加強醫院檔案管理助推醫院建設的思考

陳明麗 青海省第四人民醫院

一、醫院檔案管理與醫院建設的關系

（一）醫院檔案管理工作內容及必要性

醫院檔案管理工作是醫院發展建設過程中重要的原始憑證和權威依據，做好各類檔案資料的管理工作，對醫院而言是一筆寶貴的財富。因此，檔案管理工作是醫院管理工作中的一項重點工作。醫院檔案主要包括：人事檔案、文書檔案、病歷檔案、科研檔案、基建檔案、會計檔案、設備檔案、招投標檔案、照片檔案、榮譽檔案等，涉及的檔案類型多，分管科室多。做好各類檔案的收集、整理、保管、利用、編研開發等各項工作，可為醫院的發展建設奠定堅實良好的基礎。

（二）醫院檔案管理與醫院建設的關系

通過醫院不同時期的檔案資料總結醫院不同時期的發展需求、文化進程，為醫院的經濟建設、文化建設提供有效的依據。

1.醫院檔案管理為醫院文化建設制度指明正確方向

醫院文化建設需要有完善的制度作為依托，以此才能保證文化建設有效落實，順利開展。醫院文化建設不是一朝一夕的事，而是一個長期發展和積累的過程，需要形成固定的建設思路，并且在制度約束下有序完成。文化建設制度的制定需要記錄在檔案中，保證每一個醫務人員都能夠嚴格遵守工作規范，約束自己的醫療行為，為醫院文化建設貢獻一份力量。檔案管理可以將文化建設制度的實施情況以及更替情況詳細記錄下來，提高醫院文化建設工作效率，為醫院文化建設制度的創新與優化指明正確方向。[1]

2.醫院檔案管理為醫院建設奠定堅實的基礎

醫院建設發展過程即是醫院文化形成與發展的過程。做好醫院檔案管理工作，有利于醫院文化的健全與完善；有利于醫院文化理念的充實與彰顯；有利于醫院文化整體性與層次性水平的提高。做好醫院檔案管理工作，通過對各門類檔案資料的開發利用展現出醫院豐富的文化底蘊，為醫院的發展建設奠定堅實的基礎；

3.醫院檔案管理推動醫院經濟長遠發展

在醫院的發展過程中，要更好地落實檔案管理，需要結合醫院的具體發展情況以及發展的方向來進行，使醫院的檔案管理制度能夠完美地適應醫院的發展需求。[2]做好醫院檔案管理工作，通過各類檔案資料的真實記載提供最真實的資料數據，既可以客觀的準確的反映醫院的經濟發展情況、管理水平、醫療質量等，為醫院的醫療、教學、科研工作提供依據及更好地發展趨勢，還可以作為法律憑證維護醫患雙方權利，從而推動醫療衛生事業的長遠發展。

二、醫院檔案管理過程中存在的問題

（一）對檔案管理工作的重視程度不夠

醫院絕大部分人對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是各科室將資料送來，抄抄寫寫、存放保管的機械性工作，不是醫院的主要工作，不能給醫院創造經濟效益，只要做到不丟失，不泄密，能應付查、借閱就行了。諸如此類輕視檔案工作的思想，表明了大部分人缺乏檔案意識，不了解檔案對醫院發展的重要意義。目前普遍存在的對檔案管理工作的忽視和誤解，與新時代下檔案管理規范化、標準化的要求相去甚遠。

（二）醫院檔案管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

目前，醫院檔案室工作人員大部分隸屬于醫院辦公室管理，但辦公室工作和檔案室工作內容和性質截然不同。檔案管理人員大都身兼數職，很難正常開展檔案工作。受分工不明確的影響，檔案管理人員很少接受定期的專業的檔案知識培訓，導致檔案意識薄弱，對檔案工作精力投入不足，忙于日常行政事務，對檔案管理工作僅僅只是停留在將資料放入檔案盒中，沒有及時系統地將所有檔案資料進行系統的收集、整理、歸檔，文件材料丟失等情況時有發生，嚴重影響了檔案的時效性、真實性、完整性，檔案管理水平和質量落后跟不上醫院發展需求。

（三）新形勢下的檔案安全問題

傳統檔案安全面臨很大挑戰，主要表現在檔案庫房不達標、建設不規范，達不到防火、防盜、防潮、防水、防光、防塵、防鼠等要求，檔案管理人員稀少，管理意識不到位。各立檔部門管理混亂，未設置檔案管理專兼職人員，導致檔案下落不明、丟失等現象嚴重。除此之外，有的醫院即便實現了檔案數字化、信息化管理，但相關開發利用技術水平達不到要求，檔案信息安全面臨著威脅。隨著國家信息化建設步伐的加快，信息技術的發展，信息安全受到了嚴重的挑戰。檔案信息安全問題同樣如此，如涉密信息、敏感信息通過互聯網傳輸，如何做好安全保密工作，電子文件的真實、完整、可用等都存在安全隱患問題。

三、加強醫院檔案管理，促進醫院發展建設的途徑

（一）深知各類檔案的重要性，強化檔案意識、責任意識

醫院領導干部應從醫院發展戰略角度出發，引導全體職工充分認識檔案的重要性，全員樹立檔案意識，強化責任意識；隨著時間的流逝，做好各類檔案管理工作是對醫院發展歷史最好的見證，做好醫院檔案的收集、保管、利用是為今后醫院的可持續發展打下堅實的基礎。各立檔科室應設置檔案管理專兼職人員，不斷強化責任意識，高度重視檔案管理工作。醫院檔案管理通過歷史檔案的借鑒、搜尋、宣傳、利用，讓檔案中體現的服務文化、人文關懷、制度文化、安全文化、質量文化、醫療文化等觀念，熏陶、影響青年一代醫務工作人員，使醫院文化逐漸地外化于行、內化于心，成為全體醫務人員所奉行的行為準則和認同的價值觀念。[3]比如：創建醫院品牌文化建設，需做好醫院的宣傳教育工作，通過建立院史館、榮譽室等，將醫院、職工歷年來榮獲的各類各項獎勵（獎牌、獎狀、獎章、獎杯等）、醫務工作者先進事跡、醫院核心制度等分門別類上墻、設置展區進行展示，讓廣大新老員工通過參觀學習了解醫院歷史，了解醫院文化，從而不斷增強職工凝聚力和向心力，增強愛國、愛院情懷。新冠疫情期間各定點收治醫院涌現出一大批抗擊新冠疫情優秀基層黨組織、先進集體、先進個人、織……他們在那場沒有硝煙的戰場上，不顧個人安危，勇于擔當的先進事跡應銘記在醫院的檔案中、歷史中，這樣既對相關檔案進行了規范化管理，又樹立了醫院品牌文化，從而進一步促進醫院社會效益。

（二）不斷完善檔案管理制度，加強標準化與規范化

檔案管理只有通過不斷加強標準化、規范化建設，才能強化檔案管理的硬實力。醫院各類檔案具有專業性與復雜性，種類繁雜，需要建立起符合醫院實際、分門別類的檔案管理制度，制定統一的標準與規范，多個部門根據檔案的不同種類、性質進行區分。[4]因此，為適應醫院發展需求，需要不斷完善各類檔案管理的規章制度，并遵循檔案資料“誰形成、誰整理、誰負責”的管理責任制來規范各部門各類檔案資料的收集管理工作。

（三）打造一支具備豐富的檔案管理專業知識、責任心強、先進的檔案管理技術團隊

當大多數醫院認清了檔案管理工作的重要性，但普遍存在缺少優秀的檔案管理人員，我們應立足于“用好現有人才，引進亟須人才”的宗旨，加強醫院文書檔案現有技術檔案管理人員專業知識和技能的培訓，并通過優化和創新人才機制去吸納更多優秀的檔案管理人員。醫院還可以通過招聘會直接從高校選拔檔案專業的優秀人才，不斷充實檔案管理工作團隊。此外，在醫院職能分工越來越精細的大環境下，通過建立獎懲機制對檔案管理人員進行考核，強化責任心，通過定期考核、獎罰分明的獎懲機制全面提升檔案管理人員的綜合素質和業務技能，打造一支專業的優秀的檔案工作團隊，推動檔案事業良性發展。

（四）強化檔案管理創新意識，提高檔案資料使用效率

醫院檔案管理人員應具備創新意識，做好檔案信息資料的開發與利用。2021 年是“十四五”開局之年，全面建設社會主義現代化國家新征程開啟之年。觀念創新是醫院各項工作創新的前提和基礎，做好醫院檔案創新管理工作，要站在新的起點向更高層次跨越發展，要從思想挖根源、找差距，自覺樹立檔案意識，要結合檔案傳統管理模式緊跟醫院發展步伐對檔案管理工作方式、內容進行創新，醫院領導層需要高度重視檔案管理工作，增加檔案管理信息化建設投入力度，購置相應的軟硬件設施；進一步做好檔案數字化、信息化工作，做好信息資料的開發及利用工作，通過不斷提高檔案管理創新能力，樹立醫院品牌文化，切實提高醫院核心競爭力。

四、結束語

總體來說，在醫院中重要性不容忽視的檔案管理工作，是能夠保障醫院各項工作順利開展的基礎條件，能夠作為醫院發展建設過程中重要的參考依據，因此，應當充分認識到醫院檔案管理工作的重要作用，結合醫院發展建設的實際情況來思考相關的措施，使醫院的檔案管理更加適應社會的發展過程以及醫院的發展建設需求，以此提升檔案管理的水平。