關(guān)于OA系統(tǒng)公文處理工作的幾點思考

張忠晶 晉能控股裝備制造集團(tuán)

社會不斷發(fā)展，科技不斷進(jìn)步，企業(yè)內(nèi)的辦公條件，特別是國有企業(yè)內(nèi)部的軟硬件設(shè)施越來越完善，在疫情常態(tài)化的背景下，OA 系統(tǒng)處理公文被越來越多的國有企業(yè)所選擇，特別是原本采用傳統(tǒng)公文辦理方式的黨務(wù)公文，也逐步實現(xiàn)了最大程度的“無紙化辦公”。OA 系統(tǒng)處理公文相對于傳統(tǒng)公文處理方式，不僅在人、材、物方面節(jié)約了大量成本，整體降低了企業(yè)辦公成本，而且克服了地域等因素，實現(xiàn)了辦公環(huán)境自由化。

一、OA系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)的特點

OA 系統(tǒng)處理公文不同于傳統(tǒng)公文處理，不論是在辦文流程所用時間，公文內(nèi)容準(zhǔn)確程度，甚至是在整體公文的有序性上，都有著極大優(yōu)勢，具體特點如下：

（一）時效性

一份公文的處理程序包括公文起草、核稿、會簽、復(fù)核、簽發(fā)、編號、套紅排版、蓋章、分發(fā)、歸檔等多個環(huán)節(jié)，涉及的人員多且復(fù)雜，傳統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)過程，需要“文等人”，特別是在領(lǐng)導(dǎo)繁忙、出差頻繁的時候，公文的辦理時間則被無限延長，加之企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦公地點分布廣泛，疫情常態(tài)化等各類因素，傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦理的局限性越來越明顯，而OA 系統(tǒng)公文處理，只需要互聯(lián)網(wǎng)暢通，一部手機(jī)即可接收辦理文件，大大提高了公文辦理的時效性。

（二）準(zhǔn)確性

OA 系統(tǒng)電子公文從起草的首環(huán)節(jié)，到最后的歸檔環(huán)節(jié)，整個公文流程是一個單向的流程，不可以進(jìn)行退回、收回等再修改操作，而且在公文流轉(zhuǎn)中間的每個環(huán)節(jié)，都不可以隨意增加“人為”的因素，進(jìn)行任何修改，從而保證公文內(nèi)容統(tǒng)一；同時一個文號對應(yīng)一份公文，避免出現(xiàn)因人為疏忽原因造成重復(fù)發(fā)文、漏文漏號等現(xiàn)象出現(xiàn)，確保公文的準(zhǔn)確性，使得公文變得更加權(quán)威。

（三）有序性

OA 系統(tǒng)公文處理是一個整體、環(huán)環(huán)相扣的工作程序，系統(tǒng)中每個文件、每個環(huán)節(jié)都有相對應(yīng)的數(shù)據(jù)記錄，且由電腦在后臺智能歸類，不僅能夠按照發(fā)文時間、文件字號等不同分類快速查詢文件，而且也可以對公文處理未操作者進(jìn)行智能提醒督辦，從整體上對所辦理公文情況進(jìn)行快速全面的統(tǒng)計，杜絕了傳統(tǒng)公文處理過程中，由于記錄不及時、分類不明確等原因造成的公文混亂無序的現(xiàn)象。

二、OA系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)中遇到的一些問題

OA 系統(tǒng)處理公文有著傳統(tǒng)公文處理不可超越的優(yōu)越性，但也存著一定的安全漏洞，需要我們在日常OA 系統(tǒng)公文辦理的過程中多加注意。

（一）文件隨意下載流轉(zhuǎn)

OA 系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)公文為均為電子文檔，容易下載并在互聯(lián)網(wǎng)上傳播，尤其是對于一些未最終確定內(nèi)容和不適宜公開的文件，一旦發(fā)生隨意下載并在互聯(lián)網(wǎng)上傳播泄露事件，必定會對企業(yè)形象造成不良影響，甚至是帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，我們可以通過在電子文檔內(nèi)標(biāo)注水印等方式，以此來最大程度上減少不當(dāng)?shù)南螺d流轉(zhuǎn)，同時也方便公文泄露時進(jìn)行責(zé)任源頭追查。

（二）文件內(nèi)容篡改現(xiàn)象

OA 系統(tǒng)內(nèi)大部分公文都需要加蓋電子公章，加蓋電子公章后，電子文檔則被鎖定，文件內(nèi)容無法進(jìn)行修改，但會議紀(jì)要一般不加蓋電子公章，內(nèi)容則容易被進(jìn)行篡改，被不法者鉆漏洞，這樣就會對企業(yè)造成損失和影響。因此，我們可以對未進(jìn)行蓋章處理的公文，進(jìn)行密碼等方式的文檔鎖定，降低公文內(nèi)容被惡意修改的可能性，確保公文的準(zhǔn)確權(quán)威。

（三）信息泄露等網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險

OA 系統(tǒng)的操作需要互聯(lián)網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)中各類木馬等病毒頻繁，一旦中毒，則會造成密碼泄露、公文內(nèi)容被泄露、丟失等嚴(yán)重的事故發(fā)生，這就要求我們在OA 系統(tǒng)操作過程中，對于陌生和不安全的鏈接不點擊，對來路不明的U 盤等可移動電子儲存設(shè)備不連接電腦，定時進(jìn)行電腦安全檢查，補丁漏洞的及時修復(fù)，提高電腦的安全性，保證OA系統(tǒng)公文處理的良好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

三、OA系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)操作者的幾點建議

OA 系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)的操作者對整個公文的效率和質(zhì)量影響很大，因此OA 系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)操作者必須具備一定的素質(zhì)，這樣才能更好地進(jìn)行公文處理工作，提高辦文效率和文件質(zhì)量。

（一）保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度

在操作OA 系統(tǒng)的過程中，每一步的操作環(huán)節(jié)都會留有痕跡，且這個流程是一個單項流程，無法返回。這就對OA 系統(tǒng)的操作人員提出了更高的要求，必須要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，確保每一步都操作正確，文件內(nèi)容信息準(zhǔn)確無誤，文件一旦下發(fā)，則無法進(jìn)行更改。如若必須進(jìn)行修改，則需要進(jìn)行系統(tǒng)后臺的操作處理，這樣則會在系統(tǒng)內(nèi)留有痕跡，且無法消除，造成不良影響。

（二）保持高度的保密意識

OA 系統(tǒng)處理的公文，一般無秘密文件，但此類公文也只適合在一定范圍內(nèi)進(jìn)行公開，并不適合在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行大范圍的傳播。尤其是一些企業(yè)內(nèi)部文件資料，往往是涉及企業(yè)內(nèi)部的重大事項和重大決策，具有一定的商業(yè)價值，信息一旦泄露必定會給企業(yè)造成一定的經(jīng)濟(jì)損失和不良影響，這就需要OA 系統(tǒng)的操作者具有高度的保密意識，對知曉的內(nèi)容進(jìn)行保密，不進(jìn)行傳播和泄露。

（三）建立系統(tǒng)的思維模式

OA 系統(tǒng)處理公文是一個整體系統(tǒng)，涉及各項內(nèi)容，不僅有發(fā)文功能，還有收文功能，特別是國有企業(yè)內(nèi)部OA 系統(tǒng)的操作過程中，上級黨委文件接收較多，且來文部門較多，這就要求我們在構(gòu)建OA 處理公文系統(tǒng)時，進(jìn)行充分考慮，構(gòu)建起系統(tǒng)的思維模式，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去考慮構(gòu)建收文系統(tǒng)，對收文級別、緊急情況、閱辦時限等進(jìn)行明確，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠第一時間掌握公文的重要信息，快速進(jìn)行辦理，保證公文能夠及時落辦，任務(wù)傳達(dá)及時準(zhǔn)確。而在構(gòu)建OA 系統(tǒng)發(fā)文流程時，我們又要學(xué)會站在辦理者的角度考慮問題，明確分發(fā)范圍、承辦單位等內(nèi)容，讓接收者能夠明確自己的任務(wù)，更好地進(jìn)行公文落辦。

四、結(jié)語

OA 系統(tǒng)處理公文是未來辦公的趨勢所在，如何充分利用OA 系統(tǒng)更好地為公文處理服務(wù)，是我們需要進(jìn)一步思考和努力的方向，從而更好地讓公文高效高質(zhì)運轉(zhuǎn)。