人事檔案管理信息化趨勢(shì)

徐鑫 新疆塔里木河流域管理局組織人事處

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)形式下的檔案管理已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)階段的發(fā)展要求，人事檔案管理信息化發(fā)展成為其必然的趨勢(shì)。在推動(dòng)人事檔案信息化管理的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)充分意識(shí)到其重要性，并且分配專業(yè)素質(zhì)相對(duì)較高的管理人員，實(shí)現(xiàn)軟硬件設(shè)備的及時(shí)更新從而保障管理工作的順利開展。

一、現(xiàn)階段人事檔案管理信息化中存在的相關(guān)問(wèn)題

（一）管理人員專業(yè)素質(zhì)相對(duì)較低

現(xiàn)階段大多數(shù)單位未能夠充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，因此在開展人事檔案管理工作的過(guò)程中分配的資源相對(duì)較少，未能夠?qū)崿F(xiàn)專業(yè)人力資源的有效管理。通常情況下檔案管理工作的相關(guān)人員一般是以兼職的身份進(jìn)行人事的檔案管理，從而嚴(yán)重制約了人事檔案管理工作的有效發(fā)展。在信息化高速發(fā)展以及廣泛應(yīng)用的環(huán)境下，在進(jìn)行人事檔案管理活動(dòng)中應(yīng)當(dāng)分配充分的人力資源以及物力資源從而保障管理工作的順利開展。

（二）管理制度不健全

數(shù)據(jù)與信息屬于人事檔案信息化管理中極為重要的內(nèi)容，是人事檔案信息化管理的主體。健全完善的管理制度對(duì)于數(shù)據(jù)的完整性與信息的準(zhǔn)確性具有良好的保障作用，然而現(xiàn)階段人事檔案信息化管理方面缺乏有效的管理制度規(guī)范，同時(shí)由于相關(guān)工作人員在專業(yè)方面的缺陷以及主觀思想方面重視程度不足，從而造成類在相關(guān)信息數(shù)據(jù)的收集過(guò)程中信息數(shù)據(jù)全面性以及完整性受到了一定程度的影響。該些因素的存在嚴(yán)重制約了檔案信息化管理的發(fā)展。

（三）缺乏技術(shù)設(shè)備

人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化其中信息化設(shè)備屬于其中較為重要的設(shè)備，并且在管理的過(guò)程中信息技術(shù)設(shè)備的配置以及配置相關(guān)參數(shù)對(duì)于檔案信息化的發(fā)展具有直接性的影響。同時(shí)還會(huì)使得人事檔案管理工作效率方面也受到一定程度的影響。人事檔案信息化管理過(guò)程中對(duì)于信息安全方面的要求相對(duì)較高，若未能夠建立起良好的安全保護(hù)措施將會(huì)使得檔案信息面臨著被非法盜取以及篡改等方面風(fēng)險(xiǎn)，從而造成一定的損失。當(dāng)前大部分單位的領(lǐng)導(dǎo)層在主觀意識(shí)上認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理措施便能夠滿足現(xiàn)階段的工作需求，沒(méi)有必要進(jìn)行信息化的改變，所以未對(duì)檔案管理方面投入相應(yīng)的足夠的資源，從而造成了信息化設(shè)備以及相關(guān)軟件配置無(wú)法滿足實(shí)際工作需求，此種情況下對(duì)于信息化管理中信息方面的有效存儲(chǔ)以及信息的保密程度受到一定程度的限制。

二、完善人事檔案信息化管理有效措施

（一）強(qiáng)化人事檔案管理中信息化發(fā)展意識(shí)

在人事檔案管理工作中首先需要強(qiáng)化信息化發(fā)展意識(shí)，需要充分地認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)人事管理工作的重要性，通過(guò)信息化建設(shè)來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化和科學(xué)化的發(fā)展，并通過(guò)合理利用這一手段提高人事檔案管理工作的效能。同時(shí)管理者也需要意識(shí)到信息化技術(shù)在人事管理工作中存在的問(wèn)題，通過(guò)解決信息化管理中的制度建設(shè)、平臺(tái)建設(shè)、服務(wù)建設(shè)等一些問(wèn)題，提高人事管理工作的效率和質(zhì)量，進(jìn)而強(qiáng)化人事檔案管理工作中信息資源的利用。

（二）在人事檔案管理中加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

在人事檔案管理中還需要加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)，通過(guò)增加人事檔案管理工作中信息化技術(shù)人才的數(shù)量和質(zhì)量，提高人事檔案管理工作效率。現(xiàn)階段在我國(guó)人事檔案管理工作中，檔案管理工作人員所面臨的工作任務(wù)日益繁重和復(fù)雜，這不僅對(duì)檔案管理工作人員的個(gè)人素質(zhì)帶來(lái)了更高的挑戰(zhàn)，同時(shí)也對(duì)各級(jí)人事檔案管理部門的人才聘用制度提出了更高的要求。因此在各級(jí)人事檔案管理部門需要提高人事檔案管理工作人才的聘用門檻，在聘用相關(guān)人事檔案管理人員時(shí)，首先應(yīng)當(dāng)考察檔案管理工作人員的個(gè)人資質(zhì)，對(duì)不符合人事檔案管理工作條件的人員堅(jiān)決禁止錄用；還需加大對(duì)人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，使人事檔案工作人員在工作和生活中長(zhǎng)年保持終身學(xué)習(xí)的良好學(xué)習(xí)狀態(tài)，可以在工作中熟練掌握專業(yè)性的檔案管理信息技術(shù)，履行自身在人事檔案管理工作中的職責(zé)；強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)。隨著當(dāng)前人事檔案信息開放程度的逐漸加深，人事檔案資源的利用者由職能部門逐漸向全體社會(huì)公民擴(kuò)散，因此人事檔案管理工作人員需要強(qiáng)化自身的服務(wù)意識(shí)，提升服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而為社會(huì)群眾提供更加細(xì)心、周到和貼心的服務(wù)。

（三）在人事檔案管理中打造良好發(fā)展環(huán)境

人事檔案管理工作中還需要為信息化技術(shù)的發(fā)展?fàn)I造出良好的環(huán)境，首先，企業(yè)需要加強(qiáng)內(nèi)部的軟件環(huán)境建設(shè)，這便需要企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中建立完善的管理制度、管理機(jī)制和管理文化。政府應(yīng)當(dāng)在人事檔案管理信息化建設(shè)中起主導(dǎo)作用，加強(qiáng)人事檔案管理制度的完善，通過(guò)填補(bǔ)當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的法律漏洞和空白，對(duì)人事檔案管理工作中的流程、環(huán)節(jié)等作出科學(xué)細(xì)致的規(guī)范，加強(qiáng)人事檔案管理工作中的信息化法律法規(guī)宣傳工作，確保全體公民可以自覺維護(hù)檔案工作的法治管理。

三、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案主要是由認(rèn)識(shí)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，主要作用在于人的經(jīng)歷還有工作能力等方面信息的記錄，并且其中還涉及了關(guān)于個(gè)人資料還有學(xué)歷方面的有效正面材料。并且檔案屬于信息的重要載體，屬于較為關(guān)鍵的信息源，處理好檔案管理工作對(duì)于資源利用具有較為重要的作用。隨著信息化技術(shù)的不斷深化發(fā)展，檔案信息化程度也在逐漸地加深，從而使得人事檔案管理工作效率得到了有效地提升。