事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對(duì)策探析

宋業(yè)妮 長(zhǎng)島綜合試驗(yàn)區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和統(tǒng)計(jì)服務(wù)中心

檔案包含了單位內(nèi)部的眾多內(nèi)容，影響著整個(gè)單位的運(yùn)作情況。信息技術(shù)的不斷進(jìn)步為數(shù)字化的檔案管理提供了可能性，方便了內(nèi)部工作人員查詢資料，工作效率在數(shù)字化管理下得到提高，但是伴隨著數(shù)字化檔案管理，舊的問(wèn)題得到解決，新的問(wèn)題又會(huì)出現(xiàn)，因此，就需要針對(duì)不斷出現(xiàn)的新問(wèn)題進(jìn)行解決，加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理工作的建設(shè)，以此保障事業(yè)單位的整體工作不受影響，促進(jìn)可持續(xù)發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的內(nèi)在涵義

伴隨時(shí)代的進(jìn)步，信息化成為時(shí)代的重要特征，各項(xiàng)工作都將依靠信息化進(jìn)行變革。事業(yè)單位作為國(guó)家發(fā)按照的重要推動(dòng)力，相關(guān)工作的處理都應(yīng)該緊跟時(shí)代的步伐。檔案管理數(shù)字化就是將紙質(zhì)檔案信息通過(guò)設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，組成大數(shù)據(jù)庫(kù)，借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行保存，在信息調(diào)用時(shí)，同樣借助計(jì)算機(jī)將檔案信息進(jìn)行圖像文件的展示。

檔案管理的數(shù)字化，幫助工作人員減少紙質(zhì)辦公，有利于環(huán)境保護(hù)；緊跟時(shí)代變化，維護(hù)國(guó)家形象；數(shù)字化的檔案管理是管理技術(shù)的進(jìn)步體現(xiàn)，將復(fù)雜的工作程序簡(jiǎn)單化，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作多元化的特點(diǎn)，進(jìn)行工作程序的優(yōu)化，凸顯出數(shù)字化檔案管理對(duì)于事業(yè)單位工作的重要性和必要性。

二、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理遇到的問(wèn)題

在對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行數(shù)字化的同時(shí)，也向工作人員和管理設(shè)備提出了要求，各項(xiàng)工作的順利實(shí)施需要做好準(zhǔn)備工作，也要做好解決問(wèn)題的準(zhǔn)備。

（一）管理設(shè)施的問(wèn)題

事業(yè)單位一般都是年歲不小的單位，相關(guān)檔案管理工作的設(shè)備都具有一定的“工齡”，很多設(shè)備都已經(jīng)老化甚至一部分管理設(shè)備已經(jīng)使出工作的能力。數(shù)字化檔案管理重點(diǎn)是在數(shù)字化，而數(shù)字化的有機(jī)實(shí)現(xiàn)是需要相關(guān)先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行配合的，就目前的老化設(shè)備而言，并不能進(jìn)行有效的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)偏差，不利于事業(yè)單位的整體工作運(yùn)行，事業(yè)單位的檔案信息很有可能會(huì)與國(guó)家大數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的數(shù)據(jù)內(nèi)容相背離，不利于信息化的進(jìn)步，事業(yè)單位檔案的安全性得不到有力保障。

（二）檔案管理工作效率問(wèn)題

在當(dāng)前的部分事業(yè)單位，在進(jìn)行檔案的查詢時(shí)，運(yùn)用的檢索手段是手工檢索，計(jì)算機(jī)檢索的方式?jīng)]有得到廣泛學(xué)習(xí)運(yùn)用，降低了檔案管理的工作效率，不能解決檔案存檔差異性的問(wèn)題，給相關(guān)工作人員帶來(lái)了查詢的不便。人工檢索的速度是比不上計(jì)算機(jī)檢索的，事業(yè)單位的人員信息檔案眾多，更是加大了檢索的工作量，給檔案管理工作帶來(lái)了不便，檢索準(zhǔn)確性得不到保障。

（三）工作人員專業(yè)性問(wèn)題

隨著時(shí)代信息化的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)作為多項(xiàng)工作的媒介，被廣泛運(yùn)用，就此情況，檔案管理工作人員的各項(xiàng)技能水平也要得到保障，才能更好的進(jìn)行檔案管理工作。數(shù)字化的檔案管理工作，需要工作人員熟悉管理流程和管理方法，以此保證檔案管理工作的順利開(kāi)展，由于事業(yè)單位的編制情況不定，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程中，管理人員的技術(shù)問(wèn)題成為重要阻礙因素；工作人員的專業(yè)性培訓(xùn)不到位，專業(yè)知識(shí)水平不達(dá)標(biāo)，有些單位是管理人員年齡過(guò)大，不合適現(xiàn)代化設(shè)備的運(yùn)用，不方便進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作，這些人員因素對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作都會(huì)產(chǎn)生影響，不利于工作的順利進(jìn)行。

（四）管理工作標(biāo)準(zhǔn)不全，安全意識(shí)不足

數(shù)字化檔案管理工作在信息技術(shù)的發(fā)展下不斷進(jìn)步，但是出現(xiàn)時(shí)間相對(duì)較短，各項(xiàng)管理工作的適度發(fā)展不夠完善，細(xì)節(jié)性的問(wèn)題解決沒(méi)有具體的措施可依據(jù)，管理工作的范圍不夠明確，給相關(guān)管理人員造成了管理困難；數(shù)字化檔案管理依托于互聯(lián)網(wǎng)的進(jìn)步，而互聯(lián)網(wǎng)并不是絕對(duì)安全的，云信息被盜取的可能在技術(shù)的進(jìn)步下不斷變大，管理人員的信息技術(shù)不足，在遇到計(jì)算機(jī)本身出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，不能及時(shí)得到解決。影響了檔案信息的安全性，是數(shù)字化檔案管理進(jìn)行的一個(gè)阻礙因素。

三、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理問(wèn)題應(yīng)對(duì)措施

針對(duì)目前遇到的檔案數(shù)字化管理的問(wèn)題，下文提出了一些解決措施。

（一）設(shè)備的完善

檔案數(shù)字化管理工作的有效實(shí)施，需要事業(yè)單位的資金投入，購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)設(shè)備或者引入海外先進(jìn)設(shè)施，打好管理工作的基礎(chǔ)。事業(yè)單位需要根據(jù)自己本身的實(shí)際情況確定設(shè)備需求，合理采買(mǎi)，避免資源浪費(fèi)。先進(jìn)的設(shè)備可以幫助管理工作者解決復(fù)雜的檔案管理問(wèn)題，保證檔案信息的安全性，有效保護(hù)信息的對(duì)外查詢，保護(hù)信息不泄露。對(duì)于設(shè)備的日常維護(hù)，需要符合維護(hù)要求，以此延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命，促進(jìn)檔案管理工作的質(zhì)量提升。

（二）建立健全數(shù)字化檔案管理制度

在檔案數(shù)字化管理的不斷進(jìn)程中，相關(guān)部門(mén)需要結(jié)合檔案管理手段的變化制定新型的管理制度，發(fā)揮數(shù)字化優(yōu)勢(shì)，結(jié)合信息技術(shù)發(fā)展要求，讓檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。嚴(yán)格規(guī)范管理工作的各項(xiàng)流程，保證檔案信息的安全性，避免信息泄露，對(duì)單位及個(gè)人產(chǎn)生不利影響；健全的管理制度，有效提升工作效率，促進(jìn)數(shù)字化發(fā)展。

（三）提高管理人員的專業(yè)性

檔案管理人員作為此項(xiàng)工作的重要實(shí)施人，其專業(yè)素質(zhì)的提升是必須得到重視的。事業(yè)單位需要對(duì)如今的檔案管理工作者進(jìn)行數(shù)字化知識(shí)的培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員的專業(yè)性知識(shí)和理論性知識(shí)，為其樹(shù)立數(shù)字化檔案管理的相關(guān)概念，全面推進(jìn)培訓(xùn)課程的開(kāi)展，進(jìn)行適時(shí)的知識(shí)考核，保證工作人員的管理技術(shù)提升，提高管理工作者的綜合素質(zhì)，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的步伐。

（四）完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字化檔案管理的推進(jìn)和相關(guān)系統(tǒng)的完善，需要結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況，加強(qiáng)系統(tǒng)的防盜設(shè)計(jì)，有效保護(hù)檔案信息，避免被外人盜取。有機(jī)連接其他方面的工作系統(tǒng)，促進(jìn)答案為內(nèi)部資源的合理化管理，幫助事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的順利進(jìn)行，提升工作效率。

四、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化是事業(yè)單位進(jìn)行檔案資料保存和調(diào)取的重大進(jìn)步，在信息技術(shù)的幫助下，便利了管理人員按的檔案管理工作，發(fā)展了檔案管理的新方向，有效提高信息的利用效率，促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展。