關于大數據背景下工程咨詢檔案信息化建設的思考

于曉藝 青島市工程咨詢院

對于企業進行建設數字檔案館網體系這是一項非常繁雜的工作，并不是一個簡單的系統工程，一定要從多方面進行建設，同時，還要加強人才隊伍的建設，不斷引進優秀的專業人才。構建企業集團數字檔案館網體系需要一個統一的標準，這樣建立起來的體系才是符合企業自身發展要求的體系。建設企業集團數字檔案館網體系并不是一蹴而就的，這是一個漫長持久的過程，在企業發展的不同階段需要對體系進行不斷的更新和完善，讓建立起來的體系能夠更好的服務于企業，為企業的發展助力。

一、當前工程咨詢檔案管理中存在的突出問題

（一）檔案管理水平較低

很多企業在進行檔案管理人員招聘的時候并沒有太多的專業性要求，這就使得檔案管理人員專業程度普遍不高，而且這些人員基本上沒有接受過專業的檔案管理相關的技能訓練和學習，對于檔案管理相關的知識了解的甚少，業務能力也不強，甚至根本無業務能力而言。檔案管理人員專業素質低，這就在很大程度上阻降低了檔案管理水平，讓檔案案信息化的發展受到不利影響。

（二）檔案監管機制不健全

目前，對檔案集中、統一管理工作相關政府部門并沒有重視起來，這就使得這項工作做得不夠到位。有些地方檔案信息資源并沒有進行統一管理而是采用的分散管理，這就會造成信息共享出現斷層。目前，很多城鎮雖然已經有相應的檔案信息化監管機制，但是這些機制并不是很完善，相關的工作人員工作積極性不高，專業性不強，檔案信息共享很難實現。

（三）檔案管理工作的信息化應用能力薄弱

工程咨詢檔案資料數量多，數據量大，現有的管理方式存在一定的短板，導致工程咨詢檔案在管理過程中存在問題，影響了管理工作的推進。

另一方面，社會發展對工程檔案管理工作提出了更高的要求，并且不斷呈現新的發展特點，與此同時，一些檔案管理工作人員信息化操作水平不高，這在很大程度上影響了檔案管理工作的效率。

二、大數據背景下工程咨詢檔案信息化建設的目標

（一）提升檔案管理效率

采取信息化建設能夠賦予工程咨詢檔案管理以新的手段，在實施過程中采用大數據的手段和網絡技術可以實現檔案管理效率的提升，為檔案管理工作的推進和檔案管理目標的實現提供有力支持。

考慮到工程咨詢檔案管理的難度和管理的目標，在管理過程中需要圍繞工程咨詢檔案管理的實際特點做好管理工作的推進，保證工程咨詢檔案在管理中能夠在管理的效率、管理的有效性和管理的全面性達標，為工程咨詢檔案信息化管理工作奠定良好的基礎，保證工程咨詢檔案信息化建設在推進中達到預期目標[1]。所以，做好工程咨詢檔案信息化建設工作對提高工程咨詢檔案管理的有效性和管理效率具有重要的影響。

（二）實現科學化管理

科學化管理是工程咨詢檔案管理過程中的重要發展目標，大數據技術則是實現科學化管理重要的支撐手段，對工程咨詢檔案的管理工作具有極其重要的影響。

按照檔案管理的具體情況合理應用大數據技術，讓大數據技術推動檔案管理轉型升級，既提升檔案管理的效率，同時也提升檔案管理的科學性，推動檔案管理工作的有序進行，達到科學化管理的目標。

（三）實現檔案管理技術升級

圍繞檔案管理工作的目標和特點以及檔案管理工作的實際難度，現階段檔案管理工作在落實中需要按照檔案管理的實施要求和檔案管理的具體情況做好技術手段的應用。大數據技術的應用既反映出檔案管理工作的要點及特征，同時也反映出檔案管理工作對新技術的需求。以此為基礎做好檔案管理工作，并將大數據作為重要的支撐技術體系，對解決檔案管理工作問題和推動檔案管理工作的有序進行具有極其重要的影響[2]。

三、大數據背景工程咨詢檔案信息化建設的具體措施

（一）建設檔案大數據平臺

在大數據時代下，以檔案大數字平臺為載體，不斷對檔案大數據資源進行建設，這是以后的發展方向。

利用大數據平臺，可以在這上面實現檔案資料的收集、整理、存儲、重要度標記以及調用等功能，將大數據平臺作為工程咨詢檔案信息化管理的重要載體，解決檔案管理問題，保證檔案管理在實施過程中達到管理要求，滿足管理實際。

在數據平臺建立中既要做好功能模塊的設計，同時也要做好基本功能的設置，使系統在基本功能方面滿足功能要求，解決系統的設計問題，保證系統在使用過程中具備良好的使用性能，提高系統的便利性[3]。

建設檔案大數據平臺應遵循兩個基本原則：

其一，“存量數字化”原則。

其二，“增量電子化”的原則。

具體來說，構建檔案大數據平臺需要從以下4 個方面入手展開：

1）整合多維多源的內外部知識資源，構建知識倉庫

根據咨詢院的業務體系和組織結構體系梳理完備的知識體系框架，在此基礎上整合院內外部開放接口的Word、Excel、PDF、PPT、圖片、CAD 圖紙、音視頻文件和福萊、廣聯達工程文件等的知識資源構建全媒體知識倉庫，從而沉淀知識資產。

2）盤活分散零亂的知識資源，提供一站式知識獲取

解決咨詢院知識獲取困難問題，將整合的各類知識資源提供統一查詢入口，提供強大的知識智能檢索功能，一站式查詢、閱讀和下載需要的知識資源，為業務開展和項目研究節省時間。

3）知識管理和知識服務融入工作、研究、學習全過程

以工程師的設計研發工作為主線將知識管理、知識服務深入研究、學習和工作過程中去，為工程師帶來便利，促進各類知識的場景化應用和知識管理平臺的可持續性。

4）實現知識的自動標簽，全文處理，智能推送和批量入庫；實現知識的自動索引和相似性關聯分析等，挖掘咨詢院知識脈絡，深化知識服務，促進業務創新。

（二）利用大數據技術支持檔案智能檢索與運用

檔案數據信息是各種各樣的，不同的信息會有不同的作用，在海量的檔案數字資源中，如果我們想要從中找尋對自己有用的信息其難度也是比較大的。因此，面對海量的資源信息，我們該如何在最短的時間內找到對自己有用的信息，然后用人們比較容易接受的方式傳遞出去，這一問題的探究具有非常重要的意義。如果把大數據技術引入到檔案智能檢索中，那么就會給檔案信息的利用帶來非常大的便利，讓用戶可以在最短的時間內找到自己想要的信息，同時也提高了檔案公共服務能力。

（三）打通檔案大數據平臺與企業其他管理系統之間的數據通道

利用大數據技術構建完善的檔案管理系統，不僅要做好檔案系統的建設和功能的設定，同時還要將檔案管理系統與企業其他管理系統相連接，發揮大數據技術的優勢，實現系統間數據的互通，解決數據通訊問題，使各系統之間按照數據交流的要求和數據的重要性要求做好數據的使用，使檔案管理系統發揮有效的數據收集和管理功能，為檔案管理工作的推進和落實奠定良好的基礎，保證檔案管理工作在實施中，能夠在管理的全面性和有效性方面達標。基于工程咨詢檔案管理的實際要求和特點，在管理過程中檔案管理系統與其他管理系統的應根據檔案管理的特征和檔案資料的實際需求做好管理，并在系統的連接方面建立統一的接口形式，保證系統在連接形式方面能夠解決連接問題，實現數據的高速傳輸，避免數據在傳輸中因采取的方式方法存在問題，或系統本身存在短板影響系統功能的發揮。

（四）培養檔案管理員的大數據應用技能

通過對大數據管理系統的分析，在工程咨詢檔案管理中采取大數據技術已經成為重要的發展趨勢。為了適應這一要求，檔案管理員應當對大數據技術有全面深入的了解，并且在實際操作中掌握大數據操作方法，提高操作技巧，保證大數據技術在應用效果方面達標。

四、結論

通過對工程咨詢檔案管理工作的了解，在檔案管理過程中采取正確的管理方法，并積極應用大數據管理技術，對提高工程咨詢檔案管理的效率和滿足檔案管理要求具有重要影響。圍繞工程咨詢檔案管理工作的實際特點，在管理中既要突出管理目標，同時也要解決管理問題，實現管理手段的升級。因此，做好大數據手段的應用并積極推動大數據技術的有效落實，對工程咨詢檔案管理工作的開展和檔案管理工作的落實具有重要意義，在具體實施中應根據檔案管理的特征和工程檔案等管理要求做好大數據技術的應用。根據工程咨詢檔案管理的要求做好大數據技術的應用，保證大數據系統在構建中取得積極效果，為工程咨詢檔案管理工作的落地實施提供支持，解決工程咨詢檔案管理中存在的問題。