醫院檔案管理的現狀及對策

李繼玲 廣西醫科大學第二附屬醫院

資料留底存檔在各行各業都是重要的一項工作，由此產生了檔案管理。醫院檔案更是涉及甚廣，醫院的檔案雖然也在不斷改進加強，但離完善還有很大一段距離。檔案是最真實、最原始的歷史資料，是記錄當時實際情況最有力的證據。隨著社會主義經濟市場的快速發展及信息化的普及，檔案不全、資料丟失的情況屢見不鮮。系統有效的管理模式、正確的管理方式方法才是可以完善檔案的手段。

一、目前醫院檔案管理的現狀

（一）醫院檔案管理工作的不重視

目前，大多數醫院的主要管理核心都在醫療技術與醫患關系等方面的管理工作，對檔案管理工作或多或少都有忽視，而醫院的檔案管理工作進行中，首要問題就是醫院的不重視，管理辦法的不嚴謹，辦公設施的不齊全，導致檔案管理工作的水平和效率不高，不能使檔案管理工作更好的與醫院的管理工作相結合。

（二）醫院檔案管理制度尚未完善

醫院在運行中針對各項工作都有相關制度，由于醫院的不重視，檔案管理的相關工作制度制定較為粗略。而在醫院評級中尚未列入檔案管理的相關評審，因此醫院的檔案管理工作沒有一套完整的管理系統，在工作執行中會存在各種問題[1]。

（三）醫院檔案管理信息化技術未完善

信息化建設的發展為各行各業提供了便利，大多醫院也引入了信息化建設管理，但在檔案管理工作上還是采用以往的人工收集信息方式，不僅費時費力，效率低下，而且也不利于信息的保存和完善。

（四）醫院檔案管理人員業務水平有待提升

醫院檔案管理配備的工作人員一般不是專業的管理人員，大多都是由醫護人員兼職管理或是經過簡單培訓上崗的人員，對于檔案管理的工作內容認知簡單，不能明確信息整合后進行檔案管理對于醫院工作的重要，并且對于管理人員沒有系統的培訓計劃，工作人員的業務水平不能得到提升。

二、針對醫院檔案管理存在問題的優化政策

（一）正確認識檔案管理的重要性

檔案管理工作是能夠將醫院的數據進行整合、分類，將有效的數據信息存檔，以便后期查閱及引用，醫院管理者應該正確認識檔案管理工作對醫院發展的重要性，并及時引導員工積極協調和配合檔案管理工作的進行，針對本院的情況，適當的投入更加先進的技術、設備進行管理[2]。

（二）完善醫院的檔案管理工作制度

檔案管理整合的是整個醫院的資料信息，從領導層到各科室，從財務部門到后勤部門，所有的信息都需要由檔案管理部門進行核實整理，這是一項繁雜的工作，需要各部門的積極配合才能完成，這就需要完善的工作制度來支撐，明確具體的職責和獎懲制度，制定工作計劃，工作安排，信息整合方法和流程、檔案提取和歸還制度等等一系列制度，因此醫院需要在檔案管理工作中不斷的進行修正和完善工作制度，以保證檔案管理工作的順利進行。

（三）將信息化管理引入實際工作中

在紙質版檔案保管的前提下，引入現代化信息建設管理。由于紙質版資料搜索不便，醫院的檔案利用率較低，在引入信息化管理后，將紙質版檔案資料整合分類妥善保管，利用專業化信息設備，將電子信息同時記錄，多種記錄方式能夠保證信息的完整性，并且能夠方便快捷的提取檔案信息，提高檔案信息使用率，對醫院其他工作帶來有效保障。

（四）完善檔案管理的設施

信息化建設管理的基礎是專業的信息化設備，投入資金將檔案管理場地與設備進行更新，比如：電腦、檔案架、空調、監控等硬件設施[3]。同時在軟件上引入先進的系統，連接醫院內部網絡，將部分檢索權限分配給各級員工，在方便員工自行查詢信息的同時減少了檔案管理人員的工作，并且同時實現了資源互通。

（五）提高工作人員的業務水平

檔案管理人員的素質決定了檔案管理工作的效率和水平，醫院在選取檔案管理人員時應該錄取更加專業的檔案管理人員，并且針對檔案管理人員的工作制定相應的培訓計劃，邀請專業的人員進行技術培訓，拓展檔案管理人員的思維方式，提升工作人員的專業素質和專業技能，培養人員的責任意識，保密意識。

（六）轉變傳統思想，增加檔案管理工作創新

檔案管理工作不應只是保管，這是對信息資源的浪費，因此，檔案管理還應有創新的工作。在收集和保管信息時利用現代化技術將有效的信息進行統計分析，分類編輯，整理成冊提供給醫院的其他工作人員進行閱讀和借鑒，在提升信息的開發率的同時提升自身的能力。

三、結語

檔案管理工作是醫院管理體系中重要的一項，時代在發展，任何管理工作都要緊緊跟隨，在實踐中進行創新，因此，醫院檔案管理的工作也需要進行優化，醫院在醫療技術發展的同時，要重視檔案管理信息化的發展，為醫院的持續發展奠定基礎。