。首先，機關單位應進一步樹立內部各部門、各個崗位的職能分工，規劃好機關內部的工作方法，制定內部制度；其次，面向內部工作人員征集管理方式，吸收其中有效方法，進一步完善管理制度；另外，統合現行有效的管理制度、各項法規，與同級、上級機關共同探討相關法規的制定。

（四）完善反饋評價與監督機制

完善反饋評價與監督機制，能夠有效規范機關內部工作人員行為，有效提高機關管理效率。在反饋評價機制方面，結合機關工作范圍與各崗位職責特點，進一步明確崗位職責和評價指標，同時擴大評價范圍、引入更全面的評價對象，以得到完整、系統的評價結果；并將評價結果與員工激勵相聯系，以提高工作人員對反饋評價的重視程度；在監督機制方面，除了要進一步加強現有監督力度外，還應借鑒國外先進經驗，積極引進第三方組織，發揮社會監督作用，比如開通群眾舉報和監督的熱線，在信息化平臺中開放群眾監督反饋模塊等，第三方組織能夠從更客觀、更多元的角度對機關工作進行監督，從而有效提高機關管理的效率和質量。

四、結論

提升機關管理效率能夠有效降低機關行政成本，提高機關服務質量，這對我國政治建設、經濟建設和社會文明建設至關重要，現在，我國各政府機關正努力強化各方面的管理效能，盡管在具體實施過程中遭遇諸多困難，但也應看到相關部門的積極嘗試與不斷探索。在剖析目前政府機關的行政管理活動面臨的實際問題時，本文也指出了對應的解決方案，例如：更新管理觀念、手段與方式，優化組織結構、明確職責分工，健全相關制度、法規，完善反饋評價與監督機制等，期待可以為后續研究人員出示一些借鑒信息，也希望我國機關單位進一步深化改革，提升管理效率，早日實現機關管理的現代化。