淺析數字化檔案室建設及數字化檔案管理技術應用

摘要：在大數據時代背景下，現代化信息技術蓬勃發展，在諸多行業領域中融合應用，悄然改變了社會生產生活環境。在檔案管理領域，信息技術、云計算和大數據等技術開始廣泛應用，與傳統檔案管理融合改革，可以有效改善傳統檔案管理流程，實現檔案管理方法和內容創新優化，降低工作量的同時，切實提升檔案管理水平。因此，新時期大力推動數字化檔案室建設是必然選擇，通過數字化檔案管理技術應用長期安全保存檔案資料，為后續相關工作開展提供支持。本文就數字化檔案室建設展開分析，基于實際情況提出合理的數字化檔案管理技術應用，便于推動我國檔案事業高水平發展。

關鍵詞：數字化技術 檔案管理 檔案室 電子檔案

社會主義現代化事業飛速進步和發展，我國的檔案事業受重視程度進一步提升，電子檔案的出現，極大地促進了檔案資料的開發和應用，通過網絡技術、計算機技術等數字化技術，可以實現檔案資料高效采集、整理、保管和利用。因此，新時期推動數字化檔案室建設是必然選擇，也是自動化辦公體系不可或缺的構成部分，為了提升數字化檔案室建設水平，應積極融合數字化檔案管理技術，完善配套基礎設施和管理制度，以便于提升檔案管理有效性，全方位保障檔案數據信息安全。

一、數字化檔案室建設的必要性

數字化檔案室是傳統檔案管理機構的升級轉型產物，圍繞電子檔案，通過計算機、網絡等數字化技術手段，實現檔案資料收集、整理、保管和共享利用，是一種新型的檔案管理模式。信息時代背景下，推動數字化檔案室建設是必然選擇，也是網絡時代下檔案管理業務升級的有效途徑。[1]

1.便于檔案資料的開發和保護。數字化檔案相較于傳統檔案資料而言，借助專門的技術設備掃描、數據壓縮轉換等方法處理后，將紙質檔案轉變為電子檔案，錄入數據庫中，可以規避傳統紙質檔案資料容易丟失、破損的缺陷，降低檔案管理工作強度，全面保障檔案資料的安全性。

2.檔案利用高效化。紙質檔案轉變到電子檔案，借助現代化信息技術手段的支持，可以實現文檔一體化管理。通過建立數字化檔案室，構建專門的數字化檔案管理系統，通過系統檢索功能搜索關鍵詞，實現檔案資料快速定位，滿足讀者信息需求。[2]此種方式對傳統檔案服務流程進一步精簡化，省略了紙質檔案的煩瑣查詢和使用流程，也可以突破時空限制，隨時隨地為用戶提供優質檔案服務。

3.實現檔案信息資源共建共享。新時期加強數字化檔案室建設，傳統紙質檔案資料不再是主要服務對象，通過掃描技術和計算機等先進技術的應用，將其轉化為數字化檔案，并且通過建立數據庫分類存儲。檔案資料持續采集，便于檔案資料豐富化，資源高效整合，優化數字化檔案管理流程，切實提升檔案管理的有效性。[3]

4.檔案形式多樣化。數字化檔案管理技術的融合應用，在推動數字化檔案室建設的同時，可促使檔案承載形式逐漸多樣化，除了單一的紙質載體以外，還包括聲音、錄像檔案資料，可以更加生動形象地記錄檔案資料，在數字化檔案中有著重要地位。建立數字化檔案室，通過聯網實現遠程檔案資料查詢和下載，提升聲像檔案資料的檢索效率，海量知識重復開發和利用，對于檔案資料利用率提升有著積極作用。[4]

二、數字化檔案室建設內容

（一）完善數字化檔案室基礎設施

推動數字化檔案室建設，需要整合資源，積極完善配套的基礎設施和軟件，包括計算機、服務器、存儲器、掃描儀和打印機等設備，并將海量檔案資料分類存儲和利用。建立檔案管理軟件系統，在持續更新和完善下豐富軟件功能，形成性能優良、安全可靠和方便使用的數字化檔案應用系統，夯實技術保障，對于檔案資料的收集、整理、保管和利用具有積極作用。

（二）數字化檔案室網站建設

目前網絡已經滲透到人們日常生活、學習和工作各個環節，并且成為人們獲取和傳輸信息的主要途徑，可以為信息檢索、查詢和使用提供支持。通過數字化檔案室網站建設可以提升檔案資料檢索效率，線上和線下共同建設，設計合理、美觀和功能豐富的網頁，為用戶查詢檔案資料提供便利，實現數字化檔案資料高效開發和利用。

（三）加快數字化檔案室安全建設

數字化檔案相較于傳統紙質檔案資料，可以創設更加安全可靠的檔案管理環境，改善紙質檔案資料受潮、蟲蛀和破損等問題，但數字化檔案室需要連接互聯網，伴隨一定的數據丟失和病毒破壞的安全隱患。所以，加強安全管理十分必要，遵循信息安全等級靈活選擇前沿的安全保障方法和技術，便于助力數字化檔案室建設和運行安全。

（四）建立數字化檔案室制度體系

數字化檔案室建設，離不開完善的制度體系支持，從以往紙質檔案資料過渡到電子檔案分類存儲，不同存儲方式，在一定程度山決定了不同的檔案收集方式。因此，需要結合檔案資料特點建立較為完善的規章制度和管理體系，借助前沿技術手段來滿足檔案資料采集、文件掃描、圖像處理、文字識別、文件合成等多樣化的需求，提升數字化檔案建設質量。

三、數字化檔案室建設和數字化檔案管理技術應用存在的問題

（一）數字化檔案管理的意識較為薄弱

信息時代背景下，數字化技術手段廣泛應用到檔案管理領域，傳統的紙質檔案資料逐漸過渡到電子檔案，盡管電子檔案規模不斷擴大，但紙質檔案仍然十分重要，不可丟失。加強數字化檔案室建設，主要對象是電子檔案，除了紙質檔案，還有錄音、圖像和錄像等檔案資料需要進行數字化加工。[5]紙質檔案過渡到電子檔案，載體變化的同時，需要積極跟進和轉變管理工作。但從實際情況來看，還有部分單位電子檔案生成、歸檔、保管工作缺乏完善的管理制度，致使后續的電子檔案管理工作不規范，存在很大的欠缺，亟待完善。

（二）數字化檔案信息安全性不足

數字化檔案室建設，需要依據實際情況靈活運用數字化檔案管理技術，在推動配套基礎設施完善的同時，檔案類型逐漸多樣化，一定程度上決定了形色各異的數字化檔案室。但是，大力推動數字化檔案室建設的同時，卻也伴隨著一系列的安全隱患，影響到電子檔案的實用性。數字化檔案可能受到黑客攻擊和病毒入侵，導致重要檔案數據丟失，造成一系列連鎖反應。

（三）檔案管理人員專業素質不高

數字化檔案室建設，大量數字化檔案管理技術的應用，對檔案管理人員專業素質提出了新的要求。檔案管理人員在具備扎實檔案管理工作能力的同時，也要熟練運用現代化技術手段。而實際上，檔案管理人員責任意識不強，專業培訓缺失，未能熟練運用數字化管理技術開展工作，不可避免地弱化數字化檔案管理技術積極效應的發揮，為后續檔案資料使用帶來不良影響。

四、數字化檔案室建設和數字化檔案管理技術的應用

（一）整合多類型檔案資源，推動數字化檔案室標準化

數字化檔案室建設，需要相關單位領導干部予以高度重視，遵循標準化建設原則，增加數字化檔案室建設資金投入力度。積極整合各類型的檔案資料，集中存放和管理，配備溫濕度自動調控系統、空氣除濕機、磁介質檔案防磁柜、智能電動檔案密集架、消毒滅菌劑等設施，配備掃描儀、復印機、計算機和激光打印機等設備。在數字化檔案管理技術支持下，依據檔案館特色優化設計數字化檔案管理軟件系統，定期更新軟件漏洞，豐富軟件功能，提升軟件系統的運行可靠性，切實提升數字化檔案管理水平。

（二）基于檔案影響系統掃描檔案資料，建立數字化檔案管理平臺

提升數字化檔案管理水平，需要靈活運用數字化檔案管理技術手段，輔助檔案管理工作高效展開。結合檔案館館藏資源情況，分析哪種類型檔案資料查詢利用率較高，有針對性地進行掃描錄入，通過數字化形式安全保管存儲，提升檔案數字化水平。基于檔案影響系統，無論是文字還是圖紙等檔案資料，均可以通過掃描儀和檔案影響系統掃描錄入到系統中，形成圖像文件，并且對檔案資料質量檢查后，分析其是否具有保存實用價值。在此基礎上，設立數據庫，通過檔案代號索引形式來形成電子檔案。此種方式便于提升數字化檔案管理水平，具備豐富的檔案管理、檢索和利用等功能。結合目前實際情況來看，數字化檔案管理平臺初具規模，取得了較為理想的成果。

（三）系統內建立檔案索引目錄，計算機管理檔案庫房

將檔案資料掃描錄入到系統后，基于計算機來管理檔案庫房，查詢更加便捷，可以大大降低人工強度。檔案庫房管理中，可以將檔案密集架層作為橫向坐標，密集架號為縱向坐標，二者交叉點即不同檔案卷位置。充分發揮數字化檔案管理技術優勢，實現檔案資料存放位置精準、快速定位，為檔案信息查詢提供支持，避免人工檢索時間長、工作量大的弊端。另外，在網絡上可以實現遠程借閱和還書，管理人員可以通過系統遠程進行日常管理，切實提升數字化檔案管理效率和質量。在引進數字化檔案管理技術的同時，應該進一步加強專業化檔案管理人才培養力度，結合單位工作實際情況，定期組織檔案管理人員崗前培訓和在崗培訓，提升其檔案管理業務能力和計算機操作水平。所以，檔案館應堅持請進來、走出去的原則，引進復合型人才，打造一支高素質檔案管理隊伍，切實提升數字化檔案室服務水平。

五、結語

總而言之，面對新時期數字化檔案室建設和發展要求，需要正確看待數字化檔案管理技術手段的融合應用，挖掘數字化檔案潛在價值，完善配套制度體系。在增加資金投入和培養人才基礎上，推動數字化檔案管理理念和方法轉變創新，增強檔案管理安全意識和責任意識，在經驗積累中穩步提升數字化檔案管理水平。

參考文獻：

[1]何曉宇.淺析數字化檔案室建設及數字化檔案管理技術應用[J].百科論壇電子雜志，2020（16）：138.

[2]許磊.淺析數字化檔案室建設及數字化檔案管理技術應用[J].檔案管理，2019（4）：92，94.

[3]卜國軍.數字化檔案室建設及數字化檔案管理舉措之研究[J].人文之友，2019（16）：75.

[4]閆冬俠.高職院校檔案工作目標管理認定與數字化檔案室建設的思考[J].網友世界·云教育，2014（17）：268.

[5]孟慶華.淺析數字化檔案室建設及數字化檔案管理技術應用[J].卷宗，2020，10（23）：84.

（作者簡介：王威威，女，本科，吉林省社會保險檔案管理中心，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 葛星星）