淺談新時代基層單位檔案管理工作的基本要求

張玉香 山東省日照市莒縣城陽街道辦事處

一、基層單位檔案管理工作數字化需求

（一）檔案信息的數字化需求

近年來，在我國技術快速發展的過程中，檔案信息的數字化，可提升檔案管理工作的便捷性，便于有效開展各方面的管理工作，不會受到時間與空間的限制。檔案信息的數字化存儲，不僅可以節約資源，還能降低存儲的空間，減少人力成本、檢索工作時間，加快工作速度，促使檔案管理工作高效實施。基層單位的檔案管理工作中先進的數字化技術，可改善當前的檔案管理工作現狀，打破傳統工作的局限性，提升檔案信息的數字化水平，便于有效管理相關的檔案內容，全面挖掘利用檔案資源，提升基層單位的檔案管理工作效果。

（二）檔案管理的微小化需求

基層單位的檔案數字化管理工作中，可以通過計算機中壓縮打包技術方式，將傳統紙質檔案中的圖片、文字等轉變成為電子文檔，通過網絡信息技術，分類處理檔案內容，分享相關的信息，實現異地查找的目的。在基層單位的檔案管理過程中采用數字化技術措施，可利用微小化的形式處理檔案，方便管理和使用，提升基層單位檔案管理水平。

二、基層檔案管理問題分析

（一）缺乏良好的檔案管理系統

近年來，我國基層單位在日常檔案管理工作中，尚未采用網絡信息技術與數字化技術創建完善的檔案管理系統，不能確保各方面的檔案管理工作質量，難以有效提升各方面管理工作的現代化水平，對基層單位的發展會造成不利影響。部分基層單位在工作中尚未結合數字化的建設需求，積極創建相關的數字化系統，不能確保檔案管理工作質量和水平，難以有效提升檔案管理的數字化成效，如果不能有效完成各方面的數字化管理工作任務，將會誘發很多嚴重問題。

（二）缺乏高素質人才隊伍

部分基層單位在檔案管理工作方面，雖然已經采用了網絡信息技術，嘗試創建數字化的管理系統，但是由于缺乏高素質的人才隊伍，不能確保各方面的檔案管理工作質量。部分工作人員未能掌握先進的網絡信息技術，沒有在自身工作中積極采用先進的數字化技術方式，不能采用先進技術措施有效完成檔案管理任務，嚴重影響基層單位檔案管理工作的數字化發展。

三、基層檔案管理對策

（一）加強領導，提升意識

檔案價值高低與管理效果相關，加強重視能夠充分開發基層檔案管理潛力，促進基層單位發展。基層單位領導應該認識到檔案管理的價值，將檔案管理納入單位工作計劃當中，改變檔案管理在基層單位中的地位，從頂層建設加強管理工作。同時，基層單位要提升基層管理人員工作意識，多次開展相關法律、法規研習工作，使管理人員認識到檔案管理的重要性。單位領導要做好協調工作，讓各個部門配合檔案管理工作，掃清檔案管理人員工作中的障礙。

（二）人才培養，穩定隊伍

在檔案管理中，人力因素是保證檔案管理效果的決定性因素。因此在檔案管理隊伍建設中可以從兩個方面開展工作：第一，穩定隊伍。基層單位應該加強檔案管理人力資源投入，派遣專人負責檔案管理工作，適當增加福利，穩定檔案管理工作隊伍。第二，人才培養。基層單位人事招納、擴大編制較為困難，因此應該提高人才選拔標準，選擇具有檔案管理、數據處理技能、工作責任心強的應聘者負責基層檔案管理工作。同時，基層單位內部也要結合檔案管理環境變化對管理人員進行培訓，如“信息技術檔案管理”“人事檔案管理規范”“檔案管理法律研習”等培訓內容，全面提升檔案管理人員的素質。檔案管理部門以及基層單位領導要對檔案管理進行定期與不定期考核，從建檔、查閱、歸檔規范性、檔案保管狀況、檔案資源維護等幾個方面入手，全面提升檔案管理效果。

（三）積極采用電子存儲技術

為促使基層單位檔案管理工作數字化發展，應該積極采用電子存儲技術，利用先進技術措施將檔案內容存儲到數據庫系統中，然后采用授權管理的方式，為相關檔案管理人員提供便利。在此期間，還需注意原始的紙質檔案與實物檔案的保存，通過電子掃描技術將信息掃描到數據庫系統中，便于開展數字化的管理工作，將電子存儲技術的積極作用全面發揮出來，達到預期的數字化管理目的。與此同時，在使用電子存儲技術的過程中，應該結合基層單位的檔案管理工作特點與實際情況，要求檔案管理人員創建相關的電子存儲技術系統，在合理采用電子存儲技術的情況下，保證有效存儲各種檔案數字化信息，滿足當前的數字化管理需求。

（四）構建網絡化管理體系

近年來，在網絡信息技術快速發展的過程中，基層單位的檔案管理工作已經開始呈現網絡化的發展態勢，要想更好地實現檔案數字化管理目的，就應該積極采用先進的網絡信息技術，構建網絡化的管理體系。首先，利用網絡信息技術設置數字化的檔案目錄，通過相關的檢索軟件實現對檔案資料的自動化歸類和統計處理，提升檢索工作的效率，這樣不僅能夠降低檢索的工作量，還可以確保工作的準確性。其次，在采用網絡信息技術的過程中，應該設置關于檔案管理方面的局域網絡，強化各種信息資源的共享，在系統之內，基層單位之間可以共享檔案資源，提升共享的效率，確保檔案的利用率。最后，在采用網絡信息技術的過程中，應該創建關于基層單位的檔案管理網站平臺，采用網絡平臺整合各種檔案信息，確保各方面檔案管理工作的效果。

四、結論

基層檔案管理工作內容煩瑣，屬于基層單位基礎管理工作內容，對于基層單位人力資源管理、運行決策、群眾服務具有重要的意義。面對基層單位管理中的諸多問題，需要從意識、制度、管理規范、信息化建設等多個角度出發，改變傳統基層檔案管理模式，讓其真正參與到基層單位管理當中，發揮檔案信息價值，促進單位可持續發展。